¿Qué es la gestión de inventario y por qué es tan importante?
La gestión de inventario significa hacer un seguimiento de las existencias en tu tienda, las existencias que entran en tu tienda y entender qué existencias se venden y cuáles no. Gestionar tu inventario significa ser capaz de predecir qué existencias necesitarás y saber qué existencias son malas para tu negocio.
Según Veeqo, el 43 % de las pequeñas empresas no hace un seguimiento de su inventario o utiliza procesos manuales para hacerlo. Aunque esto podría funcionar para una empresa muy pequeña, no es lo ideal. Sin una gestión de inventario adecuada, corres el riesgo de quedarte sin productos y perder ventas, o de pedir demasiadas existencias que no puedes vender y que obstruyen tu espacio de almacenamiento. Ambos errores provocan pérdidas y pueden ser perjudiciales para tu negocio.
La gestión de inventario es esencial para dirigir un negocio con éxito, pero Veeqo también afirma que el 43 % de los minoristas nombró el inventario como su principal desafío diario. Ahora que sabes por qué la gestión de inventario es tan importante, repasemos algunas formas de hacerlo.
Auditoría y comprobación puntual
La peor parte de la gestión de inventario es el recuento real. Consume mucho tiempo, es muy laborioso y, bueno, no es muy divertido. Muchas empresas se ciñen a una auditoría de inventario anual. Sin embargo, esto puede ser contraproducente, ya que no solo te quita tiempo de tu negocio, sino que a menudo, cuando hay discrepancias en tu inventario, es casi imposible rastrear al culpable porque estás investigando un período de tiempo muy largo. En cambio, las auditorías mensuales, semanales o incluso diarias son más productivas. En lugar de abarcar la totalidad de tu inventario, asigna un producto específico, o quizás una categoría específica para auditar. Algunos llaman a esto «comprobación puntual», y es una forma eficaz de hacer un seguimiento constante de tu inventario.
Haz un seguimiento de las ventas
Esto parece obvio, pero muchos minoristas pasan por alto esta simple medida. Para elegir eficazmente las existencias adecuadas, pronosticar tus existencias para el futuro y dirigir tu negocio con éxito, tienes que saber qué se vende y qué no. Por eso es vital tener informes de ventas, para que puedas ver fácilmente qué productos se venden rápido y cuáles no se mueven. Algunos minoristas creen que ya saben cuáles son sus productos más vendidos, por lo que no se molestan en analizar sus informes de ventas. ¡Esto es un gran error! Las tendencias de los consumidores cambian constantemente, y lo que tus clientes compran y no compran cambia todo el tiempo. Por eso es esencial tener una buena herramienta de informes para tu tienda, y es una ventaja si está integrada en tu TPV.
Analiza tus informes. Mira qué se vende y cuándo se vende, y utiliza esto a tu favor al organizar la mercancía y planificar tus expositores y promociones. Los artículos que se mueven rápido son aquellos para los que deberías establecer un nivel par y probablemente pedir más para tu tienda. Los artículos que no se mueven son las existencias que no deberías pedir más. De las existencias que te queden, intenta deshacerte de ellas con un descuento o una promoción, o incluso un sorteo. ¿Intentas impulsar las ventas? Aquí tienes una guía.
Saber cuándo volver a pedir
Tus artículos más vendidos se agotarán más rápido, obviamente, pero el truco es tenerlos siempre en stock y nunca quedarte sin ellos. Quedarte sin existencias de tus productos más vendidos significa perder ventas e ingresos. Según Veeqo, el 70 % de los compradores preferiría comprar un artículo de un competidor que esperar un artículo pendiente de entrega, por lo que incluso tus clientes más leales podrían gastar su dinero en otro lugar. Para evitar esto, establece siempre una cantidad de pedido, o un «nivel par», para tus artículos más vendidos. Un nivel par es la cantidad más baja del artículo que necesitas tener a mano en todo momento; una vez que alcanzas tu nivel par, o te acercas a él, es hora de volver a pedir antes de que se agote por completo.
Esta estrategia es mejor que esperar hasta el último momento posible para volver a pedir, lo que podría llevar a quedarte sin existencias, encontrarte con retrasos en la entrega y perder ventas. Pero también es más inteligente que simplemente pedir una tonelada del artículo cada vez que tienes la oportunidad, lo que hacen muchos minoristas. Aunque pueda parecer una buena idea acaparar los artículos que vendes, esto también ocupa mucho espacio de almacenamiento y, en algunos casos, dependiendo del artículo, tus existencias pueden estropearse, dañarse o quedar obsoletas, especialmente si vendes artículos perecederos como alimentos, maquillaje o artículos de higiene. Además, también existe la posibilidad de que sobreestimes cuánto puedes vender y te quedes con un montón de existencias muertas una vez más.
Prioriza tu stock
Hay algunas reglas diferentes sobre cómo priorizar tu stock. La regla 80/20 establece que el 80 % de tus ingresos proviene del 20 % de tu stock, por lo que debes averiguar cuál es ese 20 % y priorizar estos artículos sobre el resto de tu inventario. De manera similar, están las reglas ABC, lo que significa que puedes clasificar tu stock en 3 categorías separadas: A es el stock que es extremadamente valioso y genera la mayoría de las ventas, y C es el stock que tiene el menor impacto en tus ingresos. B se encuentra en algún punto intermedio. Si clasificas qué artículos son los más valiosos para tu tienda, será mucho más fácil saber qué volver a pedir y qué pasar por alto.
Pronostica con precisión
Como se mencionó, predecir qué existencias necesitarás es complicado pero esencial. Es difícil decir con seguridad qué se venderá y qué no, pero con el uso de herramientas de informes y la atención al rendimiento pasado de tu tienda, puedes pronosticar con bastante precisión. Mira lo que se está vendiendo actualmente en tu tienda, pero también mira los informes del pasado. Mira esta época del año pasado y comprueba qué artículos se vendían. Es probable que lo que se vendió hace un año se vuelva a vender. Con las herramientas de informes adecuadas, puedes retroceder en cualquier momento para ver tus informes de ventas y tomar una decisión informada sobre tus órdenes de compra.
Otro aspecto a tener en cuenta al pronosticar son las próximas festividades y temporadas. Tu stock puede cambiar dependiendo de si es verano o Navidad, o si esperas turistas o tráfico de vuelta al cole, por ejemplo. Ten esto en cuenta al planificar tu stock.
Encuentra el sistema de gestión de inventario adecuado
Muchas pequeñas empresas gestionan su inventario manualmente, en hojas de cálculo o cuadernos, lo que podría funcionar bastante bien si eres una empresa muy pequeña. Sin embargo, este tipo de gestión es mucho más propenso al error humano, ya que debes actualizar y ajustar manualmente tu inventario constantemente. Es mucho más trabajo y es mucho más susceptible a errores en tu stock. Es mucho más probable que te encuentres con problemas de inventario, especialmente a medida que tu negocio crece.
Hay una serie de sistemas de gestión de inventario que puedes usar por sí solos o que puedes integrar en tu TPV. Sin embargo, muchos minoristas prefieren un sistema de gestión de inventario integrado en su TPV, para que todo esté en un solo lugar y sea fácilmente accesible y ajustable. Los sistemas de TPV como Oliver POS te permiten hacer un seguimiento de tu inventario y ajustarlo directamente en tu caja de TPV. Si vendes tanto online como en la tienda, este TPV es especialmente útil porque mantiene tu inventario online y en la tienda sincronizado automáticamente.
