Oliver POS n'a pas de partenariat avec QuickBooks. Il prend en charge QuickBooks de la même manière que n'importe quelle boutique WooCommerce, via le MyWorks Sync pour QuickBooks Online, qui synchronise déjà les commandes, les clients et les remboursements de WooCommerce dans QuickBooks Online en temps réel (ou selon le calendrier que vous avez configuré). Une fois que vous avez compris cela, le reste de ce guide est mécanique : chaque vente qu'Oliver enregistre au comptoir crée une commande WooCommerce normale, le connecteur QuickBooks la publie, et vos revenus en magasin atterrissent dans le même grand livre QuickBooks Online que vos revenus en ligne. QuickBooks Online s'occupe de la comptabilité. WooCommerce est le système de référence. Oliver est la caisse enregistreuse qui vient s'y ajouter.
Qu'est-ce que QuickBooks Online, exactement ?
QuickBooks Online est la plateforme de comptabilité en ligne d'Intuit — le grand livre comptable pour les petites et moyennes entreprises le plus utilisé en Amérique du Nord, et l'un des plus utilisés au monde. Pour les boutiques WooCommerce, le modèle de connecteur établi est celui des factures par commande ou des reçus de vente en temps réel, ou des écritures de journal récapitulatives de fin de journée avec des ventilations par code de taxe, par mode de paiement et par point de vente.
Pour nos besoins, l'important à propos de QuickBooks n'est pas une fonctionnalité spécifique — c'est que le connecteur WooCommerce est mature, bien supporté et traite chaque commande WooCommerce comme une transaction à part entière dans QuickBooks. Oliver POS n'ajoute pas un second connecteur QuickBooks ni ne modifie le chemin des données. Il enregistre les ventes de la caisse dans WooCommerce, et le connecteur QuickBooks existant les récupère.
Comment Oliver POS transfère les ventes en magasin dans QuickBooks Online
Le flux POS QuickBooks WooCommerce à l'intérieur d'Oliver est court et prévisible :
- Le caissier enregistre la vente sur la caisse Oliver, scanne ou sélectionne les articles, et appuie sur Payer.
- Oliver invite à associer un client — par recherche d'e-mail, de numéro de téléphone ou via une nouvelle fiche client.
- Le caissier encaisse le paiement via n'importe quelle passerelle de paiement WooCommerce que le magasin utilise.
- Oliver crée une commande WooCommerce standard avec l'ID du client, les articles, les totaux, les ventilations de la taxe de vente et le mode de paiement.
- Le MyWorks Sync pour QuickBooks Online détecte la nouvelle commande via les hooks de WooCommerce en quelques secondes.
- Le connecteur publie une facture ou un reçu de vente dans QuickBooks Online avec les bons codes de taxe de vente, le client et les correspondances de comptes de revenus/paiement.
- Le traitement standard de QuickBooks Online s'exécute sur le nouveau document — écritures de journal, rapprochement des paiements, provisions de taxe de vente et toute automatisation en aval que vous avez configurée.
De bout en bout, la vente en magasin arrive dans QuickBooks Online avant que le client n'ait quitté le magasin (en mode par commande) ou dans le cadre du prochain résumé de fin de journée (en mode de résumé quotidien). Dans tous les cas, aucune saisie manuelle n'est requise.
Le connecteur QuickBooks Online WooCommerce — ce sur quoi Oliver s'appuie
Oliver n'ajoute pas un second connecteur QuickBooks ni ne duplique la synchronisation. Le plugin sur lequel Oliver s'appuie est le MyWorks Sync pour QuickBooks Online standard, disponible sur wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Il est spécialement conçu pour gérer le chemin des données de WooCommerce vers QuickBooks Online, y compris la correspondance de la taxe de vente, la correspondance des clients, la gestion des remboursements et le flux de reporting standard.
La configuration est identique à celle de n'importe quelle boutique WooCommerce : installez le connecteur, connectez-vous à votre compte QuickBooks Online, faites correspondre le plan comptable et les codes de taxe de vente, et laissez la synchronisation initiale s'exécuter. Une fois cela fait, chaque commande WooCommerce — y compris chaque vente de la caisse Oliver POS — est transférée dans QuickBooks Online par le même chemin.
Pourquoi il est important de transférer les ventes en magasin dans QuickBooks Online
La plupart des détaillants qui utilisent QuickBooks sur une boutique WooCommerce ont un grand livre biaisé en faveur des ventes en ligne, car c'est de là que les données ont toujours été transférées automatiquement. Le résultat est un grand livre QuickBooks Online qui sait tout sur les commandes en ligne et presque rien sur les ventes au comptoir. Les conséquences en aval sont réelles :
- Le rapprochement quotidien dérive. Un grand livre QuickBooks qui contient les commandes en ligne mais pas les ventes en magasin ne correspond pas au dépôt bancaire, ce qui signifie que le lundi matin du comptable devient une enquête approfondie au lieu d'un rapprochement de routine.
- La dette de taxe de vente est incorrecte. QuickBooks génère le rapport sur la dette de taxe de vente à partir des factures du grand livre. Si la moitié des revenus manque, le rapport est erroné de moitié.
- Les rapports au niveau du client sont à moitié aveugles. Les rapports clients de QuickBooks ne voient que les commandes en ligne. Un client grossiste qui vient chercher sa commande au comptoir ne génère pas de revenus sur le contact QuickBooks.
