Oliver POS no tiene una asociación con FreeAgent. Es compatible con FreeAgent de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de la Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en FreeAgent en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entendés eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver POS registra en el mostrador genera un pedido normal de WooCommerce, el conector de FreeAgent lo publica y los ingresos de tu tienda física terminan en el mismo libro contable de FreeAgent que tus ingresos en línea. FreeAgent se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver POS es la caja registradora que lo complementa.
Qué es FreeAgent, exactamente
FreeAgent es la plataforma de contabilidad para pequeñas empresas del Reino Unido propiedad de NatWest, popular entre autónomos, trabajadores independientes y pequeñas sociedades de responsabilidad limitada. Los titulares de cuentas empresariales de NatWest, Royal Bank of Scotland y Ulster Bank obtienen FreeAgent gratis, lo que la hace omnipresente entre las microempresas del Reino Unido. El conector de FreeAgent para WooCommerce publica los pedidos como facturas y los clientes como contactos de FreeAgent.
Para nuestros propósitos, lo importante de FreeAgent no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en FreeAgent. Oliver POS no añade un segundo conector de FreeAgent ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de FreeAgent existente las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas de la tienda a FreeAgent
El flujo del POS de WooCommerce para FreeAgent dentro de Oliver POS es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja registradora de Oliver POS, escanea o selecciona los artículos y toca "Cobrar".
- Oliver POS solicita adjuntar un contacto, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de contacto.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver POS genera un pedido estándar de WooCommerce con el ID del contacto, los artículos, los totales, los desgloses de IVA y el método de pago.
- La Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura en FreeAgent con los códigos de IVA correctos, el contacto y los mapeos de cuentas de ingresos/pago.
- El procesamiento estándar de FreeAgent se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a FreeAgent antes de que el cliente haya salido del local (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de WooCommerce para FreeAgent: en lo que se apoya Oliver POS
Oliver POS no añade un segundo conector de FreeAgent ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver POS es el estándar Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → FreeAgent, incluyendo el mapeo de IVA, la correspondencia de contactos, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instalá el conector, conectalo a tu cuenta de FreeAgent, mapeá el plan de cuentas y los códigos de IVA, y dejá que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia FreeAgent por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda a FreeAgent
La mayoría de los minoristas que usan FreeAgent en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de FreeAgent que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- La Autoevaluación de impuestos automática es incorrecta. FreeAgent estima la obligación de la Autoevaluación de impuestos a partir del libro contable. Un POS que no alimenta a FreeAgent significa que la estimación está subestimada y el fundador se lleva una sorpresa al momento de la declaración.
- Los borradores automáticos de la declaración de IVA son incorrectos. FreeAgent elabora el borrador de la declaración de IVA al comienzo del siguiente trimestre. Sin las ventas en la tienda, el borrador es incorrecto desde el primer día.
- La previsión de flujo de caja se desvía. Las herramientas de flujo de caja de FreeAgent dependen de que el libro contable esté completo.
Enviá las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. FreeAgent ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de IVA y un único libro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de FreeAgent. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de FreeAgent para los comerciantes de Oliver POS. Oliver POS no se interpone entre WooCommerce y FreeAgent; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver POS no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a FreeAgent. Tu cuenta, libro contable y contrato de FreeAgent son enteramente entre vos y FreeAgent.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver POS escribe en ella; FreeAgent lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejás FreeAgent, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instalá la Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conectala a tu cuenta de FreeAgent, mapeando las cuentas de ventas, IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de FreeAgent.
- Verificá que la sincronización inicial se complete y confirmá que un pedido en línea reciente aparezca como la factura esperada en FreeAgent.
- Instalá Oliver POS, iniciá sesión en la caja registradora en tu tablet de mostrador y confirmá que la solicitud de captura de contactos esté habilitada en el momento del pago.
- Realizá una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, adjuntá un contacto y confirmá que la factura aparezca en FreeAgent con los totales y desgloses de IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿La estimación automática de la Autoevaluación de impuestos de FreeAgent incluirá las ventas de Oliver POS?
Sí. La estimación de la Autoevaluación de impuestos se basa en el libro contable de FreeAgent. Una vez que las ventas de la caja registradora llegan a FreeAgent a través del conector de WooCommerce, la estimación refleja el panorama completo de los ingresos.
¿FreeAgent maneja a los minoristas con múltiples sucursales que usan Oliver POS?
FreeAgent no agrupa los ingresos por sucursal de forma nativa, pero el conector de WooCommerce puede etiquetar los pedidos por tienda o ubicación a través de campos personalizados, que FreeAgent muestra en la factura. La mayoría de los minoristas con múltiples sucursales que usan FreeAgent confían en los propios informes de sucursales de Oliver POS para obtener detalles por sucursal.
¿Oliver POS tiene una asociación con FreeAgent?
No. Oliver POS no se asocia con FreeAgent ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a FreeAgent porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, IVA y contactos de tu tienda, y Oliver POS registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a FreeAgent, tu libro contable y tu contrato quedan entre vos y FreeAgent.
¿Oliver POS cobra extra por usar FreeAgent?
No. Pagás a FreeAgent directamente según los precios publicados de FreeAgent. El precio de Oliver POS es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Mis ventas en la tienda y en línea se conciliarán con un único conjunto de libros en FreeAgent?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de FreeAgent, ya son un flujo de pedidos unificado. FreeAgent ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de IVA y un único libro de contactos, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en la tienda.
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