Oliver POS no tiene una asociación con Exact Online. Es compatible con Exact Online de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de Exact Online for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Exact Online en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entiendes eso, el resto de esta guía es un proceso mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador se convierte en un pedido normal de WooCommerce, el conector de Exact Online lo publica y tus ingresos en la tienda física terminan en el mismo libro contable de Exact Online que tus ingresos en línea. Exact Online se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que lo complementa.
Qué es Exact Online, exactamente
Exact Online es la plataforma de contabilidad y negocios en la nube dominante para pymes en los Países Bajos, también muy utilizada en Bélgica. Los contadores holandeses se suscriben a Exact Online específicamente para la colaboración con clientes. El conector de WooCommerce + Exact Online publica los pedidos como verkoopfacturen y los clientes como relaties de Exact.
Para nuestros propósitos, lo importante de Exact Online no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Exact Online. Oliver POS no añade un segundo conector de Exact Online ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de Exact Online existente las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas en tienda a Exact Online
El flujo del POS de WooCommerce para Exact Online dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja registradora de Oliver, escanea o selecciona los artículos y toca "Cobrar".
- Oliver solicita que se adjunte una relatie, ya sea por búsqueda de correo electrónico, número de teléfono o una nueva tarjeta de relatie.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver genera un pedido estándar de WooCommerce con el ID de la relatie, los artículos de línea, los totales, los desgloses de BTW y el método de pago.
- Exact Online for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una verkoopfactuur (factura de venta) en Exact Online con los códigos de BTW, la relatie y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago correctos.
- El procesamiento estándar de Exact Online se ejecuta en el nuevo documento: asientos contables, conciliación de pagos, devengos de BTW y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en tienda llega a Exact Online antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del próximo resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ningún ingreso manual.
El conector de Exact Online para WooCommerce: en lo que se apoya Oliver
Oliver no añade un segundo conector de Exact Online ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver es el estándar Exact Online for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/exact-online-for-woocommerce/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → Exact Online, incluyendo la asignación de BTW, la coincidencia de relatie, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de Exact Online, asigna el catálogo de cuentas y los códigos de BTW, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia Exact Online por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas en tienda a Exact Online
La mayoría de los minoristas que usan Exact Online en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de Exact Online que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas de mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- Las declaraciones de BTW son incorrectas. Exact Online calcula el BTW a partir del libro contable.
- Las listas de ICP (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) son incorrectas. Los informes de ventas transfronterizas en la UE dependen de que el libro contable esté completo.
- El modelo de colaboración con contadores holandeses se rompe. El portal para contadores de Exact Online espera ver todo el negocio.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. Exact Online ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de BTW y un único libro de clientes para la actividad en línea y en tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de Exact Online. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Exact Online para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Exact Online; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un recargo, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a Exact Online. Tu cuenta, libro contable y contrato de Exact Online son enteramente entre tú y Exact Online.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de verdad. Oliver escribe en ella; Exact Online lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas Exact Online, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala Exact Online for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de Exact Online, asignando las cuentas de ventas, BTW y métodos de pago de WooCommerce a tu catálogo de cuentas de Exact Online.
- Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido en línea reciente aparezca como la verkoopfactuur (factura de venta) esperada en Exact Online.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja registradora en tu tableta de mostrador y confirma que la solicitud de captura de relatie esté habilitada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, adjunta una relatie y confirma que la verkoopfactuur (factura de venta) aparezca en Exact Online con los totales y desgloses de BTW correctos.
Preguntas frecuentes
¿Maneja Exact Online los códigos de BTW belgas correctamente para las ventas de Oliver POS?
Sí. Exact Online admite configuraciones de BTW tanto holandesas como belgas. La tienda de WooCommerce configurada para el país correcto alimenta al conector, y Exact Online publica el código de BTW correcto.
¿Funcionará Oliver POS con el portal para contadores de Exact Online?
Sí, indirectamente. Oliver POS no inicia sesión en Exact Online. Registra las ventas de la caja en WooCommerce; el conector de Exact Online las publica en el mismo entorno de Exact Online en el que trabaja tu contador.
¿Tiene Oliver POS una asociación con Exact Online?
No. Oliver no se asocia con Exact Online ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Exact Online porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, BTW y relaties de tu tienda, y Oliver registra cada venta en tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro contable y tu contrato con Exact Online se mantienen entre tú y Exact Online.
¿Cobra Oliver un extra por usar Exact Online?
No. Pagas a Exact Online directamente según los precios publicados de Exact Online. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y en línea con un único conjunto de libros en Exact Online?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Exact Online, ya son un flujo de pedidos unificado. Exact Online ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de BTW y un único libro de relatie, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en tienda.
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