Oliver POS no tiene una asociación con KashFlow. Es compatible con KashFlow de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de KashFlow for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en KashFlow en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entiendes eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador escribe un pedido normal de WooCommerce, el conector de KashFlow lo publica y tus ingresos en la tienda terminan en el mismo libro contable de KashFlow que tus ingresos en línea. KashFlow se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que se usa en el mostrador.
Qué es KashFlow, exactamente
KashFlow (parte de IRIS Software) es una plataforma de contabilidad en la nube para pequeñas empresas del Reino Unido, popular entre comerciantes individuales y pequeñas sociedades de responsabilidad limitada. Está aprobada por el HMRC para Making Tax Digital (MTD) y es la interfaz de contabilidad preferida por muchos contadores del Reino Unido que utilizan el conjunto de programas de IRIS. El conector de KashFlow para WooCommerce publica los pedidos como facturas y los clientes como clientes de KashFlow.
Para nuestros propósitos, lo importante de KashFlow no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en KashFlow. Oliver POS no añade un segundo conector de KashFlow ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de KashFlow existente las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas en tienda a KashFlow
El flujo del POS de WooCommerce para KashFlow dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja registradora de Oliver, escanea o selecciona los artículos y toca "Cobrar".
- Oliver solicita adjuntar un cliente, ya sea mediante la búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver escribe un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos de línea, los totales, los desgloses de IVA y el método de pago.
- KashFlow para WooCommerce ve el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura en KashFlow con los códigos de IVA correctos, el cliente y las asignaciones de ingresos/cuentas de pago.
- El procesamiento estándar de KashFlow se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, acumulaciones de IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a KashFlow antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de WooCommerce para KashFlow: en lo que se basa Oliver
Oliver no añade un segundo conector de KashFlow ni duplica la sincronización. El plugin en el que se basa Oliver es el estándar KashFlow for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → KashFlow, incluyendo la asignación de IVA, la coincidencia de clientes, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de KashFlow, asigna el plan de cuentas y los códigos de IVA, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia KashFlow por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas en tienda a KashFlow
La mayoría de los minoristas que usan KashFlow en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de KashFlow que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- Las declaraciones de MTD tienen el número incorrecto. KashFlow presenta las declaraciones de IVA de MTD a partir de las facturas en el libro contable. La falta de ventas en la tienda significa que la cifra de la casilla 9 del IVA está subestimada.
- Las cuentas estatutarias al final del año se reconstruyen en lugar de extraerse. Las pequeñas sociedades de responsabilidad limitada presentan sus cuentas en Companies House cada año. Reconstruir los ingresos en la tienda a partir de las exportaciones del POS es la causa habitual de los problemas de fin de año.
- El contador recibe dos fuentes de datos. A menudo se elige KashFlow porque el contador lo utiliza. Un POS que no lo alimenta anula la elección.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. KashFlow ve un solo flujo de ingresos, un solo total de responsabilidad de IVA y un solo libro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una sola fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de KashFlow. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de KashFlow para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y KashFlow; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a KashFlow. Tu cuenta, libro contable y contrato de KashFlow son enteramente entre tú y KashFlow.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; KashFlow lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas KashFlow, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala KashFlow for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de KashFlow, asignando las cuentas de ventas, IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de KashFlow.
- Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido en línea reciente aparezca como la factura esperada en KashFlow.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja registradora en tu tableta de mostrador y confirma que la solicitud de captura de cliente esté habilitada al momento de pagar.
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, adjunta un cliente y confirma que la factura aparezca en KashFlow con los totales y desgloses de IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿Es KashFlow compatible con MTD para las ventas en tienda de Oliver POS?
Sí. KashFlow está aprobado por el HMRC para Making Tax Digital. Las ventas de Oliver POS se convierten en pedidos de WooCommerce, el conector de KashFlow las publica como facturas de KashFlow con los códigos de IVA correctos, y la declaración de MTD utiliza los datos de IVA unificados de KashFlow.
¿Necesita Oliver POS algo específico del Reino Unido para funcionar con KashFlow?
Solo una tienda de WooCommerce configurada para el IVA del Reino Unido (estándar, reducido, cero, exento) y un conector de KashFlow asignado a las tasas de IVA correspondientes. Oliver POS registra la venta en WooCommerce; el conector se encarga de KashFlow.
¿Tiene Oliver POS una asociación con KashFlow?
No. Oliver no se asocia con KashFlow ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a KashFlow porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, IVA y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a KashFlow, tu libro contable y tu contrato permanecen entre tú y KashFlow.
¿Cobra Oliver un extra por usar KashFlow?
No. Pagas a KashFlow directamente según los precios publicados de KashFlow. El precio de Oliver es una tarifa plana mensual por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y en línea con un solo juego de libros en KashFlow?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu proceso de pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de KashFlow, ya son un flujo de pedidos unificado. KashFlow ve un solo flujo de ingresos, un solo total de responsabilidad de IVA y un solo libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un juego de libros en línea y otro en la tienda.
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