FreshBooks WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsanleitung

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit FreshBooks. Es unterstützt FreshBooks auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das Plugin FreshBooks for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit FreshBooks synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, wird als normale WooCommerce-Bestellung erfasst, der FreshBooks-Konnektor bucht ihn, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben FreshBooks-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. FreshBooks erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das führende System. Oliver ist die Kasse, die darauf aufsetzt.

Was genau ist FreshBooks

FreshBooks ist die Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen, die für Dienstleistungsunternehmen und Produkthändler entwickelt wurde, die Tabellenkalkulationen hassen. Es begann als Rechnungstool und erweiterte sich zu einem vollständigen KMU-Hauptbuch. Der FreshBooks WooCommerce-Konnektor bucht WooCommerce-Bestellungen als FreshBooks-Rechnungen, WooCommerce-Kunden als FreshBooks-Kunden und WooCommerce-Rückerstattungen als Gutschriften.

Für unsere Zwecke ist nicht eine bestimmte Funktion von FreshBooks wichtig, sondern die Tatsache, dass der WooCommerce-Konnektor ausgereift und gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als vollwertige Transaktion in FreshBooks behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten FreshBooks-Konnektor hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende FreshBooks-Konnektor übernimmt sie.

Wie Oliver POS Verkäufe aus dem Ladengeschäft in FreshBooks einspeist

Der FreshBooks WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Kassieren“.
2. Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder über eine neue Kundenkarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop verwendete WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kunden-ID, den Einzelposten, den Gesamtsummen, den Umsatzsteuer-/MwSt.-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. Das Plugin FreshBooks for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Konnektor bucht eine Rechnung in FreshBooks mit den korrekten Umsatzsteuer-/MwSt.-Codes, dem Kunden und den Zuordnungen für Erlös- und Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von FreshBooks läuft auf dem neuen Dokument – Buchungssätze, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuer-/MwSt.-Abgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende landet der Verkauf aus dem Ladengeschäft in FreshBooks, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil des nächsten Tagesabschlusses (im Modus für tägliche Zusammenfassungen). In beiden Fällen ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der FreshBooks WooCommerce-Konnektor – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten FreshBooks-Konnektor hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin FreshBooks for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce zu FreshBooks zu handhaben, einschließlich der Zuordnung von Umsatzsteuer/MwSt., des Kundenabgleichs, der Abwicklung von Rückerstattungen und des Standard-Berichtsflusses.

Die Einrichtung ist identisch mit der für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Konnektor, verbinden Sie ihn mit Ihrem FreshBooks-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuer-/MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS Kassenverkaufs – über denselben Pfad in FreshBooks.

Warum es wichtig ist, Verkäufe aus dem Ladengeschäft in FreshBooks zu übertragen

Die meisten Einzelhändler, die FreshBooks mit einem WooCommerce-Shop nutzen, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen von dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein FreshBooks-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Die Rechnungsnummerierung ist fehlerhaft. FreshBooks vergibt Rechnungsnummern fortlaufend. Ein Kassensystem, das Tagesabschluss-Buchungen an anderer Stelle bucht, erzeugt eine Lücke in der FreshBooks-Nummerierung, was Prüfungen erschwert.
• Der Lifetime-Value des Kunden ist falsch. FreshBooks zeigt den lebenslangen Umsatz pro Kunde. Ohne Verkäufe im Geschäft sehen Stammkunden wie einmalige Online-Käufer aus.
• Berichte über Zahlungseingänge sind irreführend. FreshBooks berichtet über den Zeitpunkt von Zahlungen. Ein Kassensystem, das Barverkäufe separat erfasst, lässt den Bericht so aussehen, als gäbe es überhaupt keine Bareinnahmen.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. FreshBooks sieht einen einzigen Einnahmenstrom, eine einzige Umsatzsteuer-/MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein einziges Kunden-Hauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank ist kein forensischer Akt mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Laden kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein FreshBooks-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen FreshBooks-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und FreshBooks; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver verlangt keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am FreshBooks-Abonnement. Ihr FreshBooks-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und FreshBooks.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; FreshBooks liest daraus über den Konnektor. Wenn Sie FreshBooks jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie das Plugin FreshBooks for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem FreshBooks-Konto. Ordnen Sie dabei die WooCommerce-Konten für Verkäufe, Umsatzsteuer/MwSt. und Zahlungsmethoden Ihrem FreshBooks-Kontenplan zu.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich getätigte Online-Bestellung als erwartete Rechnung in FreshBooks erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Tablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kundenerfassung beim Checkout aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in FreshBooks mit den korrekten Gesamtsummen und Umsatzsteuer-/MwSt.-Aufteilungen erscheint.

FAQ

Muss ich für jeden Laufkunden einen FreshBooks-Kunden anlegen?

Nein. Anonyme Kassenverkäufe werden zu FreshBooks-Rechnungen für einen konfigurierbaren „Laufkunden“- oder „Einzelhandels“-Kunden. Benannte Kunden – die an der Kasse per E-Mail oder Telefon erfasst werden – erstellen oder gleichen automatisch einen bestehenden FreshBooks-Kunden ab.

Kann FreshBooks Oliver POS-Zahlungen mit Bankeinzahlungen abgleichen?

Ja. FreshBooks verfolgt Rechnungszahlungen über das Einnahmenkonto, auf das der Konnektor bucht. Ordnen Sie die richtige WooCommerce-Zahlungsmethode dem richtigen FreshBooks-Konto zu, und das FreshBooks-Bankabgleichstool gleicht Einzahlungen genauso ab wie bei Online-Bestellungen.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit FreshBooks?

Nein. Oliver ist kein Partner von FreshBooks oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen FreshBooks, weil dessen WooCommerce-Konnektor bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer/MwSt. und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Konnektor ihn automatisch aufnimmt. Ihr FreshBooks-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und FreshBooks.

Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von FreshBooks?

Nein. Sie bezahlen FreshBooks direkt zu den von FreshBooks veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe aus dem Ladengeschäft und meine Online-Verkäufe in einem einzigen Buchungssystem in FreshBooks abgestimmt?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Bis die Bestellungen den FreshBooks-Konnektor erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. FreshBooks sieht einen Einnahmenstrom, eine Umsatzsteuer-/MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein Kunden-Hauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssystem.

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