¿Qué es la gestión de inventario y por qué es tan importante?
La gestión de inventario significa llevar un registro del stock en tu tienda, el stock que entra en tu tienda y entender qué stock se vende y cuál no. Gestionar tu inventario significa ser capaz de predecir qué stock necesitarás y saber qué stock es malo para tu negocio.
Según Veeqo, el 43% de las pequeñas empresas no rastrean su inventario o utilizan procesos manuales para hacerlo. Si bien esto podría funcionar para una empresa muy pequeña, no es lo ideal. Sin la gestión de inventario adecuada, corres el riesgo de quedarte sin productos y perder ventas, o de pedir demasiado stock que no puedes vender y que obstruye tu espacio de almacenamiento. Ambos errores conducen a pérdidas y pueden ser perjudiciales para tu negocio.
La gestión de inventario es esencial para dirigir un negocio exitoso, pero Veeqo también afirma que el 43% de los minoristas nombraron el inventario como su principal desafío diario. Ahora que sabes por qué la gestión de inventario es tan importante, repasemos algunas formas de hacerlo.
Auditoría y verificación puntual
La peor parte de la gestión de inventario es el conteo real. Consume mucho tiempo y es laborioso y, bueno, no es muy divertido. Muchas empresas se limitan a una auditoría de inventario anual. Sin embargo, esto puede ser contraproducente, ya que no solo te quita tiempo de tu negocio, sino que a menudo, cuando hay discrepancias en tu inventario, es casi imposible rastrear al culpable porque estás investigando un período de tiempo muy largo. En cambio, las auditorías mensuales, semanales o incluso diarias son más productivas. En lugar de encargarte de la totalidad de tu inventario, asigna un producto específico, o quizás una categoría específica para auditar. Algunos llaman a esto 'verificación puntual', y es una forma efectiva de llevar un registro constante de tu inventario.
Lleva un registro de las ventas
Esto parece obvio, pero muchos minoristas pasan por alto esta simple medida. Para elegir eficazmente el stock correcto, pronosticar tu stock para el futuro y dirigir tu negocio con éxito, tienes que saber qué se vende y qué no. Por eso es vital tener informes de ventas, para que puedas ver fácilmente qué productos se venden rápido y cuáles no se mueven. Algunos minoristas creen que ya saben cuáles son sus productos más vendidos, por lo que no se molestan en analizar sus informes de ventas. ¡Esto es un gran error! Las tendencias de los consumidores siempre están cambiando, y lo que tus clientes compran y no compran cambia todo el tiempo. Por eso es esencial tener una buena herramienta de informes para tu tienda, y es un plus si está integrada en tu PDV.
Analiza tus informes. Ve qué se vende y cuándo se vende, y úsalo a tu favor al organizar la mercancía y planificar tus exhibiciones y promociones. Los artículos que se mueven rápido son los que debes establecer un nivel par y probablemente pedir más para tu tienda. Los artículos que no se mueven son el stock que no deberías pedir más. Cualquier stock que te quede, intenta deshacerte de él con un descuento o promoción, o incluso un sorteo. ¿Intentando aumentar las ventas? Aquí tienes una guía.
Saber cuándo volver a pedir
Tus artículos más vendidos se agotarán más rápido, obviamente, pero el truco es mantenerlos siempre en stock y nunca agotarlos. Quedarse sin stock de tus productos más vendidos significa perder ventas e ingresos. Según Veeqo, el 70% de los compradores preferirían obtener un artículo de un competidor que esperar por un artículo en espera de pedido, por lo que incluso tus clientes más leales pueden gastar su dinero en otro lugar. Para evitar esto, siempre establece una cantidad de reorden, o un 'nivel par' para tus artículos más vendidos. Un nivel par es la cantidad más baja del artículo que necesitas tener a mano en todo momento; una vez que alcanzas tu nivel par, o te acercas a él, es hora de volver a pedir antes de que te quedes completamente sin stock.
Esta estrategia es mejor que esperar hasta el último momento posible para volver a pedir, lo que podría llevar a quedarse sin stock, encontrarse con entregas retrasadas y perder ventas. Pero también es más inteligente que simplemente pedir una tonelada del artículo cada vez que tienes la oportunidad, lo que hacen muchos minoristas. Si bien puede parecer una buena idea acaparar los artículos que vendes, esto también ocupa mucho espacio de almacenamiento y, en algunos casos, dependiendo del artículo, tu stock puede estropearse, dañarse o quedar obsoleto, especialmente si vendes artículos perecederos como alimentos, maquillaje o artículos de higiene. Además, también existe la posibilidad de que sobreestimes cuánto puedes vender y te quedes con un montón de stock muerto una vez más.
Prioriza tu stock
Hay algunas reglas diferentes sobre cómo priorizar tu stock. La regla 80/20 establece que el 80% de tus ingresos proviene del 20% de tu stock, por lo que debes averiguar cuál es ese 20% y priorizar estos artículos sobre el resto de tu inventario. De manera similar, están las reglas ABC, que significan que puedes categorizar tu stock en 3 categorías separadas: A es el stock que es extremadamente valioso y genera la mayor cantidad de ventas, y C es el stock que tiene el menor impacto en tus ingresos. B se encuentra en algún punto intermedio. Si categorizas qué artículos son los más valiosos para tu tienda, será mucho más fácil saber qué volver a pedir y qué pasar por alto.
Pronostica con precisión
Como se mencionó, predecir qué stock necesitarás es complicado pero esencial. Es difícil decir con certeza qué se venderá y qué no, pero con el uso de herramientas de informes y atención al rendimiento pasado de tu tienda, puedes pronosticar con bastante precisión. Mira lo que se está vendiendo actualmente en tu tienda, pero también mira los informes del pasado. Mira esta época del año pasado y comprueba qué artículos se estaban vendiendo. Es probable que lo que se vendió hace un año se venda de nuevo. Con las herramientas de informes adecuadas, puedes retroceder en cualquier momento para ver tus informes de ventas y tomar una decisión informada sobre tus órdenes de compra.
Otro aspecto a tener en cuenta al pronosticar son las próximas festividades y temporadas. Tu stock puede cambiar dependiendo de si es verano o Navidad, o si esperas turistas o tráfico de regreso a clases, por ejemplo. Ten esto en cuenta al planificar tu stock.
Encuentra el sistema de gestión de inventario adecuado
Muchas pequeñas empresas gestionan su inventario manualmente, en hojas de cálculo o cuadernos, lo que podría funcionar bastante bien si eres una empresa muy pequeña. Sin embargo, este tipo de gestión es mucho más propenso al error humano, ya que debes actualizar y ajustar manualmente tu inventario constantemente. Es mucho más trabajo y es mucho más susceptible a errores en tu stock. Es mucho más probable que te encuentres con problemas de inventario, especialmente a medida que tu negocio crece.
Hay una serie de sistemas de gestión de inventario que puedes usar por sí solos, o que puedes integrar en tu PDV. Sin embargo, muchos minoristas prefieren un sistema de gestión de inventario integrado en su PDV, para que todo esté en un solo lugar y sea fácilmente accesible y ajustable. Sistemas de PDV como Oliver POS te permiten llevar un registro de tu inventario y ajustarlo directamente en tu caja registradora de PDV. Si vendes tanto en línea como en la tienda, este PDV es especialmente útil porque mantiene tu inventario en línea y en la tienda sincronizado automáticamente.
