Oliver POS n'a pas de partenariat avec FreshBooks. Il prend en charge FreshBooks de la même manière que n'importe quelle boutique WooCommerce, via le plugin FreshBooks for WooCommerce, qui synchronise déjà les commandes, les clients et les remboursements de WooCommerce dans FreshBooks en temps réel (ou selon le calendrier que vous avez configuré). Une fois que vous avez compris cela, le reste de ce guide est purement mécanique : chaque vente qu'Oliver enregistre au comptoir crée une commande WooCommerce normale, le connecteur FreshBooks la publie, et vos revenus en magasin atterrissent dans le même grand livre FreshBooks que vos revenus en ligne. FreshBooks s'occupe de la comptabilité. WooCommerce est le système de référence. Oliver est la caisse qui vient s'y ajouter.
Ce qu'est FreshBooks, exactement
FreshBooks est la plateforme de comptabilité pour petites entreprises conçue pour les entreprises de services et les détaillants de produits qui détestent les feuilles de calcul. Elle a commencé comme un outil de facturation et s'est étendue pour devenir un grand livre complet pour les PME. Le connecteur FreshBooks WooCommerce publie les commandes WooCommerce en tant que factures FreshBooks, les clients WooCommerce en tant que clients FreshBooks, et les remboursements WooCommerce en tant que notes de crédit.
Pour nos besoins, l'important à propos de FreshBooks n'est pas une fonctionnalité spécifique — c'est que le connecteur WooCommerce est mature, bien pris en charge, et traite chaque commande WooCommerce comme une transaction de premier ordre dans FreshBooks. Oliver POS n'ajoute pas un second connecteur FreshBooks ni ne modifie le chemin des données. Il enregistre les ventes de la caisse dans WooCommerce, et le connecteur FreshBooks existant les récupère.
Comment Oliver POS transfère les ventes en magasin dans FreshBooks
Le flux PDV WooCommerce FreshBooks à l'intérieur d'Oliver est court et prévisible :
- Le caissier enregistre la vente sur la caisse Oliver, scanne ou sélectionne les articles, et appuie sur Payer.
- Oliver demande d'associer un client — par recherche d'e-mail, de numéro de téléphone, ou une nouvelle fiche client.
- Le caissier encaisse le paiement via n'importe quelle passerelle de paiement WooCommerce que la boutique utilise.
- Oliver crée une commande WooCommerce standard avec l'ID du client, les articles, les totaux, les répartitions de taxes de vente / TVA et le mode de paiement.
- Le plugin FreshBooks for WooCommerce détecte la nouvelle commande via les hooks de WooCommerce en quelques secondes.
- Le connecteur publie une facture dans FreshBooks avec les bons codes de taxes de vente / TVA, le client et les mappages de comptes de revenus/paiement.
- Le traitement standard de FreshBooks s'exécute sur le nouveau document — écritures de journal, rapprochement des paiements, provisions pour taxes de vente / TVA, et toute automatisation en aval que vous avez configurée.
De bout en bout, la vente en magasin arrive dans FreshBooks avant que le client n'ait quitté le magasin (en mode par commande) ou dans le cadre du prochain résumé de fin de journée (en mode résumé quotidien). Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.
Le connecteur FreshBooks WooCommerce — ce sur quoi Oliver s'appuie
Oliver n'ajoute pas un second connecteur FreshBooks ni ne duplique la synchronisation. Le plugin sur lequel Oliver s'appuie est le standard FreshBooks for WooCommerce, disponible sur wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Il est spécialement conçu pour gérer le chemin des données WooCommerce → FreshBooks, y compris le mappage des taxes de vente / TVA, la correspondance des clients, la gestion des remboursements et le flux de reporting standard.
La configuration est identique à celle de n'importe quelle boutique WooCommerce : installez le connecteur, connectez-vous à votre compte FreshBooks, mappez le plan comptable et les codes de taxes de vente / TVA, et laissez la synchronisation initiale s'exécuter. Une fois cela fait, chaque commande WooCommerce — y compris chaque vente de la caisse Oliver POS — transite vers FreshBooks par le même chemin.
Pourquoi il est important de transférer les ventes en magasin dans FreshBooks
La plupart des détaillants utilisant FreshBooks sur une boutique WooCommerce ont un grand livre orienté vers les ventes en ligne, car c'est là que les données ont historiquement transité automatiquement. Le résultat est un grand livre FreshBooks qui sait tout sur les commandes en ligne et presque rien sur les ventes au comptoir. Les conséquences en aval sont réelles :
- La numérotation des factures est décalée. FreshBooks émet les numéros de facture séquentiellement. Un PDV qui publie des écritures de journal de fin de journée ailleurs crée une lacune dans la numérotation de FreshBooks, ce qui complique les audits.
