QuickBooks Online in Oliver POS

I principali connettori di QuickBooks Online per WooCommerce — MyWorks Sync for QuickBooks Online è il più installato — trasferiscono ordini, rimborsi, clienti, prodotti, tasse e totali dei metodi di pagamento di WooCommerce in QuickBooks. Possono funzionare in due modalità: per ordine, dove ogni ordine di WooCommerce diventa una fattura, una ricevuta di vendita o un preventivo di QuickBooks; o riepilogo giornaliero, dove una registrazione giornaliera cattura i ricavi suddivisi per codice fiscale, metodo di pagamento e (opzionalmente) punto vendita.

Oliver POS non necessita di un connettore QuickBooks separato. Non ha affatto bisogno di accedere a QuickBooks. Quando un cassiere chiude una vendita al banco, Oliver scrive l'ordine in WooCommerce associandolo al record del cliente corretto, e il connettore di QuickBooks tratta quell'ordine allo stesso modo di un ordine online. Stessa fattura, stessa suddivisione delle tasse, stesso cliente in QuickBooks.

I rivenditori che utilizzano WooCommerce online più un sistema POS separato di solito si ritrovano con due flussi di entrate paralleli: uno legato al connettore WooCommerce/QuickBooks, l'altro a un foglio di calcolo manuale di fine giornata che il contabile inserisce a mano il lunedì. È in quel foglio di calcolo che si annidano gli errori: rimborsi mancati, tasse codificate in modo errato, vendite di buoni regalo conteggiate male. I libri contabili si discostano, le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite diventano un'ansia e la sistemazione di fine anno richiede più tempo del dovuto.

Utilizzando Oliver POS sopra WooCommerce, i due flussi si fondono in uno solo. Le vendite al banco arrivano a QuickBooks nello stesso minuto (o a fine giornata, a scelta) delle vendite online, con lo stesso motore fiscale, lo stesso piano dei conti e lo stesso libro mastro dei clienti. Il lunedì mattina del contabile diventa una riconciliazione con i depositi bancari, non un lavoro di reinserimento dati. La passività dell'imposta sulle vendite è un unico numero per entrambi i canali.

Il cassiere registra la vendita su Oliver POS, associa un cliente (ricerca per email o telefono, o una nuova scheda cliente), e incassa. Oliver scrive un ordine WooCommerce con voci, tasse e metodo di pagamento. L'hook in tempo reale del connettore di QuickBooks Online si attiva, pubblica una fattura o una ricevuta di vendita su QuickBooks, applica la mappatura dei conti fiscali configurata e registra il pagamento sul conto bancario corretto o sul conto dei fondi non depositati. I rimborsi dal registratore di cassa vengono riscritti in WooCommerce come azioni di rimborso standard e pubblicano note di credito sulla fattura originale in QuickBooks.

Se si preferiscono le registrazioni giornaliere di fine giornata — comuni per i negozi con volumi più alti — il connettore raggruppa gli ordini WooCommerce del giorno (online + in negozio, senza distinzione) in un'unica registrazione giornaliera con suddivisioni per tassa, per metodo di pagamento e per punto vendita.

QuickBooks Online su Oliver POS è la scelta giusta per il tipico rivenditore nordamericano di piccole e medie dimensioni: da uno a una dozzina di punti vendita, un sito WooCommerce funzionante, un contabile esterno o un commercialista che già lavora con QuickBooks. I rivenditori con più punti vendita ottengono suddivisioni per punto vendita nella registrazione giornaliera; i commercianti con una sola sede ottengono un flusso di fatture per ordine che rispecchia ciò che il checkout online già fa. In ogni caso, l'abbonamento a QuickBooks, il piano dei conti e il flusso di lavoro rimangono esattamente dove sono.