Acumatica WooCommerce POS – Oliver POS Integrationsanleitung

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit Acumatica. Es unterstützt Acumatica auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über den Kensium Acumatica + WooCommerce Connector, der bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit Acumatica synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, schreibt eine normale WooCommerce-Bestellung, der Acumatica-Connector bucht sie, und Ihr Umsatz im Geschäft landet im selben Acumatica-Hauptbuch wie Ihr Online-Umsatz. Acumatica erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse darüber.

Was Acumatica genau ist

Acumatica ist das cloud-native Mid-Market-ERP, das für seine flexible Preisgestaltung (keine Gebühr pro Benutzer) und seine starken Vertriebs- und Einzelhandelsmodule bekannt ist. Es ist eine gängige NetSuite-Alternative für mittelständische Einzelhändler und Distributoren. Kensium liefert den am häufigsten eingesetzten WooCommerce + Acumatica-Connector, der Bestellungen, Kunden, Artikel und Lagerbestände synchronisiert.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an Acumatica nicht eine bestimmte Funktion – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in Acumatica behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten Acumatica-Connector hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene Acumatica-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe aus dem Geschäft in Acumatica einspeist

Der Acumatica WooCommerce POS-Ablauf innerhalb von Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer wickelt den Verkauf an der Oliver-Kasse ab, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf «Bezahlen».
2. Oliver fordert auf, ein Geschäftskonto zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder einer neuen Geschäftskontokarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über ein beliebiges WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen, das der Shop verwendet.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Geschäftskonto-ID, den Positionen, den Gesamtsummen, den Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. Der Kensium Acumatica + WooCommerce-Connector sieht die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Kundenbestellung oder Rechnung an Acumatica mit den richtigen Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Codes, dem Geschäftskonto und den Umsatz-/Zahlungskonto-Zuordnungen.
7. Die Standardverarbeitung von Acumatica läuft auf dem neuen Dokument – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Rückstellungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Geschäft in Acumatica an, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Pro-Bestellung-Modus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungs-Modus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der Acumatica WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten Acumatica-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist der Standard-Kensium Acumatica + WooCommerce Connector, verfügbar unter kensiumsolutions.com/woocommerce-acumatica-integration/. Er wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → Acumatica zu handhaben, einschliesslich Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Mapping, Geschäftskonto-Abgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsfluss.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem Acumatica-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald dies erledigt ist, fliesst jede WooCommerce-Bestellung – einschliesslich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – auf demselben Weg in Acumatica.

Warum die Übertragung von Verkäufen aus dem Geschäft in Acumatica wichtig ist

Die meisten Einzelhändler, die Acumatica auf einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen automatisch von dort geflossen sind. Das Ergebnis ist ein Acumatica-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen und fast nichts über Kassenverkäufe weiss. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Flexible Preisgestaltung funktioniert nur, wenn jeder Benutzer die Wahrheit sieht. Das No-per-User-Modell von Acumatica ermutigt jeden im Unternehmen, sich anzumelden. Die Plattform ist nur nützlich, wenn das, was sie sehen, korrekt ist.
• Vertrieb und Lagerhaltung sind die Module, für die die Leute bezahlen. Ein nicht verbundenes POS untergräbt genau die Module, die die Wahl von Acumatica gerechtfertigt haben.
• Berichte über mehrere Lager und Filialen driften auseinander. Das Filial- und Lagermodell von Acumatica ist detailliert; das Detail funktioniert nur, wenn das POS die richtige Filiale füttert.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. Acumatica sieht einen Umsatzstrom, eine Gesamtverbindlichkeit aus Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer und ein Kundenhauptbuch über Online- und In-Store-Aktivitäten hinweg. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank hört auf, eine forensische Übung zu sein. Der Berater oder Buchhalter arbeitet aus einer Quelle. Das Dashboard sagt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein Acumatica-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen Acumatica-Preise für Oliver-Händler. Oliver stellt sich nicht zwischen WooCommerce und Acumatica; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und nimmt keinen Anteil am Acumatica-Abonnement. Ihr Acumatica-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschliesslich zwischen Ihnen und Acumatica.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Geschichte der Dateneigentümerschaft nicht ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; Acumatica liest daraus über den Connector. Wenn Sie Acumatica jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie den Kensium Acumatica + WooCommerce Connector auf Ihrer WordPress-Website und verbinden Sie ihn mit Ihrem Acumatica-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem Acumatica-Kontenplan zuordnen.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich erfolgte Online-Bestellung als erwartete Kundenbestellung oder Rechnung in Acumatica erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablett an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Erfassung des Geschäftskontos an der Kasse aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, fügen Sie ein Geschäftskonto hinzu und bestätigen Sie, dass die Kundenbestellung oder Rechnung in Acumatica mit den richtigen Gesamtsummen und Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Aufteilungen erscheint.

FAQ

Unterstützt der Acumatica-Connector Multi-Lager-Setups von Oliver POS?

Ja. Jede Oliver POS-Filiale wird einem WooCommerce-Standort zugeordnet, den der Kensium-Connector einem Acumatica-Lager zuordnet. Lagerentnahmen treffen automatisch das richtige Lager.

Wird das konsolidierte Berichtswesen von Acumatica den Umsatz von Oliver POS beinhalten?

Ja. Alle WooCommerce-Bestellungen, einschliesslich der Kassenverkäufe von Oliver POS, werden in Acumatica Financials als Rechnungen auf den konfigurierten Umsatzkonten gebucht. Die Standardkonsolidierung und das Berichtswesen von Acumatica beinhalten den Umsatz im Geschäft automatisch.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit Acumatica?

Nein. Oliver arbeitet nicht mit Acumatica oder einer anderen Buchhaltungsplattform zusammen. Wir unterstützen Acumatica, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer und Geschäftskonten aus Ihrem Shop abruft – und Oliver schreibt jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr Acumatica-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und Acumatica.

Berechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von Acumatica?

Nein. Sie bezahlen Acumatica direkt zu den veröffentlichten Preisen von Acumatica. Der Preis von Oliver ist eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in Acumatica abgestimmt?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den Acumatica-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. Acumatica sieht einen Umsatzstrom, eine Gesamtverbindlichkeit aus Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer und ein Geschäftskontenhauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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