KashFlow WooCommerce POS — Guide d'intégration Oliver POS

Oliver POS n'a pas de partenariat avec KashFlow. Il prend en charge KashFlow de la même manière que n'importe quelle boutique WooCommerce, via le plugin KashFlow for WooCommerce, qui synchronise déjà les commandes, les clients et les remboursements de WooCommerce dans KashFlow en temps réel (ou selon le calendrier que vous avez configuré). Une fois que vous avez compris cela, le reste de ce guide est purement mécanique : chaque vente qu'Oliver POS enregistre au comptoir crée une commande WooCommerce normale, le connecteur KashFlow la publie, et vos revenus en magasin atterrissent dans le même grand livre KashFlow que vos revenus en ligne. KashFlow s'occupe de la comptabilité. WooCommerce est le système de référence. Oliver est la caisse enregistreuse qui s'y superpose.

Qu'est-ce que KashFlow, exactement

KashFlow (qui fait partie d'IRIS Software) est une plateforme de comptabilité cloud pour les petites entreprises britanniques, populaire auprès des indépendants et des petites sociétés à responsabilité limitée. Elle est approuvée par le HMRC pour le programme Making Tax Digital (MTD) et constitue l'interface de tenue de livres de choix pour de nombreux comptables britanniques utilisant la suite IRIS. Le connecteur KashFlow pour WooCommerce publie les commandes en tant que factures et les clients en tant que clients KashFlow.

Pour nos besoins, l'important à propos de KashFlow n'est pas une fonctionnalité spécifique, c'est que le connecteur WooCommerce est mature, bien pris en charge et traite chaque commande WooCommerce comme une transaction de premier ordre dans KashFlow. Oliver POS n'ajoute pas un second connecteur KashFlow ni ne modifie le chemin des données. Il enregistre les ventes de la caisse dans WooCommerce, et le connecteur KashFlow existant les récupère.

Comment Oliver POS intègre les ventes en magasin dans KashFlow

Le flux PDV WooCommerce de KashFlow dans Oliver est court et prévisible :

1. Le caissier enregistre la vente sur la caisse Oliver, scanne ou sélectionne les articles, et appuie sur « Facturer ».
2. Oliver invite à associer un client — par recherche d'e-mail, de numéro de téléphone ou via une nouvelle fiche client.
3. Le caissier encaisse le paiement via n'importe quelle passerelle de paiement WooCommerce que le magasin utilise.
4. Oliver crée une commande WooCommerce standard avec l'ID du client, les articles, les totaux, la répartition de la TVA et le mode de paiement.
5. Le plugin KashFlow for WooCommerce détecte la nouvelle commande via les hooks de WooCommerce en quelques secondes.
6. Le connecteur publie une facture dans KashFlow avec les bons codes TVA, le client et les correspondances de compte de revenus/paiement.
7. Le traitement standard de KashFlow s'exécute sur le nouveau document — écritures de journal, rapprochement des paiements, provisions pour TVA et toute automatisation en aval que vous avez configurée.

De bout en bout, la vente en magasin arrive dans KashFlow avant que le client n'ait quitté le magasin (en mode par commande) ou dans le cadre du prochain résumé de fin de journée (en mode résumé quotidien). Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.

Le connecteur KashFlow pour WooCommerce — sur quoi Oliver s'appuie

Oliver n'ajoute pas un second connecteur KashFlow ni ne duplique la synchronisation. Le plugin sur lequel Oliver s'appuie est le plugin standard KashFlow for WooCommerce, disponible sur wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Il est conçu spécifiquement pour gérer le chemin des données de WooCommerce vers KashFlow, y compris la correspondance de la TVA, la correspondance des clients, la gestion des remboursements et le flux de rapports standard.

La configuration est identique à celle de n'importe quelle boutique WooCommerce : installez le connecteur, connectez-vous à votre compte KashFlow, mappez le plan comptable et les codes TVA, et laissez la synchronisation initiale s'exécuter. Une fois cela fait, chaque commande WooCommerce — y compris chaque vente enregistrée par la caisse Oliver POS — est acheminée vers KashFlow par le même chemin.

