Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων και γιατί είναι τόσο σημαντική;
Διαχείριση αποθεμάτων σημαίνει να παρακολουθείτε το απόθεμα στο κατάστημά σας, το απόθεμα που έρχεται στο κατάστημά σας και να κατανοείτε ποιο απόθεμα πουλάει και ποιο όχι. Η διαχείριση του αποθέματός σας σημαίνει ότι μπορείτε να προβλέψετε ποιο απόθεμα θα χρειαστείτε και να γνωρίζετε ποιο απόθεμα είναι κακό για την επιχείρησή σας.
Σύμφωνα με το Veeqo, το 43% των μικρών επιχειρήσεων δεν παρακολουθούν το απόθεμά τους ή χρησιμοποιούν χειροκίνητες διαδικασίες για την παρακολούθησή του. Αν και αυτό μπορεί να λειτουργήσει για μια πολύ μικρή επιχείρηση, δεν είναι ιδανικό. Χωρίς τη σωστή διαχείριση αποθεμάτων, κινδυνεύετε να ξεμείνετε από προϊόντα και να χάσετε πωλήσεις, ή να παραγγείλετε υπερβολικό απόθεμα που δεν μπορείτε να πουλήσετε και που μπλοκάρει τον αποθηκευτικό σας χώρο. Και τα δύο αυτά λάθη οδηγούν σε απώλειες και μπορεί να είναι καταστροφικά για την επιχείρησή σας.
Η διαχείριση αποθεμάτων είναι απαραίτητη για τη λειτουργία μιας επιτυχημένης επιχείρησης, αλλά το Veeqo αναφέρει επίσης ότι το 43% των εμπόρων λιανικής ονόμασαν το απόθεμα ως την νούμερο ένα καθημερινή τους πρόκληση! Τώρα ξέρετε γιατί η διαχείριση αποθεμάτων είναι τόσο σημαντική - ας δούμε τώρα μερικούς τρόπους για να το κάνετε πραγματικά.
Έλεγχος & Επιτόπιος Έλεγχος
Το χειρότερο μέρος της διαχείρισης αποθεμάτων είναι η πραγματική καταμέτρηση. Είναι εξαιρετικά χρονοβόρα και απαιτητική σε εργασία και, λοιπόν - δεν είναι πολύ διασκεδαστική. Πολλές εταιρείες επιμένουν σε έναν ετήσιο έλεγχο αποθεμάτων. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι αντιπαραγωγικό, καθώς όχι μόνο αφαιρεί χρόνο από την επιχείρησή σας, αλλά συχνά όταν υπάρχουν αποκλίσεις στο απόθεμά σας, είναι σχεδόν αδύνατο να εντοπίσετε τον ένοχο επειδή ερευνάτε ένα τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα. Αντ' αυτού, οι μηνιαίοι, εβδομαδιαίοι ή ακόμη και οι καθημερινοί έλεγχοι είναι πιο παραγωγικοί. Αντί να αναλάβετε ολόκληρο το απόθεμά σας, αναθέστε έναν συγκεκριμένο προϊόν ή ίσως μια συγκεκριμένη κατηγορία για έλεγχο. Κάποιοι το αποκαλούν «επιτόπιο έλεγχο» και είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να παρακολουθείτε συνεχώς το απόθεμά σας.
Παρακολουθήστε τις πωλήσεις
Αυτό φαίνεται αυτονόητο, αλλά πολλοί έμποροι λιανικής παραβλέπουν αυτό το απλό μέτρο. Για να επιλέξετε αποτελεσματικά το σωστό απόθεμα, να προβλέψετε το απόθεμά σας για το μέλλον και να λειτουργήσετε την επιχείρησή σας με επιτυχία, πρέπει να γνωρίζετε τι πουλάει και τι όχι. Γι' αυτό είναι ζωτικής σημασίας να έχετε αναφορές πωλήσεων, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε ποια προϊόντα πωλούνται γρήγορα και ποια δεν κινούνται. Ορισμένοι έμποροι λιανικής πιστεύουν ότι γνωρίζουν ήδη ποια είναι τα best-seller τους, οπότε δεν μπαίνουν στον κόπο να αναλύσουν τις αναφορές πωλήσεών τους. Αυτό είναι ένα τεράστιο λάθος! Οι καταναλωτικές τάσεις αλλάζουν συνεχώς, και αυτό που αγοράζουν και δεν αγοράζουν οι πελάτες σας αλλάζει συνεχώς. Γι' αυτό είναι απαραίτητο να έχετε ένα καλό εργαλείο αναφορών για το κατάστημά σας, μπόνους αν είναι ενσωματωμένο στο POS σας.
