Wat is voorraadbeheer en waarom is het zo belangrijk?
Voorraadbeheer betekent het bijhouden van de voorraad in je winkel, de voorraad die je winkel binnenkomt, en begrijpen welke voorraad verkoopt en welke niet. Je voorraad beheren betekent kunnen voorspellen welke voorraad je nodig hebt en weten welke voorraad slecht is voor je bedrijf.
Volgens Veeqo houdt 43% van de kleine bedrijven hun voorraad niet bij, of gebruiken ze handmatige processen om dit te doen. Hoewel dit voor een heel klein bedrijf misschien werkt, is het niet ideaal. Zonder het juiste voorraadbeheer loop je het risico dat producten uitverkocht raken en je verkopen misloopt, of dat je te veel voorraad bestelt die je niet kunt verkopen en die je opslagruimte verstopt. Beide fouten leiden tot verliezen en kunnen schadelijk zijn voor je bedrijf.
Voorraadbeheer is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf, maar Veeqo stelt ook dat 43% van de retailers voorraad als hun grootste dagelijkse uitdaging noemde! Nu weet je waarom voorraadbeheer zo belangrijk is - laten we nu een paar manieren bespreken om het daadwerkelijk te doen.
Audit & Steekproef
Het ergste van voorraadbeheer is het daadwerkelijke tellen. Het is extreem tijdrovend en arbeidsintensief en, nou ja - het is niet erg leuk. Veel bedrijven houden het bij een jaarlijkse voorraadcontrole. Dit kan echter contraproductief zijn, omdat het niet alleen tijd van je bedrijf wegneemt, maar vaak, wanneer er discrepanties in je voorraad zijn, is het bijna onmogelijk om de dader op te sporen omdat je zo'n lange periode onderzoekt. In plaats daarvan zijn maandelijkse, wekelijkse of zelfs dagelijkse audits productiever. In plaats van je hele voorraad aan te pakken, wijs je een specifiek product of misschien een specifieke categorie toe om te controleren. Sommigen noemen dit 'steekproeven', en het is een effectieve manier om je voorraad consequent bij te houden.
Houd de verkoop bij
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar veel retailers zien deze eenvoudige maatregel over het hoofd. Om effectief de juiste voorraad te kiezen, je voorraad voor de toekomst te voorspellen en je bedrijf überhaupt succesvol te runnen, moet je weten wat verkoopt en wat niet. Daarom is het van vitaal belang om verkooprapporten te hebben, zodat je gemakkelijk kunt zien welke producten snel verkopen en welke niet bewegen. Sommige retailers geloven dat ze al weten wat hun bestsellers zijn, dus nemen ze niet de moeite om hun verkooprapporten te analyseren. Dit is een enorme fout! Consumententrends veranderen voortdurend, en wat je klanten kopen en niet kopen, verandert de hele tijd. Daarom is het essentieel om een goed rapportagetool voor je winkel te hebben, een bonus als het in je kassasysteem is ingebouwd.
Analyseer je rapporten. Kijk wat er verkoopt en wanneer het verkoopt, en gebruik dit in je voordeel bij het inrichten van je winkel en het plannen van je displays en promoties. De artikelen die snel bewegen, zijn de artikelen waarvoor je een par-niveau moet instellen en waarschijnlijk meer moet bestellen voor je winkel. De artikelen die niet bewegen, zijn de voorraad die je niet meer moet bestellen. Wat je aan voorraad overhoudt, probeer je kwijt te raken met een korting of promotie, of zelfs een weggeefactie. Wil je de verkoop stimuleren? Hier is een gids.
Weet wanneer je opnieuw moet bestellen
Je bestverkochte artikelen zullen het snelst uitverkocht zijn, uiteraard, maar de kunst is om ze altijd op voorraad te houden en nooit op te raken. Het opraken van de voorraad van je bestsellers betekent het mislopen van verkopen en verloren inkomsten. Volgens Veeqo zou 70% van de shoppers liever een artikel van een concurrent kopen dan wachten op een nabesteld artikel - dus zelfs je meest loyale klanten kunnen hun geld elders uitgeven. Om dit te voorkomen, stel je altijd een nabestelhoeveelheid in, of een 'par-niveau' voor je bestverkochte artikelen. Een par-niveau is de laagste hoeveelheid van het artikel die je te allen tijde bij de hand moet hebben - zodra je je par-niveau bereikt, of er dichtbij komt, is het tijd om opnieuw te bestellen voordat je volledig uitverkocht bent.