Pourquoi il est important d'intégrer les ventes en magasin dans KashFlow

La plupart des détaillants utilisant KashFlow sur une boutique WooCommerce ont un grand livre biaisé en faveur des ventes en ligne, car c'est là que les données ont historiquement circulé automatiquement. Le résultat est un grand livre KashFlow qui sait tout sur les commandes en ligne et presque rien sur les ventes au comptoir. Les conséquences en aval sont réelles :

• Les déclarations MTD sont incorrectes. KashFlow dépose les déclarations de TVA MTD à partir des factures du grand livre. L'absence des ventes en magasin signifie que le chiffre de la case 9 de la déclaration de TVA est sous-estimé.
• Les comptes annuels en fin d'exercice sont reconstruits au lieu d'être extraits. Les petites sociétés à responsabilité limitée déposent leurs comptes à la Companies House chaque année. La reconstruction des revenus en magasin à partir des exportations du PDV est la cause habituelle des difficultés de fin d'année.
• Le comptable reçoit deux sources de données. KashFlow est souvent choisi parce que le comptable l'utilise. Un PDV qui ne l'alimente pas va à l'encontre de ce choix.

Intégrez les ventes Oliver POS via la synchronisation WooCommerce et tous ces problèmes se résolvent d'un seul coup. KashFlow voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de TVA et un seul grand livre client pour les activités en ligne et en magasin. La réconciliation du comptable avec la banque cesse d'être un exercice d'investigation. Le conseiller ou le comptable travaille à partir d'une seule source. Le tableau de bord vous indique enfin ce que votre entreprise fait réellement — en ligne et en magasin combinés.

Ce que ce n'est PAS

Oliver POS n'est pas un partenaire de KashFlow. Il n'y a pas d'accord de co-marketing, pas de partage des revenus et pas de tarification spéciale KashFlow pour les commerçants Oliver. Oliver ne s'interpose pas entre WooCommerce et KashFlow ; le chemin des données est exactement le même que celui utilisé par n'importe quelle boutique WooCommerce. Oliver ne facture pas de majoration, n'ajoute pas de frais par transaction et ne prend pas de part sur l'abonnement KashFlow. Votre compte, votre grand livre et votre contrat KashFlow sont entièrement entre vous et KashFlow.

Il convient également de noter qu'Oliver POS ne change pas la question de la propriété des données. La table des commandes WooCommerce sur votre propre installation WordPress reste la source de vérité. Oliver y écrit ; KashFlow y lit via le connecteur. Si vous quittez un jour KashFlow, les données restent là où elles ont toujours été — dans WooCommerce.

Configuration en 4 étapes

1. Installez le plugin KashFlow for WooCommerce sur votre site WordPress et connectez-le à votre compte KashFlow, en mappant les comptes de ventes, de TVA et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable KashFlow.
2. Vérifiez que la synchronisation initiale est terminée et confirmez qu'une commande en ligne récente apparaît comme la facture attendue dans KashFlow.
3. Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse sur votre tablette de comptoir et confirmez que l'invite de saisie du client est activée lors du paiement.
4. Effectuez une petite vente test en direct au comptoir, associez un client et confirmez que la facture apparaît dans KashFlow avec les bons totaux et la bonne répartition de la TVA.

FAQ

KashFlow est-il conforme au MTD pour les ventes en magasin avec Oliver POS ?

Oui. KashFlow est approuvé par le HMRC pour le programme Making Tax Digital. Les ventes Oliver POS deviennent des commandes WooCommerce, le connecteur KashFlow les publie en tant que factures KashFlow avec les bons codes TVA, et la déclaration MTD utilise les données de TVA unifiées de KashFlow.

Oliver POS a-t-il besoin de quelque chose de spécifique au Royaume-Uni pour fonctionner avec KashFlow ?

Seulement une boutique WooCommerce configurée pour la TVA britannique (standard, réduite, nulle, exonérée) et un connecteur KashFlow mappé aux taux de TVA correspondants. Oliver POS enregistre la vente dans WooCommerce ; le connecteur s'occupe de KashFlow.

Oliver POS a-t-il un partenariat avec KashFlow ?

Non. Oliver n'a pas de partenariat avec KashFlow ou toute autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge KashFlow parce que son connecteur WooCommerce extrait déjà les commandes, les remboursements, la TVA et les clients de votre boutique — et Oliver enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement, votre grand livre et votre contrat KashFlow restent entre vous et KashFlow.

Oliver facture-t-il un supplément pour utiliser KashFlow ?

Non. Vous payez KashFlow directement selon la tarification publiée par KashFlow. La tarification d'Oliver est un forfait mensuel fixe pour le logiciel de PDV qui n'a rien à voir avec la plateforme de comptabilité que vous choisissez.

Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles rapprochées avec une seule comptabilité dans KashFlow ?

Oui. Oliver POS enregistre les ventes de la caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre paiement en ligne, de sorte qu'au moment où les commandes atteignent le connecteur KashFlow, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. KashFlow voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de TVA et un seul grand livre client — aucune réconciliation manuelle entre une comptabilité en ligne et une comptabilité en magasin.

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