Oliver POS no tiene una asociación con KashFlow. Es compatible con KashFlow de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de KashFlow para WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en KashFlow en tiempo real (o en el horario que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador genera un pedido normal de WooCommerce, el conector de KashFlow lo publica y los ingresos de tu tienda física se registran en el mismo libro contable de KashFlow que tus ingresos en línea. KashFlow se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que lo corona todo.
Qué es KashFlow, exactamente
KashFlow (parte de IRIS Software) es una plataforma de contabilidad en la nube para pequeñas empresas del Reino Unido, popular entre trabajadores autónomos y pequeñas sociedades de responsabilidad limitada. Está aprobada por el HMRC para el programa Making Tax Digital (MTD) y es la interfaz de contabilidad preferida por muchos contadores del Reino Unido que utilizan la suite de IRIS. El conector de KashFlow para WooCommerce publica los pedidos como facturas y los clientes como clientes de KashFlow.
Para nuestros propósitos, lo importante de KashFlow no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en KashFlow. Oliver POS no añade un segundo conector de KashFlow ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de KashFlow existente las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas en tienda a KashFlow
El flujo del POS de KashFlow para WooCommerce dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona los artículos y toca "Cobrar".
- Oliver solicita asociar un cliente, ya sea por búsqueda de correo electrónico, número de teléfono o una nueva ficha de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver genera un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, el desglose del IVA y el método de pago.
- KashFlow para WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura en KashFlow con los códigos de IVA correctos, el cliente y las asignaciones de ingresos/cuentas de pago.
- El procesamiento estándar de KashFlow se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en tienda llega a KashFlow antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de KashFlow para WooCommerce: en lo que se basa Oliver
Oliver no añade un segundo conector de KashFlow ni duplica la sincronización. El plugin en el que se basa Oliver es el estándar KashFlow para WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → KashFlow, incluyendo la asignación del IVA, la coincidencia de clientes, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de KashFlow, asigna el plan de cuentas y los códigos de IVA, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia KashFlow por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas en tienda a KashFlow
La mayoría de los minoristas que usan KashFlow en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de KashFlow que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- Las presentaciones de MTD tienen un número incorrecto. KashFlow presenta las declaraciones de IVA de MTD a partir de las facturas en el libro contable. La falta de ventas en tienda significa que la cifra de la casilla 9 del IVA está subestimada.
- Las cuentas estatutarias de fin de año se reconstruyen en lugar de extraerse. Las pequeñas sociedades de responsabilidad limitada presentan sus cuentas en Companies House cada año. Reconstruir los ingresos de las ventas en tienda a partir de las exportaciones del POS es la causa habitual del dolor de cabeza de fin de año.
- El contador recibe dos fuentes de datos. A menudo se elige KashFlow porque el contador lo utiliza. Un POS que no lo alimenta anula esa elección.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. KashFlow ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos por IVA y un único libro de clientes para la actividad en línea y en tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de KashFlow. No hay ningún acuerdo de comarketing, ni participación en los ingresos, ni precios especiales de KashFlow para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y KashFlow; la ruta de los datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un recargo, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción de KashFlow. Tu cuenta, libro contable y contrato de KashFlow son enteramente entre vos y KashFlow.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de verdad. Oliver escribe en ella; KashFlow lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas KashFlow, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala KashFlow para WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de KashFlow, asignando las cuentas de ventas, IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de KashFlow.
- Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido en línea reciente aparezca como la factura esperada en KashFlow.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja registradora en tu tablet de mostrador y confirma que la solicitud de captura de cliente esté habilitada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, asocia un cliente y confirma que la factura aparezca en KashFlow con los totales y desgloses de IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿Es KashFlow compatible con MTD para las ventas en tienda de Oliver POS?
Sí. KashFlow está aprobado por el HMRC para el programa Making Tax Digital. Las ventas de Oliver POS se convierten en pedidos de WooCommerce, el conector de KashFlow las publica como facturas de KashFlow con los códigos de IVA correctos y la presentación de MTD utiliza los datos de IVA unificados de KashFlow.
¿Necesita Oliver POS algo específico del Reino Unido para funcionar con KashFlow?
Solo una tienda de WooCommerce configurada para el IVA del Reino Unido (estándar, reducido, cero, exento) y un conector de KashFlow asignado a las tasas de IVA correspondientes. Oliver POS registra la venta en WooCommerce; el conector se encarga de KashFlow.
¿Oliver POS tiene una asociación con KashFlow?
No. Oliver no se asocia con KashFlow ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a KashFlow porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, IVA y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a KashFlow, tu libro contable y tu contrato permanecen entre vos y KashFlow.
¿Oliver cobra extra por usar KashFlow?
No. Pagas a KashFlow directamente según los precios publicados de KashFlow. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y en línea con un único conjunto de libros en KashFlow?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu checkout en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de KashFlow, ya son un flujo de pedidos unificado. KashFlow ve un único flujo de ingresos, un único total de pasivos por IVA y un único libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en tienda.
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