¿Qué es la gestión de inventario y por qué es tan importante?
La gestión de inventario significa hacer un seguimiento del stock en tu tienda, el stock que entra en tu tienda y entender qué stock se vende y qué no. Gestionar tu inventario significa poder predecir qué stock necesitarás y saber qué stock es malo para tu negocio.
Según Veeqo, el 43% de las pequeñas empresas no hacen un seguimiento de su inventario o utilizan procesos manuales para hacerlo. Si bien esto podría funcionar para una empresa muy pequeña, no es lo ideal. Sin la gestión de inventario adecuada, corrés el riesgo de quedarte sin productos y perder ventas, o de pedir demasiado stock que no podés vender y que abarrota tu espacio de almacenamiento. Ambos errores conducen a pérdidas y pueden ser perjudiciales para tu negocio.
La gestión de inventario es esencial para dirigir un negocio exitoso, ¡pero Veeqo también afirma que el 43% de los minoristas nombraron el inventario como su desafío diario número uno! Ahora que sabés por qué la gestión de inventario es tan importante, repasemos algunas formas de hacerlo.
Auditoría y control puntual
La peor parte de la gestión de inventario es el conteo real. Consume mucho tiempo, es intensivo en mano de obra y, bueno, no es muy divertido. Muchas empresas se limitan a una auditoría de inventario anual. Sin embargo, esto puede ser contraproducente, ya que no solo te quita tiempo de tu negocio, sino que a menudo, cuando hay discrepancias en tu inventario, es casi imposible encontrar al culpable porque estás investigando un período de tiempo muy largo. En cambio, las auditorías mensuales, semanales o incluso diarias son más productivas. En lugar de encargarte de todo tu inventario, asigná un producto específico, o quizás una categoría específica para auditar. Algunos llaman a esto 'control puntual', y es una forma efectiva de hacer un seguimiento constante de tu inventario.
Hacé un seguimiento de las ventas
Esto parece obvio, pero muchos minoristas pasan por alto esta simple medida. Para elegir eficazmente el stock correcto, pronosticar tu stock para el futuro y dirigir tu negocio con éxito, tenés que saber qué se vende y qué no. Por eso es vital tener informes de ventas, para que puedas ver fácilmente qué productos se venden rápido y cuáles no se mueven. Algunos minoristas creen que ya saben cuáles son sus productos más vendidos, por lo que no se molestan en analizar sus informes de ventas. ¡Esto es un gran error! Las tendencias de los consumidores siempre están cambiando, y lo que tus clientes compran y no compran cambia todo el tiempo. Por eso es esencial tener una buena herramienta de informes para tu tienda, y es un plus si está integrada en tu POS.
Analizá tus informes. Mirá qué se vende y cuándo se vende, y usá esto a tu favor al organizar la mercadería y planificar tus exhibiciones y promociones. Para los artículos que se mueven rápido, debés establecer un nivel de paridad y probablemente pedir más para tu tienda. Los artículos que no se mueven son el stock del que no deberías pedir más. Cualquier stock que te sobre, intentá deshacerte de él con un descuento o una promoción, o incluso un sorteo. ¿Intentando aumentar las ventas? Acá tenés una guía.
Sabé cuándo volver a pedir
Tus artículos más vendidos se agotarán más rápido, obviamente, pero el truco es mantenerlos siempre en stock y nunca quedarte sin ellos. Quedarte sin stock de tus productos más vendidos significa perder ventas e ingresos. Según Veeqo, el 70% de los compradores preferiría obtener un artículo de un competidor que esperar un artículo pendiente de entrega, por lo que incluso tus clientes más leales pueden gastar su dinero en otro lugar. Para evitar esto, siempre establecé una cantidad de reorden, o un 'nivel de paridad', para tus artículos más vendidos. Un nivel de paridad es la cantidad más baja del artículo que necesitás tener a mano en todo momento; una vez que alcanzás tu nivel de paridad, o te acercás a él, es hora de volver a pedir antes de que se agote por completo.
Esta estrategia es mejor que esperar hasta el último momento posible para volver a pedir, lo que podría llevar a quedarse sin stock, encontrarse con entregas retrasadas y perder ventas. Pero también es más inteligente que simplemente pedir un montón del artículo cada vez que tenés la oportunidad, lo que hacen muchos minoristas. Si bien puede parecer una buena idea acaparar los artículos que vendés, esto también ocupa mucho espacio de almacenamiento y, en algunos casos, dependiendo del artículo, tu stock puede estropearse, dañarse o quedar obsoleto, especialmente si vendés artículos perecederos como alimentos, maquillaje o artículos de higiene. Además, también existe la posibilidad de que sobreestimes cuánto podés vender y te quedes con un montón de stock muerto una vez más.
Priorizá tu stock
Hay algunas reglas diferentes sobre cómo priorizar tu stock. La regla 80/20 establece que el 80% de tus ingresos proviene del 20% de tu stock, por lo que debés averiguar cuál es ese 20% y priorizar estos artículos sobre el resto de tu inventario. Del mismo modo, están las reglas ABC, lo que significa que podés categorizar tu stock en 3 categorías separadas: A es el stock que es extremadamente valioso e impulsa la mayoría de las ventas, y C es el stock que tiene el menor impacto en tus ingresos. B se encuentra en algún punto intermedio. Si categorizás qué artículos son los más valiosos para tu tienda, será mucho más fácil saber qué volver a pedir y qué dejar pasar.
Pronosticá con precisión
Como se mencionó, predecir qué stock necesitarás es complicado pero esencial. Es difícil decir con certeza qué se venderá y qué no, pero con el uso de herramientas de informes y prestando atención al rendimiento pasado de tu tienda, podés pronosticar con bastante precisión. Mirá lo que se está vendiendo actualmente en tu tienda, pero también mirá los informes del pasado. Mirá esta época del año pasado y fijate qué artículos se estaban vendiendo. Es probable que lo que se vendió hace un año se venda de nuevo. Con las herramientas de informes adecuadas, podés retroceder en cualquier momento para ver tus informes de ventas y tomar una decisión informada sobre tus órdenes de compra.
Otro aspecto a tener en cuenta al pronosticar son las próximas festividades y temporadas. Tu stock puede cambiar dependiendo de si es verano o Navidad, o si esperás turistas o tráfico de vuelta a clases, por ejemplo. Tené esto en cuenta al planificar tu stock.
Encontrá el sistema de gestión de inventario adecuado
Muchas pequeñas empresas gestionan su inventario manualmente, en hojas de cálculo o cuadernos, lo que podría funcionar bastante bien si sos una empresa muy pequeña. Sin embargo, este tipo de gestión es mucho más propenso al error humano, ya que debés actualizar y ajustar manualmente tu inventario constantemente. Es mucho más trabajo y es mucho más susceptible a errores en tu stock. Es mucho más probable que te encuentres con problemas de inventario, especialmente a medida que tu negocio crece.
Hay una serie de sistemas de gestión de inventario que podés usar por sí solos, o que podés integrar en tu POS. Sin embargo, muchos minoristas prefieren un sistema de gestión de inventario integrado en su POS, para que todo esté en un solo lugar y sea fácilmente accesible y ajustable. Los sistemas POS como Oliver POS te permiten hacer un seguimiento de tu inventario y ajustarlo directamente en tu caja registradora POS. Si vendés tanto online como en la tienda, este POS es especialmente útil porque mantiene tu inventario online y en la tienda sincronizado automáticamente.