- La valeur à vie du client est incorrecte. FreshBooks montre le revenu à vie par client. Sans les ventes en magasin, les clients réguliers apparaissent comme des acheteurs en ligne uniques.
- Les rapports de collecte de paiements sont trompeurs. FreshBooks rapporte sur le moment du paiement. Un PDV qui enregistre les ventes en espèces séparément fait paraître le rapport comme s'il n'y avait aucune collecte en espèces.
Transférez les ventes Oliver POS via la synchronisation WooCommerce et tous ces problèmes se résolvent d'un coup. FreshBooks voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de taxes de vente / TVA et un seul registre client pour les activités en ligne et en magasin. La réconciliation du comptable avec la banque cesse d'être un exercice d'investigation. Le conseiller ou le comptable travaille à partir d'une seule source. Le tableau de bord vous indique enfin ce que votre entreprise fait réellement — en ligne et en magasin combinés.
Ce que ce n'est PAS
Oliver POS n'est pas un partenaire de FreshBooks. Il n'y a pas d'accord de co-marketing, pas de partage des revenus et pas de tarification spéciale FreshBooks pour les commerçants Oliver. Oliver ne s'interpose pas entre WooCommerce et FreshBooks ; le chemin des données est exactement le même que celui utilisé par n'importe quelle boutique WooCommerce. Oliver ne facture pas de majoration, n'ajoute pas de frais par transaction et ne prend pas de part sur l'abonnement FreshBooks. Votre compte, votre grand livre et votre contrat FreshBooks sont entièrement entre vous et FreshBooks.
Il convient également de dire qu'Oliver POS ne change pas la question de la propriété des données. La table des commandes WooCommerce sur votre propre installation WordPress reste la source de vérité. Oliver y écrit ; FreshBooks y lit via le connecteur. Si vous quittez un jour FreshBooks, les données restent là où elles ont toujours été — dans WooCommerce.
Configuration en 4 étapes
- Installez le plugin FreshBooks for WooCommerce sur votre site WordPress et connectez-le à votre compte FreshBooks, en mappant les comptes de ventes, de taxes de vente / TVA et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable FreshBooks.
- Vérifiez que la synchronisation initiale est terminée et confirmez qu'une commande en ligne récente apparaît comme la facture attendue dans FreshBooks.
- Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse sur votre tablette de comptoir et confirmez que l'invite de capture de client est activée lors du paiement.
- Effectuez une petite vente test en direct au comptoir, associez un client et confirmez que la facture apparaît dans FreshBooks avec les bons totaux et les bonnes répartitions de taxes de vente / TVA.
FAQ
Dois-je créer un client FreshBooks pour chaque client sans rendez-vous ?
Non. Les ventes anonymes de la caisse deviennent des factures FreshBooks associées à un client configurable « Sans rendez-vous » ou « Vente au détail ». Les clients nommés — capturés à la caisse par e-mail ou téléphone — créent ou correspondent automatiquement à un client FreshBooks existant.
FreshBooks peut-il rapprocher les paiements Oliver POS des dépôts bancaires ?
Oui. FreshBooks suit les paiements de factures par le compte de revenus auquel le connecteur les publie. Mappez le bon mode de paiement WooCommerce au bon compte FreshBooks, et l'outil de réconciliation bancaire de FreshBooks rapproche les dépôts de la même manière que pour les commandes en ligne.
Oliver POS a-t-il un partenariat avec FreshBooks ?
Non. Oliver n'a pas de partenariat avec FreshBooks ou toute autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge FreshBooks parce que son connecteur WooCommerce extrait déjà les commandes, les remboursements, les taxes de vente / TVA et les clients de votre boutique — et Oliver enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce comme une commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement FreshBooks, votre grand livre et votre contrat restent entre vous et FreshBooks.
Oliver facture-t-il un supplément pour utiliser FreshBooks ?
Non. Vous payez FreshBooks directement selon les tarifs publiés de FreshBooks. La tarification d'Oliver est un forfait mensuel fixe pour le logiciel de PDV qui n'a rien à voir avec la plateforme de comptabilité que vous choisissez.
Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles rapprochées dans un seul ensemble de livres comptables dans FreshBooks ?
Oui. Oliver POS enregistre les ventes de la caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre paiement en ligne, donc au moment où les commandes atteignent le connecteur FreshBooks, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. FreshBooks voit un seul flux de revenus, un seul total de passif de taxes de vente / TVA et un seul registre client — pas de réconciliation manuelle entre un ensemble de livres comptables en ligne et en magasin.
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