POS para WooCommerce de FreshBooks: Guía de integración de Oliver POS

Oliver POS no tiene una asociación con FreshBooks. Es compatible con FreshBooks de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través del FreshBooks for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en FreshBooks en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entendés eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver POS registra en el mostrador genera un pedido normal de WooCommerce, el conector de FreshBooks lo publica y los ingresos de tu tienda física terminan en el mismo libro contable de FreshBooks que tus ingresos en línea. FreshBooks se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver POS es la caja registradora que lo complementa.

Qué es FreshBooks, exactamente

FreshBooks es la plataforma de contabilidad para pequeñas empresas creada para empresas de servicios y minoristas de productos que odian las hojas de cálculo. Comenzó como una herramienta de facturación y se expandió a un libro contable completo para pymes. El conector de FreshBooks para WooCommerce publica los pedidos de WooCommerce como facturas de FreshBooks, los clientes de WooCommerce como clientes de FreshBooks y los reembolsos de WooCommerce como notas de crédito.

Para nuestros propósitos, lo importante de FreshBooks no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en FreshBooks. Oliver POS no añade un segundo conector de FreshBooks ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de FreshBooks existente las recoge.

Cómo Oliver POS envía las ventas de la tienda a FreshBooks

El flujo del POS de WooCommerce para FreshBooks dentro de Oliver POS es corto y predecible:

1. El cajero registra la venta en la caja registradora de Oliver POS, escanea o selecciona los artículos y toca "Cobrar".
2. Oliver POS solicita adjuntar un cliente, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva ficha de cliente.
3. El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
4. Oliver POS genera un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de impuestos sobre las ventas / IVA y el método de pago.
5. El plugin FreshBooks for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
6. El conector publica una factura en FreshBooks con los códigos de impuestos sobre las ventas / IVA correctos, el cliente y los mapeos de cuentas de ingresos/pago.
7. El procesamiento estándar de FreshBooks se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de impuestos sobre las ventas / IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.

De principio a fin, la venta en la tienda llega a FreshBooks antes de que el cliente haya salido del local (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.

El conector de WooCommerce para FreshBooks: en lo que se apoya Oliver POS

Oliver POS no añade un segundo conector de FreshBooks ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver POS es el estándar FreshBooks for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → FreshBooks, incluyendo el mapeo de impuestos sobre las ventas / IVA, la correspondencia de clientes, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.

La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instalá el conector, conectalo a tu cuenta de FreshBooks, mapeá el plan de cuentas y los códigos de impuestos sobre las ventas / IVA, y dejá que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia FreshBooks por la misma ruta.

Por qué es importante enviar las ventas de la tienda a FreshBooks

La mayoría de los minoristas que usan FreshBooks en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de FreshBooks que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:

• La numeración de facturas se desajusta. FreshBooks emite números de factura de forma secuencial. Un POS que publica asientos de diario de fin de día en otro lugar crea una brecha en la numeración de FreshBooks, lo que complica las auditorías.
• El valor de vida del cliente es incorrecto. FreshBooks muestra los ingresos de por vida por cliente. Sin las ventas en la tienda, los clientes habituales parecen compradores en línea de una sola vez.
• Los informes de cobro de pagos son engañosos. FreshBooks informa sobre el tiempo de pago. Un POS que registra las ventas en efectivo por separado hace que el informe parezca que no hay cobros en efectivo en absoluto.

Enviá las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resolverán de una vez. FreshBooks ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de impuestos sobre las ventas / IVA y un único libro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.

Lo que esto NO es

Oliver POS no es un socio de FreshBooks. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de FreshBooks para los comerciantes de Oliver POS. Oliver POS no se interpone entre WooCommerce y FreshBooks; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver POS no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a FreshBooks. Tu cuenta, libro contable y contrato de FreshBooks son enteramente entre vos y FreshBooks.

También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver POS escribe en ella; FreshBooks lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejás FreshBooks, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.

Configuración en 4 pasos

1. Instalá el FreshBooks for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conectalo a tu cuenta de FreshBooks, mapeando las cuentas de ventas, impuestos sobre las ventas / IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de FreshBooks.
2. Verificá que la sincronización inicial se complete y confirmá que un pedido en línea reciente aparezca como la factura esperada en FreshBooks.
3. Instalá Oliver POS, iniciá sesión en la caja registradora en tu tablet de mostrador y confirmá que la solicitud de captura de clientes esté habilitada en el momento del pago.
4. Realizá una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, adjuntá un cliente y confirmá que la factura aparezca en FreshBooks con los totales y desgloses de impuestos sobre las ventas / IVA correctos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear un cliente de FreshBooks para cada cliente ocasional?

No. Las ventas anónimas de la caja registradora se convierten en facturas de FreshBooks contra un cliente configurable como "Ocasional" o "Minorista". Los clientes con nombre, capturados en la caja registradora por correo electrónico o teléfono, crean o coinciden con un cliente de FreshBooks existente automáticamente.

¿Puede FreshBooks conciliar los pagos de Oliver POS con los depósitos bancarios?

Sí. FreshBooks rastrea los pagos de facturas por la cuenta de ingresos a la que el conector los publica. Mapeá el método de pago correcto de WooCommerce a la cuenta correcta de FreshBooks, y la herramienta de conciliación bancaria de FreshBooks hace coincidir los depósitos de la misma manera que lo hace para los pedidos en línea.

¿Oliver POS tiene una asociación con FreshBooks?

No. Oliver POS no se asocia con FreshBooks ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a FreshBooks porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, impuestos sobre las ventas / IVA y clientes de tu tienda, y Oliver POS registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a FreshBooks, tu libro contable y tu contrato quedan entre vos y FreshBooks.

¿Oliver POS cobra extra por usar FreshBooks?

No. Pagás a FreshBooks directamente según los precios publicados de FreshBooks. El precio de Oliver POS es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.

¿Mis ventas en la tienda y en línea se conciliarán con un único conjunto de libros en FreshBooks?

Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de FreshBooks, ya son un flujo de pedidos unificado. FreshBooks ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos de impuestos sobre las ventas / IVA y un único libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en la tienda.

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