Xero WooCommerce POS – Integrationsleitfaden für Oliver POS

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit Xero. Es unterstützt Xero auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das WooCommerce Xero by Codisto, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit Xero synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, schreibt eine normale WooCommerce-Bestellung, der Xero-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen im Geschäft landen im selben Xero-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. Xero erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse obendrauf.

Was genau ist Xero?

Xero ist die cloud-native KMU-Buchhaltungsplattform, die in Großbritannien, Australien und Neuseeland dominiert und in Nordamerika schnell wächst. Der WooCommerce Xero-Connector – ursprünglich ein Automattic-Plugin, jetzt von Codisto gepflegt, mit MyWorks als führender kommerzieller Alternative – bucht WooCommerce-Bestellungen in Xero als Rechnungen, Kaufbelege oder tägliche zusammenfassende Journaleinträge.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an Xero keine spezifische Funktion – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in Xero behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten Xero-Connector hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende Xero-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Geschäft in Xero einspeist

Der Xero WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Berechnen“.
2. Oliver fordert auf, einen Kontakt zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder einer neuen Kontaktkarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das jeweilige WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen, das der Shop verwendet.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kontakt-ID, den Positionen, den Summen, den GST/VAT-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. Das WooCommerce Xero by Codisto sieht die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung oder einen Kaufbeleg an Xero mit den richtigen GST/VAT-Codes, dem Kontakt und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von Xero läuft auf dem neuen Dokument – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, GST/VAT-Rückstellungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Geschäft in Xero an, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Pro-Bestellung-Modus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungs-Modus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der Xero WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten Xero-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-WooCommerce Xero by Codisto, verfügbar unter wordpress.org/plugins/woocommerce-xero/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → Xero zu handhaben, einschließlich der Zuordnung von GST/VAT, dem Abgleich von Kontakten, der Handhabung von Rückerstattungen und dem Standard-Berichtsablauf.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem Xero-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die GST/VAT-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in Xero.

Warum die Übertragung von Verkäufen im Geschäft in Xero wichtig ist

Die meisten Einzelhändler, die Xero in einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen automatisch von dort geflossen sind. Das Ergebnis ist ein Xero-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen und fast nichts über Kassenverkäufe weiß. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Der Bankfeed-Abgleich bricht zusammen. Das Killer-Feature von Xero ist der automatische Bankfeed-Abgleich – aber nur, wenn die Einzahlung im Feed eine passende Rechnung im Hauptbuch hat. Ein POS, das Xero nicht speist, zwingt den Buchhalter, jede Einzahlung manuell zuzuordnen.
• BAS-, GST- und MwSt.-Erklärungen sind falsch. Die Steuerberichte von Xero ziehen Daten aus den Rechnungen im Hauptbuch. Fehlende Einnahmen im Geschäft bedeuten, dass die BAS-, GST- oder MwSt.-Erklärung zu niedrig angesetzt ist – was sich normalerweise bei einer Prüfung als Problem herausstellt.
• Der Berater sieht ein unvollständiges Bild. Die meisten Xero-Kunden arbeiten mit einem externen Buchhalter oder Buchhalter über die Praxistools von Xero. Wenn die Einnahmen im Geschäft nicht in Xero sind, kann der Berater seine Arbeit nicht erledigen.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. Xero sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamtverbindlichkeit aus GST/VAT und ein Kundenhauptbuch über Online- und In-Store-Aktivitäten hinweg. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank hört auf, eine forensische Übung zu sein. Der Berater oder Buchhalter arbeitet von einer Quelle aus. Das Dashboard sagt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein Xero-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen Xero-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und Xero; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver erhebt keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und nimmt keinen Anteil am Xero-Abonnement. Ihr Xero-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und Xero.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Datenhoheit nicht ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; Xero liest daraus über den Connector. Wenn Sie Xero jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie das WooCommerce Xero by Codisto auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem Xero-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, GST/VAT- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem Xero-Kontenplan zuordnen.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung oder Kaufbeleg in Xero erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kontakterfassung beim Checkout aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, fügen Sie einen Kontakt hinzu und bestätigen Sie, dass die Rechnung oder der Kaufbeleg in Xero mit den richtigen Summen und GST/VAT-Aufteilungen erscheint.

FAQ

Werden Oliver POS-Verkäufe korrekt in meiner BAS- oder GST-Erklärung in Xero angezeigt?

Ja. Der Xero-Connector ordnet WooCommerce-Steuercodes den Xero-Steuersätzen zu. Ein im Geschäft getätigter Verkauf, der auf Oliver POS mit in WooCommerce angewendeter GST erfasst wird, kommt in Xero mit demselben Steuersatz an. Die BAS-, GST- oder MwSt.-Erklärung zieht Daten aus den Steuerdaten von Xero und schließt die Einnahmen im Geschäft automatisch ein.

Handhabt Xero Mehrwährungs-Oliver-POS-Implementierungen?

Wenn Ihr WooCommerce-Shop für die Währungen konfiguriert ist, die Ihr Xero-Hauptbuch unterstützt, und Xero die Mehrwährungsfunktion aktiviert hat, bucht der Connector jede WooCommerce-Bestellung in der richtigen Währung und Xero übernimmt die Devisenumrechnung. Oliver POS erfasst den Verkauf in der Währung des WooCommerce-Shops; die Mehrwährungshandhabung liegt bei Xero und dem Connector.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit Xero?

Nein. Oliver ist kein Partner von Xero oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen Xero, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, GST/VAT und Kontakte aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufnimmt. Ihr Xero-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und Xero.

Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von Xero?

Nein. Sie zahlen Xero direkt zu den von Xero veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in Xero abgeglichen?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den Xero-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. Xero sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamtverbindlichkeit aus GST/VAT und ein Kontakt-Hauptbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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