Oliver POS hat keine Partnerschaft mit QuickBooks. Es unterstützt QuickBooks auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über MyWorks Sync for QuickBooks Online, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit QuickBooks Online synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse abwickelt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der QuickBooks-Connector bucht sie, und Ihr Umsatz aus dem Ladengeschäft landet im selben QuickBooks Online-Hauptbuch wie Ihr Online-Umsatz. QuickBooks Online erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das führende System. Oliver ist die Kasse, die darauf aufsetzt.
Was QuickBooks Online genau ist
QuickBooks Online ist die Cloud-Buchhaltungsplattform von Intuit – das meistgenutzte Buchhaltungssystem für kleine und mittelständische Unternehmen in Nordamerika und eines der meistgenutzten weltweit. Für WooCommerce-Shops ist das etablierte Connector-Muster die Übertragung von Rechnungen oder Kaufbelegen pro Bestellung in Echtzeit oder zusammenfassende Tagesabschluss-Buchungssätze mit Aufteilungen nach Steuercode, Zahlungsmethode und Filiale.
Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an QuickBooks nicht eine bestimmte Funktion – es ist die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in QuickBooks behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten QuickBooks-Connector hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene QuickBooks-Connector greift sie auf.
Wie Oliver POS Verkäufe aus dem Ladengeschäft in QuickBooks Online einspeist
Der QuickBooks WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Der Kassierer wickelt den Verkauf an der Oliver-Kasse ab, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Bezahlen“.
- Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder über eine neue Kundenkarte.
- Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kunden-ID, den Positionen, den Gesamtbeträgen, der Umsatzsteueraufteilung und der Zahlungsmethode.
- MyWorks Sync for QuickBooks Online erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Connector bucht eine Rechnung oder einen Kaufbeleg in QuickBooks Online mit den korrekten Umsatzsteuercodes, dem Kunden und den Zuordnungen von Umsatz-/Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von QuickBooks Online läuft auf dem neuen Dokument – Buchungssätze, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuerabgrenzungen und jede von Ihnen eingerichtete nachgelagerte Automatisierung.
Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Ladengeschäft in QuickBooks Online an, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Modus für tägliche Zusammenfassungen). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der QuickBooks Online WooCommerce Connector – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten QuickBooks-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin MyWorks Sync for QuickBooks Online, verfügbar unter wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Es wurde speziell für den Datenpfad WooCommerce → QuickBooks Online entwickelt, einschließlich der Zuordnung von Umsatzsteuern, dem Kundenabgleich, der Abwicklung von Rückerstattungen und dem Standard-Berichtsablauf.
Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem QuickBooks Online-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuercodes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – auf demselben Weg in QuickBooks Online.
Warum die Übertragung von Verkäufen aus dem Ladengeschäft in QuickBooks Online wichtig ist
Die meisten Einzelhändler, die QuickBooks in einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen nur dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein QuickBooks Online-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen und fast nichts über Verkäufe an der Kasse weiß. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- Der tägliche Abgleich weicht ab. Ein QuickBooks-Hauptbuch, das Online-Bestellungen, aber keine Verkäufe im Geschäft enthält, stimmt nicht mit der Bankeinzahlung überein, was bedeutet, dass der Montagmorgen des Buchhalters zu einer forensischen Übung anstelle eines routinemäßigen Abgleichs wird.
- Die Umsatzsteuerhaftung ist falsch. QuickBooks führt den Bericht über die Umsatzsteuerhaftung aus den Rechnungen im Hauptbuch aus. Wenn die Hälfte des Umsatzes fehlt, ist der Bericht um die Hälfte falsch.
- Das kundenbezogene Reporting ist halbblind. Die Kundenberichte von QuickBooks sehen nur Online-Bestellungen. Ein Großhandelskunde, der an der Kasse abholt, generiert keinen Umsatz auf dem QuickBooks-Kontakt.
- Der Jahresabschluss ist schwieriger als er sein sollte. Der Wirtschaftsprüfer verbringt den Januar damit, den Umsatz aus dem Ladengeschäft aus POS-Exporten zu rekonstruieren, anstatt saubere Berichte aus QuickBooks zu ziehen.
Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. QuickBooks Online sieht einen einzigen Umsatzstrom, eine einzige Summe der Umsatzsteuerhaftung und ein einziges Kundenbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank wird nicht mehr zu einer forensischen Übung. Der Berater oder Wirtschaftsprüfer arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein QuickBooks-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen QuickBooks-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und QuickBooks; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Gebühr pro Transaktion hinzu und erhält keinen Anteil am QuickBooks-Abonnement. Ihr QuickBooks-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und QuickBooks.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; QuickBooks liest über den Connector daraus. Wenn Sie QuickBooks jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie MyWorks Sync for QuickBooks Online auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem QuickBooks Online-Konto. Ordnen Sie dabei die WooCommerce-Konten für Verkäufe, Umsatzsteuer und Zahlungsmethoden Ihrem QuickBooks-Kontenplan zu.
- Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich erfolgte Online-Bestellung als erwartete Rechnung oder Kaufbeleg in QuickBooks erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Theken-Tablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kundenerfassung beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, fügen Sie einen Kunden hinzu und bestätigen Sie, dass die Rechnung oder der Kaufbeleg in QuickBooks mit den korrekten Gesamtbeträgen und Umsatzsteueraufteilungen erscheint.
FAQ
Rechnungen pro Bestellung oder Tagesabschluss-Buchungssätze – welchen Modus sollte ich verwenden?
Das hängt von der Präferenz Ihres Buchhalters und Ihrem Volumen ab. Rechnungen pro Bestellung bieten das sauberste kundenbezogene Reporting in QuickBooks – jede WooCommerce-Bestellung (online oder im Geschäft) ist eine eigene Rechnung. Tagesabschluss-Buchungssätze sind bei hohem Volumen einfacher: ein Eintrag pro Tag pro Filiale, mit Aufteilungen nach Umsatz, Steuer und Zahlungsmethode, gebucht auf die richtigen Konten. In jedem Fall folgen Oliver POS-Verkäufe dem von Ihnen gewählten Modus, da sie alle über denselben QuickBooks-Connector laufen.
Wickelt der QuickBooks-Connector Oliver POS-Rückerstattungen ab?
Ja. Eine an der Oliver POS-Kasse ausgestellte Rückerstattung schreibt eine WooCommerce-Rückerstattungsaktion, die der QuickBooks-Connector als Gutschrift gegen die ursprüngliche Rechnung (Modus pro Bestellung) oder als negative Zeile im täglichen Buchungssatz (Zusammenfassungsmodus) bucht. Sowohl die Umsatzsteuerhaftung als auch das Kundenbuch werden korrekt aktualisiert.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit QuickBooks?
Nein. Oliver hat keine Partnerschaft mit QuickBooks oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen QuickBooks, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Ladengeschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr QuickBooks-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und QuickBooks.
Berechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von QuickBooks?
Nein. Sie bezahlen QuickBooks direkt zu den von QuickBooks veröffentlichten Preisen. Die Preisgestaltung von Oliver ist eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe im Ladengeschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in QuickBooks abgeglichen?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also beim QuickBooks-Connector ankommen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. QuickBooks sieht einen einzigen Umsatzstrom, eine einzige Summe der Umsatzsteuerhaftung und ein einziges Kundenbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.
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