FreshBooks WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsleitfaden

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit FreshBooks. Es unterstützt FreshBooks auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über FreshBooks for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit FreshBooks synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der FreshBooks-Connector bucht sie, und Ihr Umsatz im Geschäft landet im selben FreshBooks-Hauptbuch wie Ihr Online-Umsatz. FreshBooks erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse, die darauf aufsetzt.

Was genau ist FreshBooks?

FreshBooks ist die Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen, die für Dienstleistungsunternehmen und Produkthändler entwickelt wurde, die Tabellenkalkulationen hassen. Es begann als Rechnungstool und erweiterte sich zu einem vollständigen KMU-Hauptbuch. Der FreshBooks WooCommerce-Connector bucht WooCommerce-Bestellungen als FreshBooks-Rechnungen, WooCommerce-Kunden als FreshBooks-Kunden und WooCommerce-Rückerstattungen als Gutschriften.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an FreshBooks nicht eine bestimmte Funktion – es ist die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in FreshBooks behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten FreshBooks-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende FreshBooks-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Geschäft in FreshBooks einspeist

Der FreshBooks WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf «Bezahlen».
2. Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder einer neuen Kundenkarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kunden-ID, den Einzelposten, den Gesamtsummen, den Umsatzsteuer-/MwSt.-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. Das FreshBooks for WooCommerce-Plugin erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung in FreshBooks mit den richtigen Umsatzsteuer-/MwSt.-Codes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen- und Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von FreshBooks läuft auf dem neuen Dokument – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuer-/MwSt.-Rückstellungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Geschäft in FreshBooks an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Pro-Bestellung-Modus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungs-Modus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der FreshBooks WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten FreshBooks-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-FreshBooks for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce zu FreshBooks zu handhaben, einschliesslich Umsatzsteuer-/MwSt.-Mapping, Kundenabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsfluss.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem FreshBooks-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuer-/MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fliesst jede WooCommerce-Bestellung – einschliesslich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in FreshBooks.

Warum es wichtig ist, Verkäufe im Geschäft in FreshBooks zu übertragen

Die meisten Einzelhändler, die FreshBooks mit einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein FreshBooks-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiss und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Die Rechnungsnummerierung wird inkonsistent. FreshBooks vergibt Rechnungsnummern sequenziell. Ein Kassensystem, das Tagesend-Journaleinträge an anderer Stelle bucht, erzeugt eine Lücke in der FreshBooks-Nummerierung, was Prüfungen erschwert.
• Der Lifetime Value des Kunden ist falsch. FreshBooks zeigt den Lifetime-Umsatz pro Kunde an. Ohne Verkäufe im Geschäft sehen Stammkunden wie einmalige Online-Käufer aus.
• Berichte über Zahlungseingänge sind irreführend. FreshBooks berichtet über den Zeitpunkt von Zahlungen. Ein Kassensystem, das Barverkäufe separat erfasst, lässt den Bericht so aussehen, als gäbe es überhaupt keine Bareinnahmen.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. FreshBooks sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuer-/MwSt.-Verbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank ist keine forensische Übung mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein FreshBooks-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen FreshBooks-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und FreshBooks; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am FreshBooks-Abonnement. Ihr FreshBooks-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschliesslich zwischen Ihnen und FreshBooks.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Datenhoheit nicht verändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; FreshBooks liest daraus über den Connector. Wenn Sie FreshBooks jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie FreshBooks for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem FreshBooks-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, Umsatzsteuer-/MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem FreshBooks-Kontenplan zuordnen.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung in FreshBooks erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Theken-Tablet an und bestätigen Sie, dass die Kundenerfassungsaufforderung beim Checkout aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in FreshBooks mit den richtigen Gesamtsummen und Umsatzsteuer-/MwSt.-Aufteilungen erscheint.

FAQ

Muss ich für jeden Laufkunden einen FreshBooks-Kunden anlegen?

Nein. Anonyme Kassenverkäufe werden zu FreshBooks-Rechnungen gegen einen konfigurierbaren „Laufkunden“- oder „Einzelhandels“-Kunden. Benannte Kunden – an der Kasse per E-Mail oder Telefon erfasst – erstellen oder gleichen automatisch einen bestehenden FreshBooks-Kunden ab.

Kann FreshBooks Oliver POS-Zahlungen mit Bankeinzahlungen abgleichen?

Ja. FreshBooks verfolgt Rechnungszahlungen nach dem Einnahmenkonto, auf das der Connector bucht. Ordnen Sie die richtige WooCommerce-Zahlungsmethode dem richtigen FreshBooks-Konto zu, und das Bankabgleichs-Tool von FreshBooks gleicht Einzahlungen genauso ab wie bei Online-Bestellungen.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit FreshBooks?

Nein. Oliver ist kein Partner von FreshBooks oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen FreshBooks, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer/MwSt. und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufnimmt. Ihr FreshBooks-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und FreshBooks.

Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von FreshBooks?

Nein. Sie bezahlen FreshBooks direkt zu den von FreshBooks veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in FreshBooks abgeglichen?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Bis die Bestellungen den FreshBooks-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. FreshBooks sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuer-/MwSt.-Verbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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