Oliver POS no tiene una asociación con Clear Books. Es compatible con Clear Books de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de Clear Books para WooCommerce, que ya sincroniza pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Clear Books en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entendés eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador crea un pedido normal de WooCommerce, el conector de Clear Books lo publica y tus ingresos en la tienda terminan en el mismo libro mayor de Clear Books que tus ingresos en línea. Clear Books se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que lo complementa.
Qué es Clear Books, exactamente
Clear Books es una plataforma de contabilidad para pequeñas empresas del Reino Unido, construida en torno a un sólido manejo del IVA y MTD. Se dirige a pequeñas sociedades de responsabilidad limitada y a comerciantes individuales serios que desean un libro mayor un poco más potente que FreeAgent o KashFlow. Su integración con WooCommerce publica los pedidos como facturas de Clear Books y los clientes como clientes de Clear Books.
Para nuestros propósitos, lo importante de Clear Books no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Clear Books. Oliver POS no añade una segunda conexión a Clear Books ni modifica la ruta de datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce, y el conector existente de Clear Books las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas en la tienda a Clear Books
El flujo de POS de WooCommerce de Clear Books dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona artículos y toca Cobrar.
- Oliver solicita que se asocie un cliente: por búsqueda de correo electrónico, búsqueda de número de teléfono o una nueva ficha de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver crea un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de IVA y el método de pago.
- Clear Books para WooCommerce ve el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en segundos.
- El conector publica una factura en Clear Books con los códigos de IVA, el cliente y los mapeos de cuentas de ingresos/pago correctos.
- El procesamiento estándar de Clear Books se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a Clear Books antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del próximo resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere entrada manual.
El conector de WooCommerce para Clear Books — en lo que se basa Oliver
Oliver no añade una segunda conexión a Clear Books ni duplica la sincronización. El plugin en el que se basa Oliver es el estándar Clear Books para WooCommerce, disponible en www.clearbooks.co.uk/support/guides/woocommerce/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos WooCommerce → Clear Books, incluido el mapeo de IVA, la correspondencia de clientes, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instalá el conector, conectalo a tu cuenta de Clear Books, mapeá el plan de cuentas y los códigos de IVA, y dejá que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluida cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia Clear Books por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas en la tienda a Clear Books
La mayoría de los minoristas que usan Clear Books en una tienda de WooCommerce tienen un libro mayor sesgado hacia el canal en línea, porque es allí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro mayor de Clear Books que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- El IVA MTD es exacto o no lo es. Clear Books presenta las declaraciones de IVA MTD desde el libro mayor unificado. La falta de ingresos en la tienda hace que la declaración sea incorrecta, punto.
- El costo de la contabilidad aumenta. Un contador a tiempo parcial dedica horas extras a conciliar las exportaciones del POS en Clear Books que deberían haber sido manejadas por el conector.
- El acceso del contador deja de ser útil. Clear Books ofrece acceso gratuito para contadores. Si el contador ve la mitad de los ingresos, el acceso no agrega valor.
Enviá las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. Clear Books ve un único flujo de ingresos, un total de pasivos de IVA y un libro mayor de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinado en línea y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de Clear Books. No hay acuerdo de comarketing, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Clear Books para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Clear Books; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un recargo, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a Clear Books. Tu cuenta, libro mayor y contrato de Clear Books son un asunto exclusivo entre vos y Clear Books.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; Clear Books lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejás Clear Books, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instalá Clear Books para WooCommerce en tu sitio de WordPress y conectalo a tu cuenta de Clear Books, mapeando las cuentas de ventas, IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Clear Books.
- Verificá que la sincronización inicial se complete y confirmá que un pedido en línea reciente aparezca como la factura esperada en Clear Books.
- Instalá Oliver POS, iniciá sesión en la caja registradora en tu tableta de mostrador y confirmá que la solicitud de captura de cliente esté habilitada en el momento del pago.
- Realizá una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, asociá un cliente y confirmá que la factura aparezca en Clear Books con los totales y desgloses de IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿Clear Books maneja correctamente los reembolsos de Oliver POS?
Sí. Un reembolso desde la caja registradora de Oliver POS crea una acción de reembolso en WooCommerce, y el conector de Clear Books publica una nota de crédito contra la factura original. La declaración de IVA refleja el crédito en la próxima presentación de MTD.
¿Puede mi contador acceder al libro mayor de Clear Books que incluye las ventas de Oliver POS?
Sí. Clear Books tiene acceso gratuito para contadores. Una vez que las ventas de Oliver POS llegan a Clear Books a través de WooCommerce, tu contador ve el libro mayor unificado y prepara las declaraciones de IVA o las cuentas de fin de año directamente desde allí.
¿Oliver POS tiene una asociación con Clear Books?
No. Oliver no se asocia con Clear Books ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Clear Books porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, IVA y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a Clear Books, tu libro mayor y tu contrato permanecen entre vos y Clear Books.
¿Oliver cobra extra por usar Clear Books?
No. Le pagás directamente a Clear Books según los precios publicados de Clear Books. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en la tienda y en línea con un único conjunto de libros en Clear Books?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu checkout en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Clear Books, ya son un flujo de pedidos unificado. Clear Books ve un único flujo de ingresos, un total de pasivos de IVA y un libro mayor de clientes, sin reconciliación manual entre un conjunto de libros en línea y uno en la tienda.
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