Αναλύστε τις αναφορές σας. Δείτε τι πουλάει και πότε πουλάει, και χρησιμοποιήστε το προς όφελός σας κατά την εμπορική προβολή και τον σχεδιασμό των εκθέσεων και των προωθητικών ενεργειών σας. Όποια είδη κινούνται γρήγορα, αυτά είναι τα είδη για τα οποία πρέπει να ορίσετε ένα επίπεδο par και πιθανότατα να παραγγείλετε περισσότερα για το κατάστημά σας. Τα είδη που δεν κινούνται είναι το απόθεμα που δεν πρέπει να παραγγέλνετε πλέον. Ό,τι απόθεμα σας έχει απομείνει, προσπαθήστε να το ξεφορτωθείτε με έκπτωση ή προώθηση, ή ακόμα και με διαγωνισμό. Προσπαθείτε να αυξήσετε τις πωλήσεις; Εδώ είναι ένας οδηγός.
Να ξέρετε πότε να παραγγείλετε ξανά
Τα προϊόντα σας με τις καλύτερες πωλήσεις θα εξαντληθούν πιο γρήγορα, προφανώς, αλλά το κόλπο είναι να τα έχετε πάντα σε απόθεμα και να μην ξεμείνετε ποτέ. Το να ξεμείνετε από απόθεμα των best-seller σας σημαίνει ότι χάνετε πωλήσεις και έσοδα. Σύμφωνα με το Veeqo, το 70% των αγοραστών θα προτιμούσε να πάρει ένα προϊόν από έναν ανταγωνιστή παρά να περιμένει για ένα προϊόν σε αναμονή παραγγελίας - οπότε ακόμη και οι πιο πιστοί πελάτες σας μπορεί να ξοδέψουν τα χρήματά τους αλλού. Για να το αποτρέψετε αυτό, ορίστε πάντα μια ποσότητα επαναπαραγγελίας, ή ένα «επίπεδο par» για τα προϊόντα σας με τις καλύτερες πωλήσεις. Ένα επίπεδο par είναι η χαμηλότερη ποσότητα του προϊόντος που πρέπει να έχετε διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή - μόλις φτάσετε στο επίπεδο par σας, ή πλησιάσετε σε αυτό, είναι ώρα να παραγγείλετε ξανά πριν εξαντληθείτε εντελώς.
Αυτή η στρατηγική είναι καλύτερη από το να περιμένετε μέχρι την τελευταία στιγμή για να παραγγείλετε ξανά, κάτι που θα μπορούσε να οδηγήσει σε εξάντληση του αποθέματος, καθυστερημένη παράδοση και απώλεια πωλήσεων. Αλλά είναι επίσης πιο έξυπνο από το να παραγγέλνετε απλώς έναν τόνο του προϊόντος κάθε φορά που έχετε την ευκαιρία - κάτι που κάνουν πολλοί έμποροι λιανικής. Ενώ μπορεί να φαίνεται καλή ιδέα να αποθηκεύετε τα προϊόντα που πουλάτε, αυτό καταλαμβάνει επίσης πολύ αποθηκευτικό χώρο, και σε ορισμένες περιπτώσεις, ανάλογα με το προϊόν, το απόθεμά σας μπορεί να χαλάσει ή να καταστραφεί ή να γίνει παρωχημένο - ειδικά αν πουλάτε ευπαθή προϊόντα όπως τρόφιμα, καλλυντικά ή είδη υγιεινής. Επιπλέον, υπάρχει επίσης η πιθανότητα να υπερεκτιμήσετε πόσο μπορείτε να πουλήσετε, και να μείνετε ξανά με ένα σωρό νεκρό απόθεμα.
