Oliver POS n'a pas de partenariat avec QuickBooks. Il prend en charge QuickBooks de la même manière que n'importe quelle boutique WooCommerce, via le MyWorks Sync pour QuickBooks Online, qui synchronise déjà les commandes, les clients et les remboursements de WooCommerce dans QuickBooks Online en temps réel (ou selon le calendrier que vous avez configuré). Une fois que vous avez compris cela, le reste de ce guide est simple : chaque vente qu'Oliver POS enregistre au comptoir crée une commande WooCommerce normale, le connecteur QuickBooks la publie, et vos revenus en magasin atterrissent dans le même grand livre QuickBooks Online que vos revenus en ligne. QuickBooks Online s'occupe de la comptabilité. WooCommerce est le système de référence. Oliver POS est la caisse qui vient s'ajouter.
Qu'est-ce que QuickBooks Online, exactement ?
QuickBooks Online est la plateforme de comptabilité en ligne d'Intuit — le grand livre comptable le plus utilisé par les petites et moyennes entreprises en Amérique du Nord, et l'un des plus utilisés au monde. Pour les boutiques WooCommerce, le modèle de connecteur établi est celui des factures ou des reçus de vente par commande en temps réel, ou des écritures de journal récapitulatives de fin de journée avec des répartitions par code de taxe, par mode de paiement et par point de vente.
Pour ce qui nous concerne, l'important à propos de QuickBooks n'est pas une fonctionnalité spécifique, mais le fait que le connecteur WooCommerce est mature, bien pris en charge et traite chaque commande WooCommerce comme une transaction à part entière dans QuickBooks. Oliver POS n'ajoute pas un second connecteur QuickBooks ni ne modifie le chemin des données. Il enregistre les ventes en caisse dans WooCommerce, et le connecteur QuickBooks existant les récupère.
Comment Oliver POS transfère les ventes en magasin dans QuickBooks Online
Le flux POS QuickBooks WooCommerce dans Oliver POS est court et prévisible :
- Le caissier enregistre la vente sur la caisse Oliver POS, scanne ou sélectionne les articles, et appuie sur « Payer ».
- Oliver POS vous invite à associer un client — par recherche d'e-mail, de numéro de téléphone ou via une nouvelle fiche client.
- Le caissier accepte le paiement via n'importe quelle passerelle de paiement WooCommerce que la boutique utilise.
- Oliver POS crée une commande WooCommerce standard avec l'ID du client, les articles, les totaux, la répartition de la taxe de vente et le mode de paiement.
- Le MyWorks Sync pour QuickBooks Online détecte la nouvelle commande via les hooks de WooCommerce en quelques secondes.
- Le connecteur publie une facture ou un reçu de vente dans QuickBooks Online avec les bons codes de taxe de vente, le client et les correspondances de comptes de revenus/paiement.
- Le traitement standard de QuickBooks Online s'exécute sur le nouveau document : écritures de journal, rapprochement des paiements, provisions de taxe de vente et toute automatisation en aval que vous avez configurée.
De bout en bout, la vente en magasin arrive dans QuickBooks Online avant que le client n'ait quitté le magasin (en mode par commande) ou dans le cadre du prochain résumé de fin de journée (en mode résumé quotidien). Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.
Le connecteur QuickBooks Online WooCommerce — ce sur quoi Oliver POS s'appuie
Oliver POS n'ajoute pas un second connecteur QuickBooks ni ne duplique la synchronisation. Le plugin sur lequel Oliver POS s'appuie est le standard MyWorks Sync pour QuickBooks Online, disponible sur wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Il est spécialement conçu pour gérer le chemin des données de WooCommerce vers QuickBooks Online, y compris le mappage de la taxe de vente, la correspondance des clients, la gestion des remboursements et le flux de reporting standard.
La configuration est identique à celle de n'importe quelle boutique WooCommerce : installez le connecteur, connectez-le à votre compte QuickBooks Online, mappez le plan comptable et les codes de taxe de vente, et laissez la synchronisation initiale s'exécuter. Une fois cela fait, chaque commande WooCommerce, y compris chaque vente en caisse Oliver POS, est acheminée vers QuickBooks Online par le même chemin.
Pourquoi il est important de transférer les ventes en magasin dans QuickBooks Online
La plupart des détaillants qui utilisent QuickBooks sur une boutique WooCommerce ont un grand livre orienté vers les ventes en ligne, car c'est de là que les données ont toujours été transférées automatiquement. Le résultat est un grand livre QuickBooks Online qui sait tout sur les commandes en ligne et presque rien sur les ventes au comptoir. Les conséquences en aval sont réelles :
- La réconciliation quotidienne devient inexacte. Un grand livre QuickBooks qui contient les commandes en ligne mais pas les ventes en magasin ne correspond pas au dépôt bancaire, ce qui signifie que le lundi matin du comptable devient un exercice de police scientifique au lieu d'une réconciliation de routine.
- La dette de taxe de vente est incorrecte. QuickBooks génère le rapport de dette de taxe de vente à partir des factures du grand livre. Si la moitié des revenus est manquante, le rapport est erroné de moitié.
