Oliver POS hat keine Partnerschaft mit Exact Online. Es unterstützt Exact Online auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das Plugin Exact Online for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit Exact Online synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, wird als normale WooCommerce-Bestellung erfasst, der Exact Online-Konnektor bucht ihn, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben Exact Online-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. Exact Online erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das führende System. Oliver ist die Kasse, die darauf aufsetzt.
Was genau ist Exact Online
Exact Online ist die dominierende niederländische Cloud-Buchhaltungs- und Geschäftsplattform für KMU, die auch in Belgien weit verbreitet ist. Niederländische Buchhalter abonnieren Exact Online speziell für die Zusammenarbeit mit Kunden. Der WooCommerce + Exact Online-Konnektor bucht Bestellungen als Verkaufsrechnungen (verkoopfacturen) und Kunden als Exact-Kontakte (relaties).
Für unsere Zwecke ist nicht eine bestimmte Funktion von Exact Online wichtig, sondern die Tatsache, dass der WooCommerce-Konnektor ausgereift und gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als vollwertige Transaktion in Exact Online behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten Exact Online-Konnektor hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende Exact Online-Konnektor übernimmt sie.
Wie Oliver POS Verkäufe aus dem Ladengeschäft in Exact Online einspeist
Der Exact Online WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Kassieren“.
- Oliver fordert auf, einen Kontakt (relatie) zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder über eine neue Kontaktkarte.
- Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop verwendete WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kontakt-ID, den Einzelposten, den Gesamtsummen, den BTW-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
- Das Plugin Exact Online for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Konnektor bucht eine Verkaufsrechnung (verkoopfactuur) in Exact Online mit den korrekten BTW-Codes, dem Kontakt und den Zuordnungen für Erlös- und Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von Exact Online läuft auf dem neuen Dokument – Buchungssätze, Zahlungsabgleich, BTW-Abgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.
Von Anfang bis Ende landet der Verkauf aus dem Ladengeschäft in Exact Online, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil des nächsten Tagesabschlusses (im Modus für tägliche Zusammenfassungen). In beiden Fällen ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der Exact Online WooCommerce-Konnektor – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten Exact Online-Konnektor hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin Exact Online for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/exact-online-for-woocommerce/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce zu Exact Online zu handhaben, einschließlich der Zuordnung der BTW, des Abgleichs von Kontakten (relaties), der Abwicklung von Rückerstattungen und des Standard-Berichtsflusses.
Die Einrichtung ist identisch mit der für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Konnektor, verbinden Sie ihn mit Ihrem Exact Online-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die BTW-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS Kassenverkaufs – über denselben Pfad in Exact Online.
Warum es wichtig ist, Verkäufe aus dem Ladengeschäft in Exact Online zu übertragen
Die meisten Einzelhändler, die Exact Online mit einem WooCommerce-Shop nutzen, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen von dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein Exact Online-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- BTW-Erklärungen sind falsch. Exact Online berechnet die BTW aus dem Hauptbuch.
- ICP-Meldungen (Opgaaf Intracommunautaire Prestaties) sind falsch. Die Meldung von grenzüberschreitenden EU-Verkäufen hängt von der Vollständigkeit des Hauptbuchs ab.
- Das niederländische Modell der Zusammenarbeit mit dem Buchhalter bricht zusammen. Das Buchhalterportal von Exact Online erwartet das gesamte Unternehmen.
Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. Exact Online sieht einen einzigen Einnahmenstrom, eine einzige BTW-Verbindlichkeitssumme und ein einziges Kunden-Hauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank ist kein forensischer Akt mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Laden kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein Exact Online-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen Exact Online-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und Exact Online; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver verlangt keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am Exact Online-Abonnement. Ihr Exact Online-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und Exact Online.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; Exact Online liest daraus über den Konnektor. Wenn Sie Exact Online jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie das Plugin Exact Online for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem Exact Online-Konto. Ordnen Sie dabei die WooCommerce-Konten für Verkäufe, BTW und Zahlungsmethoden Ihrem Exact Online-Kontenplan zu.
- Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich getätigte Online-Bestellung als erwartete Verkaufsrechnung (verkoopfactuur) in Exact Online erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Tablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Erfassung des Kontakts (relatie) beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kontakt (relatie) zu und bestätigen Sie, dass die Verkaufsrechnung (verkoopfactuur) in Exact Online mit den korrekten Gesamtsummen und BTW-Aufteilungen erscheint.
FAQ
Behandelt Exact Online belgische BTW-Codes für Oliver POS-Verkäufe korrekt?
Ja. Exact Online unterstützt sowohl niederländische als auch belgische BTW-Konfigurationen. Der für das richtige Land konfigurierte WooCommerce-Shop speist den Konnektor, und Exact Online bucht den richtigen BTW-Code.
Wird Oliver POS mit dem Exact Online Buchhalterportal funktionieren?
Ja – indirekt. Oliver POS meldet sich nicht bei Exact Online an. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce; der Exact Online-Konnektor bucht sie in dieselbe Exact Online-Umgebung, in der Ihr Buchhalter arbeitet.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit Exact Online?
Nein. Oliver ist kein Partner von Exact Online oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen Exact Online, weil dessen WooCommerce-Konnektor bereits Bestellungen, Rückerstattungen, BTW und Kontakte (relaties) aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Konnektor ihn automatisch aufnimmt. Ihr Exact Online-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und Exact Online.
Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von Exact Online?
Nein. Sie bezahlen Exact Online direkt zu den von Exact Online veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe aus dem Ladengeschäft und meine Online-Verkäufe in einem einzigen Buchungssystem in Exact Online abgestimmt?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Bis die Bestellungen den Exact Online-Konnektor erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. Exact Online sieht einen Einnahmenstrom, eine BTW-Verbindlichkeitssumme und ein Kontakt-Hauptbuch (relatie) – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssystem.
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