Deze strategie is beter dan wachten tot het laatste moment om opnieuw te bestellen, wat kan leiden tot het opraken van de voorraad, vertraagde levering en het mislopen van verkopen. Maar het is ook slimmer dan zomaar een heleboel van het artikel te bestellen bij elke kans die je krijgt - wat veel retailers doen. Hoewel het misschien een goed idee lijkt om de artikelen die je verkoopt te hamsteren, neemt dit ook veel opslagruimte in beslag, en in sommige gevallen, afhankelijk van het artikel, kan je voorraad bederven of beschadigd raken of verouderd worden - vooral als je bederfelijke artikelen verkoopt zoals voedsel, make-up of hygiëneartikelen. Bovendien is er ook de kans dat je overschat hoeveel je kunt verkopen, en je weer met een hoop dode voorraad zit.
Prioriteer je voorraad
Er zijn een paar verschillende regels voor hoe je je voorraad kunt prioriteren. De 80/20-regel stelt dat 80% van je omzet afkomstig is van 20% van je voorraad - dus je moet uitzoeken wat die 20% is, en deze artikelen prioriteren boven de rest van je inventaris. Evenzo zijn er de ABC-regels, wat betekent dat je je voorraad in 3 afzonderlijke categorieën kunt verdelen: A is voorraad die extreem waardevol is en de meeste verkopen genereert, en C is voorraad die de minste impact heeft op je omzet. B valt ergens tussenin. Als je categoriseert welke artikelen het meest waardevol zijn voor je winkel, zal het veel gemakkelijker zijn om te weten wat je moet nabestellen en wat je moet laten liggen.
Voorspel nauwkeurig
Zoals gezegd is het voorspellen van de benodigde voorraad lastig maar essentieel. Het is moeilijk om met zekerheid te zeggen wat er zal verkopen en wat niet, maar met het gebruik van rapportagetools en aandacht voor de prestaties van je winkel in het verleden, kun je redelijk nauwkeurig voorspellen. Kijk naar wat er momenteel in je winkel verkoopt, maar kijk ook naar rapporten uit het verleden. Kijk naar deze tijd vorig jaar en bekijk welke artikelen er verkochten. De kans is groot dat wat een jaar geleden verkocht, opnieuw zal verkopen. Met de juiste rapportagetools kun je op elk moment teruggaan om je verkooprapporten te bekijken en een weloverwogen beslissing te nemen over je inkooporders.
Een ander aspect om in gedachten te houden bij het voorspellen zijn aankomende feestdagen en seizoenen. Je voorraad kan veranderen afhankelijk van of het zomer of Kerstmis is, of als je toeristen of terug-naar-school verkeer verwacht, bijvoorbeeld. Houd hier rekening mee bij het plannen van je voorraad.
Vind het juiste voorraadbeheersysteem
Veel kleine bedrijven beheren hun voorraad handmatig, in spreadsheets of notitieboekjes, wat goed genoeg kan werken als je een heel klein bedrijf bent. Dit soort beheer is echter veel vatbaarder voor menselijke fouten, omdat je je voorraad constant handmatig moet bijwerken en aanpassen. Het is veel meer werk en veel vatbaarder voor fouten in je voorraad. Je zult veel eerder problemen met de voorraad tegenkomen, vooral als je bedrijf groeit.
Er zijn een aantal voorraadbeheersystemen die je op zichzelf kunt gebruiken, of die je kunt integreren in je kassasysteem. Veel retailers geven echter de voorkeur aan een voorraadbeheersysteem dat in hun kassasysteem is ingebouwd, zodat alles op één plek staat en gemakkelijk toegankelijk en aanpasbaar is. Kassasystemen zoals Oliver POS laten je je voorraad bijhouden en direct aanpassen in je kassaregister. Als je zowel online als in de winkel verkoopt, is dit kassasysteem bijzonder nuttig omdat het je online en in-store voorraad automatisch synchroniseert.
