Een praktische gids over hoe je je voorraadbeheer kunt verbeteren.
In het nieuwe jaar willen we allemaal meer georganiseerd zijn, vooral als het om ons bedrijf gaat. Vandaag gaan we ons richten op hoe je de voorraad bijhoudt en hoe je de nauwkeurigheid van je voorraad kunt verbeteren. Dit zijn fundamentele aspecten voor het succesvol runnen van je bedrijf - dus laten we erin duiken en ontdekken waarom en hoe je je voorraadbeheer kunt verbeteren.
Waarom je je voorraadbeheer altijd moet verbeteren
Weten hoe je de voorraad op orde houdt, is een van de belangrijkste aspecten van het runnen van je bedrijf. Waarom? Onjuist beheerde voorraad leidt vaak tot onnodige verliezen, zoals productverspilling en dode voorraad. Door je voorraad effectief te beheren, voorkom je dat je verlopen producten moet weggooien of vastzit aan onverkoopbare voorraad die je niet kunt verkopen.
Voor veel kleine bedrijven is de voorraad de grootste uitgave. Dus waarom zou je het niet goed willen beheren? Voorraadbeheer kan het verschil maken tussen slagen en falen. Dat brengt ons bij onze volgende vraag.
Hoe verbeter ik mijn voorraadbeheer?
Er zijn verschillende technieken om je voorraad te beheren. Je techniek hangt af van je bedrijf, je voorraad en het type processen dat je gebruikt om de voorraad bij te houden.
- Bestelpunten en veiligheidsvoorraad
Zoals je waarschijnlijk al weet, is het bestelpunt het voorraadniveau dat aangeeft dat je opnieuw moet bestellen. Dit getal is cruciaal om je voorraad op peil te houden. Evenzo werkt veiligheidsvoorraad in feite als een 'noodvoorraad' wanneer je een product bijna op hebt. Het is belangrijk om je bestelpunten te identificeren en altijd veiligheidsvoorraad bij de hand te hebben, zodat je niet zonder artikelen komt te zitten en verkopen misloopt.
Om je veiligheidsvoorraad te berekenen, volg je deze formule:
Veiligheidsvoorraad = (Maximaal dagelijks verbruik x maximale levertijd) - (Gemiddeld dagelijks verbruik x gemiddelde levertijd)
Om je bestelpunt te berekenen, volg je deze formule:
Bestelpunt = Vraag tijdens levertijd + Veiligheidsvoorraad - First in, First out (FIFO)
Deze techniek voor het verbeteren van voorraadbeheer is een basisprincipe voor alle bedrijfseigenaren. Het betekent in feite dat de eerste voorraad die je ontvangt, de eerste voorraad moet zijn die je verkoopt. Deze techniek is een must voor bederfelijke producten zoals voedsel, make-up of hygiënische producten, maar werkt ook voor niet-bederfelijke producten. Hoe langer je een artikel opslaat zonder het te verkopen, hoe meer slijtage het oploopt, hoe meer gedateerd het wordt en hoe moeilijker het wordt om te verkopen. Het is in je eigen belang om voorraad zo snel mogelijk op de vloer te zetten nadat je het hebt ontvangen, in plaats van het stof te laten verzamelen in je magazijn. - ABC-prioritering
De ABC-techniek betekent dat je je producten segmenteert in drie categorieën op basis van hun waarde of hun belang voor je omzet. Bijvoorbeeld:
A = voorraad die het grootste deel van je omzet vertegenwoordigt
B = voorraad die een deel van je omzet vertegenwoordigt
C = voorraad die het minste van je omzet vertegenwoordigt
Door je voorraad te categoriseren op basis van de ABC-prioriteitsmethode, weet je welke producten je altijd bij de hand moet hebben (A-producten) en welke producten minder dringend zijn om opnieuw te bestellen (C-voorraad).
Eenvoudige tips om je voorraadbeheer te verbeteren
Naast het volgen van de hierboven beschreven technieken om de nauwkeurigheid van je voorraad te verbeteren, zijn er ook andere stappen die je kunt nemen.
- Tools voor voorraadbeheer
We raden elk bedrijf (hoe klein ook) aan om gebruik te maken van een soort software voor voorraadbeheer om je te helpen je voorraad bij te houden. Het bijhouden van de voorraad met een eenvoudige spreadsheet kan in de beginfase van je bedrijf werken, maar er zijn een aantal problemen met deze aanpak. Er is veel ruimte voor fouten, het is helemaal niet schaalbaar en het is een onnodig tijdrovend proces dat zo gemakkelijk te vermijden is.
Probeer een POS te krijgen met ingebouwde software voor voorraadbeheer. Of, voor een lijst van de beste WooCommerce-softwaretools voor voorraadbeheer, klik hier.
- Online en in-store integratie
Als je zowel een onlinewinkel als een fysieke winkel runt, is het essentieel om beide voorraden gesynchroniseerd te houden. Point-of-sale-oplossingen zoals Oliver POS blijven verbonden met je onlinewinkel, zodat je nooit te maken hebt met niet-overeenkomende voorraden. - Consistente audits
Het is van fundamenteel belang bij het bijhouden van de voorraad om je voorraad regelmatig te controleren. Hoewel je software voor voorraadbeheer je voorraad bijhoudt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd is gezien of dat er geen fouten zijn gemaakt.
De meest effectieve manier om dit te doen, varieert afhankelijk van de grootte en het type bedrijf dat je runt, maar de meeste bedrijven doen ofwel een volledige inventarisatie aan het einde van het jaar, of doen een cyclische of roterende inventarisatie-steekproef, wat inhoudt dat specifieke items volgens een roterend schema worden gecontroleerd. Dit laatste is doorgaans het meest effectief, omdat voorraadverschillen hoogstwaarschijnlijk snel worden gevonden en aangepakt. Als je voorraadcontrole slechts één keer per jaar plaatsvindt, zal het moeilijker zijn om de fout op te sporen.
