Sage Intacct WooCommerce POS — Guía de integración de Oliver POS

Oliver POS no tiene una asociación con Sage Intacct. Es compatible con Sage Intacct de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Sage Intacct en tiempo real (o según el horario que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador escribe un pedido normal de WooCommerce, el conector de Sage Intacct lo publica y tus ingresos en la tienda física terminan en el mismo libro contable de Sage Intacct que tus ingresos en línea. Sage Intacct se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que lo complementa.

Qué es Sage Intacct, exactamente

Sage Intacct es la plataforma de gestión financiera nativa de la nube de Sage, dirigida a clientes de medianas y grandes empresas con múltiples entidades: grupos de restaurantes, redes de franquicias, minoristas con múltiples marcas y organizaciones sin fines de lucro con divisiones minoristas. Su diferenciador son los informes dimensionales. El conector de WooCommerce + Sage Intacct (a través de eBridge, Trillium o middleware) sincroniza los pedidos como facturas de Sage Intacct.

Para nuestros propósitos, lo importante de Sage Intacct no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Sage Intacct. Oliver POS no añade un segundo conector de Sage Intacct ni modifica la ruta de datos. Escribe las ventas de la caja registradora en WooCommerce, y el conector de Sage Intacct existente las recoge.

Cómo Oliver POS introduce las ventas en tienda física en Sage Intacct

El flujo de POS de WooCommerce para Sage Intacct dentro de Oliver es corto y predecible:

1. El cajero registra la venta en la caja registradora de Oliver, escanea o selecciona los artículos y toca Cobrar.
2. Oliver solicita que se asocie un cliente, ya sea mediante la búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de cliente.
3. El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
4. Oliver escribe un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de impuestos sobre las ventas/IVA y el método de pago.
5. El conector eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct ve el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
6. El conector publica una factura o un pedido de venta en Sage Intacct con los códigos de impuestos sobre las ventas/IVA correctos, el cliente y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago.
7. El procesamiento estándar de Sage Intacct se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, acumulaciones de impuestos sobre las ventas/IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.

De principio a fin, la venta en la tienda física llega a Sage Intacct antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.

El conector de WooCommerce para Sage Intacct: en lo que se basa Oliver

Oliver no añade un segundo conector de Sage Intacct ni duplica la sincronización. El plugin en el que se basa Oliver es el estándar eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct, disponible en www.ebridgeconnections.com/integrations/woocommerce/sage-intacct/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → Sage Intacct, incluyendo la asignación de impuestos sobre las ventas/IVA, la coincidencia de clientes, la gestión de reembolsos y el flujo de informes estándar.

La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de Sage Intacct, asigna el plan de cuentas y los códigos de impuestos sobre las ventas/IVA, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia Sage Intacct por la misma ruta.

Por qué es importante enviar las ventas en tienda física a Sage Intacct

La mayoría de los minoristas que utilizan Sage Intacct en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque es ahí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro contable de Sage Intacct que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:

• Las dimensiones desaparecen de un POS desconectado. El libro mayor dimensional de Intacct es el punto clave. Un POS que alimenta hojas de cálculo de fin de día pierde todas las dimensiones excepto "fecha" y "total".
• La asignación a múltiples entidades sale mal. Un POS que publica todo en una sola entidad rompe la consolidación a nivel de grupo por la que los clientes de Intacct compran la plataforma.
• Los equipos de finanzas no pueden responder preguntas sencillas. "¿Qué tienda creció más rápido este trimestre?" debería ser una respuesta de un solo clic en Intacct. Un POS desconectado lo convierte en un proyecto.

Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. Sage Intacct ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos sobre las ventas/IVA y un único libro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.

Lo que esto NO es

Oliver POS no es un socio de Sage Intacct. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Sage Intacct para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Sage Intacct; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a Sage Intacct. Tu cuenta, libro contable y contrato de Sage Intacct son enteramente entre tú y Sage Intacct.

También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; Sage Intacct lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas Sage Intacct, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.

Configuración en 4 pasos

1. Instala eBridge Connections WooCommerce + Sage Intacct en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de Sage Intacct, asignando las cuentas de ventas, impuestos sobre las ventas/IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Sage Intacct.
2. Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido en línea reciente aparezca como la factura o el pedido de venta esperado en Sage Intacct.
3. Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja registradora en tu tableta de mostrador y confirma que la solicitud de captura de cliente esté habilitada en el momento del pago.
4. Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, asocia un cliente y confirma que la factura o el pedido de venta aparezca en Sage Intacct con los totales y los desgloses de impuestos sobre las ventas/IVA correctos.

Preguntas frecuentes

¿Se conservarán las dimensiones de Sage Intacct en las ventas de Oliver POS?

Sí. Los pedidos de WooCommerce llevan metadatos de sucursal, cliente y producto, que el conector de Sage Intacct asigna a las dimensiones de Intacct (entidad, ubicación, departamento, etc.). Las ventas en tienda física caen en los mismos informes dimensionales que las ventas en línea.

¿Sage Intacct admite múltiples monedas para las sucursales internacionales de Oliver POS?

Sí. Sage Intacct es multimoneda de forma nativa. Las tiendas de WooCommerce configuradas por moneda alimentan la entidad correcta en Sage Intacct, e Intacct se encarga de la consolidación a nivel de grupo.

¿Oliver POS tiene una asociación con Sage Intacct?

No. Oliver no se asocia con Sage Intacct ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Sage Intacct porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, impuestos sobre las ventas/IVA y clientes de tu tienda, y Oliver escribe cada venta en tienda física en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro contable y tu contrato de Sage Intacct permanecen entre tú y Sage Intacct.

¿Oliver cobra extra por usar Sage Intacct?

No. Pagas a Sage Intacct directamente según los precios publicados de Sage Intacct. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.

¿Mis ventas en tienda física y en línea se conciliarán con un único juego de libros contables en Sage Intacct?

Sí. Oliver POS escribe las ventas de la caja registradora en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Sage Intacct ya son un flujo de pedidos unificado. Sage Intacct ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos sobre las ventas/IVA y un único libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un juego de libros en línea y otro en tienda física.

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