QuickBooks Online WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsanleitung

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit QuickBooks. Es unterstützt QuickBooks auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über MyWorks Sync for QuickBooks Online, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit QuickBooks Online synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kassa verbucht, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der QuickBooks-Connector bucht sie, und Ihr Umsatz im Geschäft landet im selben QuickBooks Online-Hauptbuch wie Ihr Online-Umsatz. QuickBooks Online erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das führende System. Oliver ist die Kassa obendrauf.

Was QuickBooks Online genau ist

QuickBooks Online ist die Cloud-Buchhaltungsplattform von Intuit – die meistgenutzte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen in Nordamerika und eine der meistgenutzten weltweit. Für WooCommerce-Shops ist das etablierte Connector-Muster Rechnungen oder Verkaufsbelege pro Bestellung in Echtzeit oder zusammenfassende Journalbuchungen am Tagesende mit Aufteilungen pro Steuercode, pro Zahlungsmethode und pro Filiale.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an QuickBooks nicht irgendein spezielles Feature – es ist die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift ist, gut unterstützt wird und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in QuickBooks behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten QuickBooks-Connector hinzu oder verändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende QuickBooks-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Geschäft in QuickBooks Online einspeist

Der QuickBooks WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassier verbucht den Verkauf an der Oliver-Kassa, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Kassieren“.
2. Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder über eine neue Kundenkarte.
3. Der Kassier nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kunden-ID, den Positionen, den Gesamtsummen, den Umsatzsteueraufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung oder einen Verkaufsbeleg in QuickBooks Online mit den richtigen Umsatzsteuercodes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von QuickBooks Online läuft auf dem neuen Dokument – Journalbuchungen, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuerrückstellungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Geschäft in QuickBooks Online an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Modus für tägliche Zusammenfassungen). In beiden Fällen ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der QuickBooks Online WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten QuickBooks-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-MyWorks Sync for QuickBooks Online, verfügbar unter wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → QuickBooks Online zu handhaben, einschließlich Umsatzsteuer-Mapping, Kundenabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsablauf.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem QuickBooks Online-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuercodes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in QuickBooks Online.

Warum es wichtig ist, Verkäufe im Geschäft in QuickBooks Online zu übertragen

Die meisten Einzelhändler, die QuickBooks auf einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen von dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein QuickBooks Online-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen und fast nichts über Verkäufe an der Kassa weiß. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Der tägliche Abgleich weicht ab. Ein QuickBooks-Hauptbuch, das Online-Bestellungen, aber keine Verkäufe im Geschäft enthält, stimmt nicht mit der Bankeinzahlung überein, was bedeutet, dass der Montagmorgen des Buchhalters zu einer forensischen Übung anstelle eines routinemäßigen Abgleichs wird.
• Die Umsatzsteuerschuld ist falsch. QuickBooks führt den Umsatzsteuerhaftungsbericht aus den Rechnungen im Hauptbuch aus. Wenn die Hälfte der Einnahmen fehlt, ist der Bericht um die Hälfte falsch.
• Die Berichterstattung auf Kundenebene ist halbblind. Die Kundenberichte von QuickBooks sehen nur Online-Bestellungen. Ein Großhandelskunde, der an der Kassa abholt, generiert keine Einnahmen für den QuickBooks-Kontakt.
• Der Jahresabschluss ist schwieriger als er sein sollte. Der Wirtschaftsprüfer verbringt den Januar damit, die Einnahmen im Geschäft aus POS-Exporten zu rekonstruieren, anstatt saubere Berichte aus QuickBooks zu ziehen.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. QuickBooks Online sieht einen Einnahmenstrom, eine Umsatzsteuerhaftungssumme und ein Kundenbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank wird nicht mehr zu einer forensischen Übung. Der Berater oder Buchhalter arbeitet von einer einzigen Quelle aus. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein QuickBooks-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen QuickBooks-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und QuickBooks; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver verlangt keinen Aufschlag, fügt keine Gebühr pro Transaktion hinzu und erhält keinen Anteil am QuickBooks-Abonnement. Ihr QuickBooks-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und QuickBooks.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Datenhoheit nicht verändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; QuickBooks liest daraus über den Connector. Wenn Sie QuickBooks jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie MyWorks Sync for QuickBooks Online auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem QuickBooks Online-Konto. Ordnen Sie die WooCommerce-Verkaufs-, Umsatzsteuer- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem QuickBooks-Kontenplan zu.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung oder Verkaufsbeleg in QuickBooks erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kassa auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kundenerfassung beim Checkout aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kassa durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung oder der Verkaufsbeleg in QuickBooks mit den richtigen Gesamtsummen und Umsatzsteueraufteilungen erscheint.

FAQ

Rechnungen pro Bestellung oder Journalbuchungen am Tagesende – welchen Modus sollte ich verwenden?

Das hängt von der Präferenz Ihres Buchhalters und Ihrem Volumen ab. Rechnungen pro Bestellung liefern die sauberste Berichterstattung auf Kundenebene in QuickBooks – jede WooCommerce-Bestellung (online oder im Geschäft) ist eine eigene Rechnung. Journalbuchungen am Tagesende sind für umsatzstarke Geschäfte einfacher: ein Eintrag pro Tag pro Filiale, mit Aufteilungen nach Einnahmen, Steuern und Zahlungsmethoden, die auf die richtigen Konten gebucht werden. In jedem Fall folgen Oliver POS-Verkäufe dem von Ihnen gewählten Modus, da sie alle über denselben QuickBooks-Connector laufen.

Handhabt der QuickBooks-Connector Rückerstattungen von Oliver POS?

Ja. Eine an der Oliver POS-Kassa ausgestellte Rückerstattung schreibt eine WooCommerce-Rückerstattungsaktion, die der QuickBooks-Connector als Gutschrift gegen die ursprüngliche Rechnung (Modus pro Bestellung) oder als negative Zeile in der täglichen Journalbuchung (Zusammenfassungsmodus) bucht. Sowohl die Umsatzsteuerhaftung als auch das Kundenbuch werden korrekt aktualisiert.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit QuickBooks?

Nein. Oliver ist kein Partner von QuickBooks oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen QuickBooks, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr QuickBooks-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und QuickBooks.

Verrechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von QuickBooks?

Nein. Sie bezahlen QuickBooks direkt zu den von QuickBooks veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in QuickBooks abgeglichen?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den QuickBooks-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. QuickBooks sieht einen Einnahmenstrom, eine Umsatzsteuerhaftungssumme und ein Kundenbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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