- La fin d'année est plus difficile qu'elle ne devrait l'être. L'expert-comptable passe le mois de janvier à reconstituer les revenus en magasin à partir d'exports de PDV au lieu de tirer des rapports propres de QuickBooks.
Transférez les ventes d'Oliver POS via la synchronisation WooCommerce et tous ces problèmes se résolvent d'un seul coup. QuickBooks Online voit un seul flux de revenus, un seul total de dettes de taxe de vente et un seul grand livre client pour les activités en ligne et en magasin. Le rapprochement du comptable avec les relevés bancaires cesse d'être une enquête approfondie. Le conseiller ou le comptable travaille à partir d'une seule source. Le tableau de bord vous indique enfin ce que fait réellement votre entreprise — en ligne et en magasin combinés.
Ce que ce n'est PAS
Oliver POS n'est pas un partenaire de QuickBooks. Il n'y a pas d'accord de co-marketing, pas de partage des revenus et pas de tarification spéciale QuickBooks pour les commerçants Oliver. Oliver ne s'interpose pas entre WooCommerce et QuickBooks ; le chemin des données est exactement le même que celui utilisé par n'importe quelle boutique WooCommerce. Oliver ne facture pas de majoration, n'ajoute pas de frais par transaction et ne prend pas de commission sur l'abonnement QuickBooks. Votre compte QuickBooks, votre grand livre et votre contrat sont entièrement entre vous et QuickBooks.
Il convient également de noter qu'Oliver POS ne change rien à la propriété des données. La table des commandes WooCommerce sur votre propre installation WordPress reste la source de vérité. Oliver y écrit ; QuickBooks y lit via le connecteur. Si vous quittez un jour QuickBooks, les données restent là où elles ont toujours été — dans WooCommerce.
Configuration en 4 étapes
- Installez le MyWorks Sync pour QuickBooks Online sur votre site WordPress et connectez-le à votre compte QuickBooks Online, en faisant correspondre les comptes de ventes, de taxe de vente et de modes de paiement de WooCommerce à votre plan comptable QuickBooks.
- Vérifiez que la synchronisation initiale est terminée et confirmez qu'une commande en ligne récente apparaît comme la facture ou le reçu de vente attendu dans QuickBooks.
- Installez Oliver POS, connectez-vous à la caisse sur votre tablette de comptoir et confirmez que l'invite de capture de client est activée lors du paiement.
- Effectuez une petite vente test en direct au comptoir, associez un client et confirmez que la facture ou le reçu de vente apparaît dans QuickBooks avec les bons totaux et les bonnes ventilations de taxe de vente.
FAQ
Factures par commande ou écritures de journal de fin de journée — quel mode dois-je utiliser ?
Cela dépend des préférences de votre comptable et de votre volume. Les factures par commande donnent les rapports au niveau du client les plus clairs dans QuickBooks — chaque commande WooCommerce (en ligne ou en magasin) est sa propre facture. Les écritures de journal de fin de journée sont plus faciles pour les magasins à fort volume : une écriture par jour et par point de vente, avec des ventilations de revenus, de taxes et de modes de paiement, enregistrée dans les bons comptes. Dans tous les cas, les ventes d'Oliver POS suivent le mode que vous avez choisi car elles passent toutes par le même connecteur QuickBooks.
Le connecteur QuickBooks gère-t-il les remboursements d'Oliver POS ?
Oui. Un remboursement émis à la caisse Oliver POS crée une action de remboursement WooCommerce, que le connecteur QuickBooks publie en tant que note de crédit sur la facture originale (mode par commande) ou en tant que ligne négative dans l'écriture de journal quotidienne (mode résumé). La dette de taxe de vente et le grand livre client sont tous deux mis à jour correctement.
Oliver POS a-t-il un partenariat avec QuickBooks ?
Non. Oliver n'a pas de partenariat avec QuickBooks ou toute autre plateforme de comptabilité. Nous prenons en charge QuickBooks car son connecteur WooCommerce récupère déjà les commandes, les remboursements, la taxe de vente et les clients de votre boutique — et Oliver enregistre chaque vente en magasin dans WooCommerce en tant que commande standard, de sorte que le même connecteur la récupère automatiquement. Votre abonnement QuickBooks, votre grand livre et votre contrat restent entre vous et QuickBooks.
Oliver facture-t-il des frais supplémentaires pour utiliser QuickBooks ?
Non. Vous payez QuickBooks directement selon la tarification publiée par QuickBooks. La tarification d'Oliver est un forfait mensuel fixe pour le logiciel de PDV qui n'a rien à voir avec la plateforme de comptabilité que vous choisissez.
Mes ventes en magasin et en ligne seront-elles rapprochées dans une seule comptabilité dans QuickBooks ?
Oui. Oliver POS enregistre les ventes de la caisse dans la même boutique WooCommerce qui alimente votre paiement en ligne, de sorte qu'au moment où les commandes atteignent le connecteur QuickBooks, elles constituent déjà un flux de commandes unifié. QuickBooks voit un seul flux de revenus, un seul total de dettes de taxe de vente et un seul grand livre client — aucun rapprochement manuel entre une comptabilité en ligne et une comptabilité en magasin.
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