Ένας πρακτικός οδηγός για το πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση του αποθέματός σας.
Τη νέα χρονιά, όλοι θέλουμε να είμαστε πιο οργανωμένοι, ειδικά όσον αφορά την επιχείρησή μας. Σήμερα, θα επικεντρωθούμε στο πώς να διατηρείτε το απόθεμα και πώς να βελτιώσετε την ακρίβεια του αποθέματός σας. Αυτά είναι θεμελιώδη για την επιτυχημένη λειτουργία της επιχείρησής σας - οπότε ας βουτήξουμε και ας καταλάβουμε γιατί και πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση του αποθέματός σας.
Γιατί πρέπει πάντα να βελτιώνετε τη διαχείριση του αποθέματός σας
Το να γνωρίζετε πώς να παρακολουθείτε το απόθεμα είναι μία από τις πιο σημαντικές πτυχές της λειτουργίας της επιχείρησής σας. Γιατί; Το κακώς διαχειριζόμενο απόθεμα οδηγεί συχνά σε περιττές απώλειες, όπως η σπατάλη προϊόντων και το νεκρό απόθεμα. Με την αποτελεσματική διαχείριση του αποθέματός σας, θα αποτρέψετε την απόρριψη ληγμένων προϊόντων ή το να μείνετε με ακίνητο απόθεμα που δεν μπορείτε να πουλήσετε.
Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, το απόθεμα είναι το μεγαλύτερο έξοδο. Γιατί λοιπόν να μην θέλετε να το διαχειριστείτε σωστά; Η διαχείριση αποθεμάτων μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας. Έτσι, αυτό μας οδηγεί στην επόμενη ερώτησή μας.
Πώς μπορώ να βελτιώσω τη διαχείριση του αποθέματός μου;
Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για να διατηρείτε το απόθεμά σας υπό διαχείριση. Η τεχνική σας εξαρτάται από την επιχείρησή σας, το απόθεμά σας και τον τύπο των διαδικασιών που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση του αποθέματος.
- Σημεία επαναπαραγγελίας και απόθεμα ασφαλείας
Όπως πιθανότατα ήδη γνωρίζετε, το σημείο επαναπαραγγελίας είναι το επίπεδο αποθέματος που υποδεικνύει ότι πρέπει να παραγγείλετε ξανά. Αυτός ο αριθμός είναι ζωτικής σημασίας για να παραμένετε στην κορυφή του αποθέματός σας. Ομοίως, το απόθεμα ασφαλείας λειτουργεί βασικά ως «έκτακτο» απόθεμα όταν τελειώνει ένα προϊόν. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τα σημεία επαναπαραγγελίας σας και να έχετε πάντα απόθεμα ασφαλείας στη διάθεσή σας, ώστε να μην ξεμείνετε από είδη και να χάσετε πωλήσεις.
Για να υπολογίσετε το απόθεμα ασφαλείας σας, ακολουθήστε αυτόν τον τύπο:
Απόθεμα ασφαλείας = (Μέγιστη ημερήσια χρήση x μέγιστος χρόνος παράδοσης) - (Μέση ημερήσια χρήση x μέσος χρόνος παράδοσης)
Για να υπολογίσετε το σημείο επαναπαραγγελίας σας, ακολουθήστε αυτόν τον τύπο:
Σημείο επαναπαραγγελίας = Ζήτηση χρόνου παράδοσης + Απόθεμα ασφαλείας - Πρώτο μέσα, Πρώτο έξω (FIFO)
Αυτή η τεχνική για τη βελτίωση της διαχείρισης αποθεμάτων είναι βασική για όλους τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Βασικά σημαίνει ότι το πρώτο απόθεμα που λαμβάνετε πρέπει να είναι το πρώτο απόθεμα που πουλάτε. Αυτή η τεχνική είναι απαραίτητη για ευπαθή προϊόντα όπως τρόφιμα, καλλυντικά ή προϊόντα υγιεινής, αλλά λειτουργεί και για μη ευπαθή προϊόντα. Όσο περισσότερο αποθηκεύετε ένα είδος χωρίς να το πουλάτε, τόσο περισσότερη φθορά συσσωρεύει, και τόσο πιο παλιό γίνεται, και τόσο πιο δύσκολο γίνεται να πουληθεί. Είναι προς το συμφέρον σας να βάζετε το απόθεμα στο ράφι μόλις το παραλάβετε, αντί να το αφήνετε να μαζεύει σκόνη στην αποθήκη σας. - Ιεράρχηση ABC
Η τεχνική ABC σημαίνει ότι χωρίζετε τα προϊόντα σας σε τρεις κατηγορίες με βάση την αξία τους ή τη σημασία τους για τα έσοδά σας. Για παράδειγμα:
Α = απόθεμα που αντιπροσωπεύει την πλειοψηφία των εσόδων σας
Β = απόθεμα που αντιπροσωπεύει μέρος των εσόδων σας
Γ = απόθεμα που αντιπροσωπεύει το λιγότερο από τα έσοδά σας
Κατηγοριοποιώντας το απόθεμά σας με βάση τη μέθοδο προτεραιότητας ABC, γνωρίζετε ποια προϊόντα πρέπει πάντα να έχετε διαθέσιμα (προϊόντα Α) και ποια προϊόντα είναι λιγότερο επείγον να παραγγείλετε ξανά (απόθεμα Γ).