Δώστε προτεραιότητα στο απόθεμά σας
Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί κανόνες για το πώς να δώσετε προτεραιότητα στο απόθεμά σας. Ο κανόνας 80/20 αναφέρει ότι το 80% των εσόδων σας προέρχεται από το 20% του αποθέματός σας - οπότε πρέπει να καταλάβετε ποιο είναι αυτό το 20% και να δώσετε προτεραιότητα σε αυτά τα είδη έναντι του υπόλοιπου αποθέματός σας. Ομοίως, υπάρχουν οι κανόνες ABC, που σημαίνει ότι μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε το απόθεμά σας σε 3 ξεχωριστές κατηγορίες: Α είναι το απόθεμα που είναι εξαιρετικά πολύτιμο και οδηγεί τις περισσότερες πωλήσεις, και Γ είναι το απόθεμα που έχει τη μικρότερη επίδραση στα έσοδά σας. Το Β βρίσκεται κάπου ενδιάμεσα. Αν κατηγοριοποιήσετε ποια είδη είναι τα πιο πολύτιμα για το κατάστημά σας, θα είναι πολύ πιο εύκολο να γνωρίζετε τι να παραγγείλετε ξανά και τι να προσπεράσετε.
Προβλέψτε με ακρίβεια
Όπως αναφέρθηκε, η πρόβλεψη του αποθέματος που θα χρειαστείτε είναι δύσκολη αλλά απαραίτητη. Είναι δύσκολο να πούμε με βεβαιότητα τι θα πουλήσει και τι όχι, αλλά με τη χρήση εργαλείων αναφοράς και την προσοχή στην προηγούμενη απόδοση του καταστήματός σας, μπορείτε να προβλέψετε με αρκετή ακρίβεια. Κοιτάξτε τι πουλάει αυτή τη στιγμή στο κατάστημά σας, αλλά κοιτάξτε και τις αναφορές από το παρελθόν. Κοιτάξτε αυτή την εποχή πέρυσι και ελέγξτε ποια είδη πωλούνταν. Οι πιθανότητες είναι ότι αυτό που πούλησε πριν από ένα χρόνο θα πουλήσει ξανά. Με τα σωστά εργαλεία αναφοράς, μπορείτε να επιστρέψετε σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή για να δείτε τις αναφορές πωλήσεών σας και να πάρετε μια τεκμηριωμένη απόφαση για τις παραγγελίες αγοράς σας.
Μια άλλη πτυχή που πρέπει να έχετε κατά νου κατά την πρόβλεψη είναι οι επερχόμενες γιορτές και εποχές. Το απόθεμά σας μπορεί να αλλάξει ανάλογα με το αν είναι καλοκαίρι ή Χριστούγεννα, ή αν περιμένετε τουρίστες ή κίνηση για την επιστροφή στα σχολεία, για παράδειγμα. Λάβετε αυτό υπόψη κατά τον προγραμματισμό του αποθέματός σας.
Βρείτε το σωστό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων
Πολλές μικρές επιχειρήσεις διαχειρίζονται το απόθεμά τους χειροκίνητα, σε υπολογιστικά φύλλα ή σημειωματάρια, κάτι που θα μπορούσε να λειτουργήσει αρκετά καλά αν είστε μια πολύ μικρή επιχείρηση. Ωστόσο, αυτό το είδος διαχείρισης είναι πολύ πιο επιρρεπές σε ανθρώπινο λάθος, καθώς πρέπει να ενημερώνετε και να προσαρμόζετε συνεχώς το απόθεμά σας χειροκίνητα. Είναι πολύ περισσότερη δουλειά και είναι πολύ πιο ευάλωτο σε λάθη στο απόθεμά σας. Είναι πολύ πιο πιθανό να αντιμετωπίσετε προβλήματα με το απόθεμα, ειδικά καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει.
Υπάρχουν ορισμένα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνα τους ή που μπορείτε να ενσωματώσετε στο POS σας. Ωστόσο, πολλοί έμποροι λιανικής προτιμούν ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων ενσωματωμένο στο POS τους, ώστε όλα να βρίσκονται σε ένα μέρος και να είναι εύκολα προσβάσιμα και προσαρμόσιμα. Συστήματα POS όπως το Oliver POS σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε το απόθεμά σας και να το προσαρμόζετε απευθείας στο ταμείο POS σας. Αν πουλάτε τόσο online όσο και στο κατάστημα, αυτό το POS είναι ιδιαίτερα χρήσιμο επειδή διατηρεί το online και το εντός καταστήματος απόθεμά σας συγχρονισμένο αυτόματα.
