Oliver POS hat keine Partnerschaft mit FreeAgent. Es unterstützt FreeAgent auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das Plugin Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit FreeAgent synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, wird als normale WooCommerce-Bestellung erfasst, der FreeAgent-Konnektor bucht ihn, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben FreeAgent-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. FreeAgent erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das führende System. Oliver ist die Kasse, die darauf aufsetzt.
Was genau ist FreeAgent
FreeAgent ist die britische Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen, die NatWest gehört und bei Einzelunternehmern, Freiberuflern und kleinen Kapitalgesellschaften (Limited Companies) beliebt ist. Geschäftskontoinhaber von NatWest, Royal Bank of Scotland und Ulster Bank erhalten FreeAgent kostenlos – was es unter britischen Kleinstunternehmen allgegenwärtig macht. Der FreeAgent WooCommerce-Konnektor bucht Bestellungen als Rechnungen und Kunden als FreeAgent-Kontakte.
Für unsere Zwecke ist nicht eine bestimmte Funktion von FreeAgent wichtig, sondern die Tatsache, dass der WooCommerce-Konnektor ausgereift und gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als vollwertige Transaktion in FreeAgent behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten FreeAgent-Konnektor hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende FreeAgent-Konnektor übernimmt sie.
Wie Oliver POS Verkäufe aus dem Ladengeschäft in FreeAgent einspeist
Der FreeAgent WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Kassieren“.
- Oliver fordert auf, einen Kontakt zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder über eine neue Kontaktkarte.
- Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop verwendete WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kontakt-ID, den Einzelposten, den Gesamtsummen, den MwSt.-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
- Das Plugin Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Konnektor bucht eine Rechnung in FreeAgent mit den korrekten MwSt.-Codes, dem Kontakt und den Zuordnungen für Erlös- und Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von FreeAgent läuft auf dem neuen Dokument – Buchungssätze, Zahlungsabgleich, MwSt.-Abgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.
Von Anfang bis Ende landet der Verkauf aus dem Ladengeschäft in FreeAgent, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil des nächsten Tagesabschlusses (im Modus für tägliche Zusammenfassungen). In beiden Fällen ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der FreeAgent WooCommerce-Konnektor – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten FreeAgent-Konnektor hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce zu FreeAgent zu handhaben, einschließlich der Zuordnung der MwSt., des Abgleichs von Kontakten, der Abwicklung von Rückerstattungen und des Standard-Berichtsflusses.
Die Einrichtung ist identisch mit der für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Konnektor, verbinden Sie ihn mit Ihrem FreeAgent-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS Kassenverkaufs – über denselben Pfad in FreeAgent.
Warum es wichtig ist, Verkäufe aus dem Ladengeschäft in FreeAgent zu übertragen
Die meisten Einzelhändler, die FreeAgent mit einem WooCommerce-Shop nutzen, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen von dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein FreeAgent-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- Die automatische Selbstveranlagung (Self Assessment) ist falsch. FreeAgent schätzt die Haftung für die Selbstveranlagung aus dem Hauptbuch. Ein Kassensystem, das FreeAgent nicht speist, bedeutet, dass die Schätzung zu niedrig ist und der Gründer bei der Einreichung eine Überraschung erlebt.
- Automatische Entwürfe für die Umsatzsteuererklärung sind falsch. FreeAgent entwirft die Umsatzsteuererklärung zu Beginn des nächsten Quartals. Ohne Verkäufe im Geschäft ist der Entwurf vom ersten Tag an falsch.
- Die Cashflow-Prognose weicht ab. Die Cashflow-Tools von FreeAgent hängen von der Vollständigkeit des Hauptbuchs ab.
Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. FreeAgent sieht einen einzigen Einnahmenstrom, eine einzige MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein einziges Kunden-Hauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank ist kein forensischer Akt mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Laden kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein FreeAgent-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen FreeAgent-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und FreeAgent; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver verlangt keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am FreeAgent-Abonnement. Ihr FreeAgent-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und FreeAgent.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; FreeAgent liest daraus über den Konnektor. Wenn Sie FreeAgent jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie das Plugin Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem FreeAgent-Konto. Ordnen Sie dabei die WooCommerce-Konten für Verkäufe, MwSt. und Zahlungsmethoden Ihrem FreeAgent-Kontenplan zu.
- Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich getätigte Online-Bestellung als erwartete Rechnung in FreeAgent erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Tablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kontakterfassung beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kontakt zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in FreeAgent mit den korrekten Gesamtsummen und MwSt.-Aufteilungen erscheint.
FAQ
Wird die automatische Schätzung der Selbstveranlagung von FreeAgent Oliver POS-Verkäufe beinhalten?
Ja. Die Schätzung der Selbstveranlagung basiert auf dem Hauptbuch von FreeAgent. Sobald Kassenverkäufe über den WooCommerce-Konnektor FreeAgent erreichen, spiegelt die Schätzung das vollständige Umsatzbild wider.
Unterstützt FreeAgent Einzelhändler mit mehreren Filialen, die Oliver POS betreiben?
FreeAgent gruppiert Einnahmen nicht nativ nach Filiale, aber der WooCommerce-Konnektor kann Bestellungen über benutzerdefinierte Felder nach Geschäft oder Standort kennzeichnen, die FreeAgent auf der Rechnung anzeigt. Die meisten Einzelhändler mit mehreren Filialen, die FreeAgent nutzen, verlassen sich für Details pro Filiale auf die eigenen Filialberichte von Oliver.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit FreeAgent?
Nein. Oliver ist kein Partner von FreeAgent oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen FreeAgent, weil dessen WooCommerce-Konnektor bereits Bestellungen, Rückerstattungen, MwSt. und Kontakte aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Konnektor ihn automatisch aufnimmt. Ihr FreeAgent-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und FreeAgent.
Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von FreeAgent?
Nein. Sie bezahlen FreeAgent direkt zu den von FreeAgent veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe aus dem Ladengeschäft und meine Online-Verkäufe in einem einzigen Buchungssystem in FreeAgent abgestimmt?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Bis die Bestellungen den FreeAgent-Konnektor erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. FreeAgent sieht einen Einnahmenstrom, eine MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein Kontakt-Hauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssystem.
Testen Sie Oliver POS 30 Tage lang kostenlos unter /demo/ – bringen Sie Ihren bestehenden WooCommerce-Shop und Ihr bestehendes FreeAgent-Abonnement mit und lassen Sie Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft innerhalb einer Stunde im selben FreeAgent-Hauptbuch wie Ihre Online-Bestellungen verbuchen. Entwickelt für britische Kleinstunternehmen, aber überall verfügbar, wo WooCommerce läuft.