Εύκολες συμβουλές για το πώς να βελτιώσετε τη διαχείριση του αποθέματός σας
Εκτός από την τήρηση των τεχνικών που περιγράφονται παραπάνω για το πώς να βελτιώσετε την ακρίβεια του αποθέματός σας, υπάρχουν και άλλα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε.
- Εργαλεία διαχείρισης αποθεμάτων
Συνιστούμε σε κάθε επιχείρηση (ανεξάρτητα από το πόσο μικρή είναι) να εκμεταλλευτεί κάποιο είδος λογισμικού διαχείρισης αποθεμάτων για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε το απόθεμά σας. Η παρακολούθηση του αποθέματος με ένα απλό υπολογιστικό φύλλο μπορεί να λειτουργήσει στα πρώτα στάδια της επιχείρησής σας, αλλά υπάρχουν ορισμένα ζητήματα με αυτήν την προσέγγιση. Υπάρχει πολύς χώρος για λάθη, δεν είναι καθόλου επεκτάσιμο και είναι μια περιττή χρονοβόρα διαδικασία που είναι τόσο εύκολα αποφεύξιμη.
Προσπαθήστε να αποκτήσετε ένα POS που διαθέτει ενσωματωμένο λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων. Ή, για μια λίστα με τα καλύτερα εργαλεία λογισμικού διαχείρισης αποθεμάτων WooCommerce, κάντε κλικ εδώ.
- Ενοποίηση online και εντός καταστήματος
Αν διαχειρίζεστε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα καθώς και ένα φυσικό κατάστημα, είναι απαραίτητο να διατηρείτε και τα δύο αποθέματα συγχρονισμένα. Οι λύσεις σημείων πώλησης όπως το Oliver POS παραμένουν συνδεδεμένες με το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, οπότε δεν χρειάζεται ποτέ να αντιμετωπίσετε ασυμφωνίες στα αποθέματα. - Συνεπείς έλεγχοι
Είναι θεμελιώδες κατά την παρακολούθηση του αποθέματος να ελέγχετε τακτικά το απόθεμά σας. Ενώ το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων σας θα παρακολουθεί το απόθεμά σας, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν έχει περάσει απαρατήρητο ή ότι δεν έχουν γίνει λάθη.
Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να γίνει αυτό ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης που διαχειρίζεστε, αλλά οι περισσότερες επιχειρήσεις είτε κάνουν μια πλήρη απογραφή στο τέλος του έτους είτε κάνουν έναν κυκλικό ή εναλλασσόμενο επιτόπιο έλεγχο αποθέματος που περιλαμβάνει τον έλεγχο συγκεκριμένων ειδών σε εναλλασσόμενο πρόγραμμα. Το τελευταίο είναι συνήθως το πιο αποτελεσματικό, καθώς οι αποκλίσεις αποθέματος είναι πιο πιθανό να εντοπιστούν γρήγορα και να αντιμετωπιστούν. Εάν ο έλεγχος αποθέματος γίνεται μόνο μία φορά το χρόνο, θα είναι πιο δύσκολο να εντοπιστεί το λάθος. traxk