- Le reporting au niveau du client est à moitié aveugle. Les rapports clients de QuickBooks ne voient que les commandes en ligne. Un client grossiste qui vient chercher sa commande au comptoir ne génère pas de revenus sur le contact QuickBooks.
- La fin d'année est plus difficile qu'elle ne le devrait. L'expert-comptable passe le mois de janvier à reconstituer les revenus en magasin à partir des exports du POS au lieu de tirer des rapports propres de QuickBooks.
Transférez les ventes Oliver POS via la synchronisation WooCommerce et tous ces problèmes se résolvent d'un coup. QuickBooks Online voit un seul flux de revenus, un seul total de dettes de taxe de vente et un seul grand livre client pour les activités en ligne et en magasin. La réconciliation du comptable avec les relevés bancaires cesse d'être un exercice de police scientifique. Le conseiller ou le comptable travaille à partir d'une seule source. Le tableau de bord vous indique enfin ce que fait réellement votre entreprise, en ligne et en magasin.
Ce que ce n'est PAS
Oliver POS n'est pas un partenaire de QuickBooks. Il n'y a pas d'accord de co-marketing, pas de partage des revenus et pas de tarification spéciale QuickBooks pour les commerçants Oliver POS. Oliver POS ne s'interpose pas entre WooCommerce et QuickBooks ; le chemin des données est exactement le même que celui utilisé par n'importe quelle boutique WooCommerce. Oliver POS ne facture pas de majoration, n'ajoute pas de frais par transaction et ne prend pas de commission sur l'abonnement QuickBooks. Votre compte, votre grand livre et votre contrat QuickBooks sont entièrement entre vous et QuickBooks.
Il convient également de préciser qu'Oliver POS ne change rien à la propriété des données. La table des commandes WooCommerce sur votre propre installation WordPress reste la source de vérité. Oliver POS y écrit ; QuickBooks y lit via le connecteur. Si vous quittez un jour QuickBooks, les données restent là où elles ont toujours été : dans WooCommerce.
Configuration en 4 étapes
- Installez le MyWorks Sync pour QuickBooks Online sur votre site WordPress et connectez-le à votre compte QuickBooks Online, en mappant les comptes de ventes, de taxe de vente et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable QuickBooks.
- Vérifiez que la synchronisation initiale est terminée et confirmez qu'une commande en ligne récente apparaît comme la facture ou le reçu de vente attendu dans QuickBooks.
- Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse sur votre tablette de comptoir et confirmez que l'invite de saisie du client est activée lors du paiement.
- Effectuez une petite vente test en direct au comptoir, associez un client et confirmez que la facture ou le reçu de vente apparaît dans QuickBooks avec les bons totaux et la bonne répartition de la taxe de vente.
FAQ
Factures par commande ou écritures de journal de fin de journée — quel mode dois-je utiliser ?
Cela dépend des préférences de votre comptable et de votre volume. Les factures par commande offrent le reporting au niveau du client le plus propre dans QuickBooks — chaque commande WooCommerce (en ligne ou en magasin) est sa propre facture. Les écritures de journal de fin de journée sont plus faciles pour les magasins à fort volume : une écriture par jour et par point de vente, avec des répartitions de revenus, de taxes et de modes de paiement, publiées sur les bons comptes. Dans tous les cas, les ventes Oliver POS suivent le mode que vous avez choisi car elles passent toutes par le même connecteur QuickBooks.
Le connecteur QuickBooks gère-t-il les remboursements Oliver POS ?
Oui. Un remboursement émis à la caisse Oliver POS crée une action de remboursement WooCommerce, que le connecteur QuickBooks publie comme une note de crédit sur la facture originale (mode par commande) ou comme une ligne négative dans l'écriture de journal quotidienne (mode résumé). La dette de taxe de vente et le grand livre client sont tous deux mis à jour correctement.
Oliver POS a-t-il un partenariat avec QuickBooks ?
Non. Oliver POS n'a pas de partenariat avec QuickBooks ou toute autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge QuickBooks parce que son connecteur WooCommerce récupère déjà les commandes, les remboursements, la taxe de vente et les clients de votre boutique — et Oliver POS enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement, votre grand livre et votre contrat QuickBooks restent entre vous et QuickBooks.
Oliver POS facture-t-il des frais supplémentaires pour l'utilisation de QuickBooks ?
Non. Vous payez QuickBooks directement selon les tarifs publiés par QuickBooks. La tarification d'Oliver POS est un forfait mensuel fixe pour le logiciel de caisse, qui n'a rien à voir avec la plateforme de comptabilité que vous choisissez.
Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles réconciliées dans une seule comptabilité dans QuickBooks ?
Oui. Oliver POS enregistre les ventes en caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre paiement en ligne, de sorte qu'au moment où les commandes atteignent le connecteur QuickBooks, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. QuickBooks voit un seul flux de revenus, un seul total de dettes de taxe de vente et un seul grand livre client — aucune réconciliation manuelle entre une comptabilité en ligne et une comptabilité en magasin.
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