KashFlow WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsanleitung

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit KashFlow. Es unterstützt KashFlow genauso wie jeder WooCommerce-Shop – über das KashFlow for WooCommerce-Plugin, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit KashFlow synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, wird als normale WooCommerce-Bestellung erfasst, der KashFlow-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen aus dem Geschäft landen im selben KashFlow-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. KashFlow erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse obendrauf.

Was KashFlow genau ist

KashFlow (Teil von IRIS Software) ist eine Cloud-Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen in Großbritannien, die bei Einzelunternehmern und kleinen Kapitalgesellschaften beliebt ist. Sie ist von der HMRC für Making Tax Digital (MTD) zugelassen und für viele britische Buchhalter, die die IRIS-Suite verwenden, die bevorzugte Buchhaltungs-Software. Der KashFlow WooCommerce-Connector bucht Bestellungen als Rechnungen und Kunden als KashFlow-Kunden.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an KashFlow nicht eine bestimmte Funktion – es ist die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift ist, gut unterstützt wird und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in KashFlow behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten KashFlow-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende KashFlow-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Geschäft in KashFlow einspeist

Der KashFlow WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer verbucht den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Bezahlen“.
2. Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder über eine neue Kundenkarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Geschäft verwendete WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver erstellt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit Kunden-ID, Einzelposten, Gesamtsummen, MwSt.-Aufschlüsselung und Zahlungsmethode.
5. Das KashFlow for WooCommerce-Plugin erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung in KashFlow mit den richtigen MwSt.-Codes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von KashFlow wird für das neue Dokument ausgeführt – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, MwSt.-Rückstellungen und alle nachgelagerten Automatisierungen, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende landet der Verkauf im Geschäft in KashFlow, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Modus der täglichen Zusammenfassung). In beiden Fällen ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der KashFlow WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten KashFlow-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin KashFlow for WooCommerce, das unter wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/ verfügbar ist. Es wurde speziell für den Datenpfad von WooCommerce → KashFlow entwickelt, einschließlich MwSt.-Mapping, Kundenabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsablauf.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem KashFlow-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – auf demselben Weg in KashFlow.

Warum es wichtig ist, Verkäufe im Geschäft in KashFlow zu übertragen

Die meisten Einzelhändler, die KashFlow in einem WooCommerce-Shop verwenden, haben ein Hauptbuch, das stark auf Online-Verkäufe ausgerichtet ist, da die Daten historisch gesehen nur dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein KashFlow-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• MTD-Einreichungen haben die falsche Zahl. KashFlow reicht MTD-Umsatzsteuererklärungen aus den Rechnungen im Hauptbuch ein. Fehlende Verkäufe im Geschäft bedeuten, dass die Zahl in Feld 9 der Umsatzsteuererklärung zu niedrig angesetzt ist.
• Gesetzliche Abschlüsse am Jahresende werden rekonstruiert statt abgerufen. Kleine Kapitalgesellschaften reichen jedes Jahr Abschlüsse beim Companies House ein. Die Rekonstruktion der Einnahmen aus dem Geschäft aus POS-Exporten ist die übliche Ursache für den Schmerz am Jahresende.
• Der Buchhalter erhält zwei Datenquellen. KashFlow wird oft gewählt, weil der Buchhalter es verwendet. Ein POS, das es nicht speist, macht diese Wahl zunichte.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. KashFlow sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuerverbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank ist kein forensischer Akt mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein KashFlow-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen KashFlow-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und KashFlow; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver erhebt keinen Aufschlag, fügt keine Gebühr pro Transaktion hinzu und erhält keinen Anteil am KashFlow-Abonnement. Ihr KashFlow-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und KashFlow.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle in Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; KashFlow liest daraus über den Connector. Wenn Sie KashFlow jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie KashFlow for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Website und verbinden Sie es mit Ihrem KashFlow-Konto. Ordnen Sie dabei die WooCommerce-Verkaufs-, MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem KashFlow-Kontenplan zu.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich erfolgte Online-Bestellung als erwartete Rechnung in KashFlow erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Tablet an und bestätigen Sie, dass die Kundenerfassungsaufforderung an der Kasse aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in KashFlow mit den richtigen Gesamtsummen und MwSt.-Aufschlüsselungen erscheint.

FAQ

Ist KashFlow MTD-konform für Verkäufe im Geschäft mit Oliver POS?

Ja. KashFlow ist von der HMRC für Making Tax Digital zugelassen. Oliver POS-Verkäufe werden zu WooCommerce-Bestellungen, der KashFlow-Connector bucht sie als KashFlow-Rechnungen mit den richtigen MwSt.-Codes, und die MTD-Einreichung verwendet die einheitlichen KashFlow-MwSt.-Daten.

Benötigt Oliver POS etwas UK-Spezifisches, um mit KashFlow zu funktionieren?

Nur einen WooCommerce-Shop, der für die britische Mehrwertsteuer (Standard, ermäßigt, Null, befreit) konfiguriert ist, und einen KashFlow-Connector, der den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen zugeordnet ist. Oliver POS verbucht den Verkauf in WooCommerce; der Connector kümmert sich um KashFlow.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit KashFlow?

Nein. Oliver hat keine Partnerschaft mit KashFlow oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen KashFlow, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, MwSt. und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr KashFlow-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und KashFlow.

Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von KashFlow?

Nein. Sie zahlen direkt an KashFlow zu den von KashFlow veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in KashFlow abgeglichen?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den KashFlow-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. KashFlow sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuerverbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch – kein manueller Abgleich zwischen Online- und In-Store-Buchungen.

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