O que é a gestão de inventário e porque é tão importante?
A gestão de inventário significa acompanhar o stock na sua loja, o stock que entra na sua loja e entender qual stock está a vender e qual não está. Gerir o seu inventário significa ser capaz de prever o stock de que precisará e saber qual stock é mau para o seu negócio.
De acordo com a Veeqo, 43% das pequenas empresas não acompanham o seu inventário ou usam processos manuais para o fazer. Embora isto possa funcionar para uma empresa muito pequena, não é o ideal. Sem a gestão de inventário correta, corre o risco de ficar sem produtos e perder vendas, ou de encomendar demasiado stock que não consegue vender e que entope o seu espaço de armazenamento. Ambos os erros levam a perdas e podem ser prejudiciais para o seu negócio.
A gestão de inventário é essencial para gerir um negócio de sucesso, mas a Veeqo também afirma que 43% dos retalhistas nomearam o inventário como o seu desafio diário número um! Agora que sabe porque é que a gestão de inventário é tão importante - vamos ver algumas formas de o fazer.
Auditoria e Verificação Pontual
A pior parte da gestão de inventário é a contagem real. É extremamente demorada e trabalhosa e, bem - não é muito divertida. Muitas empresas limitam-se a uma auditoria anual de inventário. No entanto, isto pode ser contraproducente, pois não só tira tempo ao seu negócio, mas muitas vezes, quando há discrepâncias no seu inventário, é quase impossível rastrear o culpado porque está a investigar um período de tempo tão longo. Em vez disso, auditorias mensais, semanais ou mesmo diárias são mais produtivas. Em vez de assumir a totalidade do seu inventário, atribua um produto específico, ou talvez uma categoria específica para auditar. Alguns chamam a isto 'verificação pontual', e é uma forma eficaz de acompanhar consistentemente o seu inventário.
Acompanhe as Vendas
Isto parece óbvio, mas muitos retalhistas ignoram esta medida simples. Para escolher eficazmente o stock certo, prever o seu stock para o futuro e gerir o seu negócio com sucesso, tem de saber o que vende e o que não vende. É por isso que é vital ter relatórios de vendas, para que possa ver facilmente quais os produtos que estão a vender rapidamente e quais não estão a sair. Alguns retalhistas acreditam que já sabem quais são os seus best-sellers, por isso não se dão ao trabalho de analisar os seus relatórios de vendas. Isto é um erro enorme! As tendências de consumo estão sempre a mudar, e o que os seus clientes estão a comprar e a não comprar muda constantemente. É por isso que é essencial ter uma boa ferramenta de relatórios para a sua loja, um bónus se estiver integrada no seu POS.
Analise os seus relatórios. Veja o que vende e quando vende, e use isto a seu favor ao fazer merchandising e planear as suas exposições e promoções. Quaisquer itens que estejam a sair rapidamente, são os itens para os quais deve definir um nível de reabastecimento e provavelmente encomendar mais para a sua loja. Os itens que não estão a sair são o stock que não deve encomendar mais. Qualquer stock que lhe sobre, tente livrar-se dele com um desconto ou promoção, ou até mesmo um sorteio. A tentar aumentar as vendas? Aqui está um guia.
Saiba Quando Reencomendar
Os seus itens mais vendidos esgotar-se-ão mais rapidamente, obviamente, mas o truque é mantê-los sempre em stock e nunca ficar sem eles. Ficar sem stock dos seus best-sellers significa perder vendas e receitas. De acordo com a Veeqo, 70% dos compradores preferem obter um item de um concorrente do que esperar por um item em espera - por isso, até os seus clientes mais leais podem gastar o seu dinheiro noutro lugar. Para evitar isto, defina sempre uma quantidade de reencomenda, ou um 'nível de reabastecimento' para os seus itens mais vendidos. Um nível de reabastecimento é a quantidade mais baixa do item que precisa de ter sempre à mão - assim que atingir o seu nível de reabastecimento, ou se aproximar dele, é hora de reencomendar antes de esgotar completamente.
Esta estratégia é melhor do que esperar até ao último momento para reencomendar, o que poderia levar a ficar sem stock, a ter atrasos na entrega e a perder vendas. Mas também é mais inteligente do que simplesmente encomendar uma tonelada do item sempre que tiver oportunidade - o que muitos retalhistas fazem. Embora possa parecer uma boa ideia acumular os itens que vende, isto também ocupa muito espaço de armazenamento e, em alguns casos, dependendo do item, o seu stock pode estragar-se, danificar-se ou ficar desatualizado - especialmente se vender itens perecíveis como comida, maquilhagem ou itens de higiene. Além disso, há também a possibilidade de sobrestimar o quanto pode vender e ficar com um monte de stock morto mais uma vez.
Priorize o seu Stock
Existem algumas regras diferentes sobre como priorizar o seu stock. A Regra 80/20 afirma que 80% da sua receita vem de 20% do seu stock - por isso, deve descobrir quais são esses 20% e priorizar esses itens em relação ao resto do seu inventário. Da mesma forma, existem as regras ABC, o que significa que pode categorizar o seu stock em 3 categorias separadas: A é o stock que é extremamente valioso e impulsiona a maioria das vendas, e C é o stock que tem o menor impacto na sua receita. B fica algures no meio. Se categorizar quais os itens que são mais valiosos para a sua loja, será muito mais fácil saber o que reencomendar e o que deixar passar.
Preveja com Precisão
Como mencionado, prever o stock de que precisará é complicado, mas essencial. É difícil dizer com certeza o que venderá e o que não venderá, mas com o uso de ferramentas de relatórios e atenção ao desempenho passado da sua loja, pode prever com bastante precisão. Olhe para o que está a vender atualmente na sua loja, mas também olhe para os relatórios do passado. Olhe para esta altura no ano passado e verifique quais os itens que estavam a vender. É provável que o que vendeu há um ano volte a vender. Com as ferramentas de relatórios certas, pode voltar a qualquer ponto no tempo para ver os seus relatórios de vendas e tomar uma decisão informada sobre as suas ordens de compra.
Outro aspeto a ter em mente ao prever são os próximos feriados e estações. O seu stock pode mudar dependendo se é verão ou Natal, ou se está à espera de turistas ou do tráfego de regresso às aulas, por exemplo. Leve isto em consideração ao planear o seu stock.
Encontre o Sistema de Gestão de Inventário Certo
Muitas pequenas empresas gerem o seu inventário manualmente, em folhas de cálculo ou cadernos, o que pode funcionar bem o suficiente se for uma empresa muito pequena. No entanto, este tipo of gestão é muito mais propenso a erro humano, pois deve atualizar e ajustar manualmente o seu inventário constantemente. É muito mais trabalho e é muito mais suscetível a erros no seu stock. É muito mais provável que encontre problemas com o inventário, especialmente à medida que o seu negócio cresce.
Existem vários sistemas de gestão de inventário que pode usar sozinhos ou que pode integrar no seu POS. No entanto, muitos retalhistas preferem um sistema de gestão de inventário integrado no seu POS, para que tudo esteja num só lugar e seja facilmente acessível e ajustável. Sistemas de POS como o Oliver POS permitem-lhe acompanhar o seu inventário e ajustá-lo diretamente no seu registo POS. Se vende tanto online como em loja, este POS é especialmente útil porque mantém o seu inventário online e em loja sincronizado automaticamente.
