QuickBooks Online op Oliver POS

De gangbare QuickBooks Online-connectoren voor WooCommerce — waarvan MyWorks Sync for QuickBooks Online de meest geïnstalleerde is — pushen WooCommerce-bestellingen, terugbetalingen, klanten, producten, belastingen en totalen per betaalmethode naar QuickBooks. Ze kunnen in twee modi werken: per bestelling, waarbij elke WooCommerce-bestelling een QuickBooks-factuur, verkoopbon of schatting wordt; of dagelijks overzicht, waarbij één journaalpost per dag de omzet vastlegt, opgesplitst per btw-code, betaalmethode en (optioneel) verkooppunt.

Oliver POS heeft geen aparte QuickBooks-connector nodig. Het hoeft helemaal niet in te loggen op QuickBooks. Wanneer een kassier een verkoop aan de kassa afrondt, schrijft Oliver de bestelling in WooCommerce onder de juiste klantgegevens, en de QuickBooks-connector behandelt die bestelling op dezelfde manier als een online bestelling. Dezelfde factuur, dezelfde btw-opsplitsing, dezelfde klant in QuickBooks.

Retailers die WooCommerce online gebruiken plus een apart kassasysteem, eindigen meestal met twee parallelle inkomstenstromen: één gekoppeld aan de WooCommerce/QuickBooks-connector, en één aan een handmatige dagsafsluiting-spreadsheet die de boekhouder op maandag handmatig invoert. In die spreadsheet sluipen fouten: gemiste terugbetalingen, verkeerd gecodeerde btw, verkeerd getelde verkopen van cadeaubonnen. De boekhouding raakt uit de pas, btw-aangiftes worden een heikele klus en de eindejaarsopkuis duurt langer dan nodig.

Gebruik Oliver POS bovenop WooCommerce en de twee stromen smelten samen tot één. Verkopen aan de kassa komen in QuickBooks terecht op hetzelfde moment (of aan het einde van de dag, naar keuze) als online verkopen, met dezelfde btw-engine, hetzelfde rekeningschema en hetzelfde klantenbestand. De maandagochtend van de boekhouder wordt een afstemming met bankdeposito's, in plaats van een herinvoerklus. De btw-schuld is één enkel getal voor beide kanalen.

De kassier registreert de verkoop op Oliver POS, koppelt een klant (opzoeken via e-mail of telefoon, of een nieuwe klantenkaart), en rekent af. Oliver schrijft een WooCommerce-bestelling met orderregels, belastingen en de betaalmethode. De real-time hook van de QuickBooks Online-connector wordt geactiveerd, boekt een factuur of verkoopbon in QuickBooks, past de geconfigureerde btw-rekeningkoppeling toe en registreert de betaling op de juiste bank- of kasrekening. Terugbetalingen vanaf de kassa worden teruggestuurd naar WooCommerce als standaard terugbetalingsacties en boeken creditnota's bij de oorspronkelijke factuur in QuickBooks.

Als u de voorkeur geeft aan dagelijkse journaalposten — gebruikelijk voor winkels met een hoger volume — bundelt de connector de WooCommerce-bestellingen van de dag (online + in de winkel, geen onderscheid) in één enkele journaalpost met opsplitsingen per btw-tarief, per betaalmethode en per verkooppunt.

QuickBooks Online op Oliver POS is de juiste keuze voor de typische Noord-Amerikaanse kleine en middelgrote retailer: één tot een dozijn verkooppunten, een werkende WooCommerce-site, een externe boekhouder of accountant die al met QuickBooks werkt. Retailers met meerdere verkooppunten krijgen opsplitsingen per verkooppunt in de dagelijkse journaalpost; handelaars met één locatie krijgen een factuurstroom per bestelling die de online kassa al weerspiegelt. Hoe dan ook, het QuickBooks-abonnement, het rekeningschema en de workflow blijven precies waar ze zijn.