Oliver POS no tiene una asociación con QuickBooks. Es compatible con QuickBooks de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de MyWorks Sync para QuickBooks Online, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en QuickBooks Online en tiempo real (o según el cronograma que hayas configurado). Una vez que entendés eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador se anota como un pedido normal de WooCommerce, el conector de QuickBooks lo publica y tus ingresos en la tienda terminan en el mismo libro contable de QuickBooks Online que tus ingresos en línea. QuickBooks Online se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que está por encima.
Qué es QuickBooks Online, exactamente
QuickBooks Online es la plataforma de contabilidad en la nube de Intuit, el libro contable más utilizado por pequeñas y medianas empresas en América del Norte y uno de los más utilizados en el mundo. Para las tiendas de WooCommerce, el patrón de conector establecido es facturas por pedido o recibos de venta en tiempo real, o asientos de diario de resumen de fin de día con desgloses por código de impuesto, por método de pago y por sucursal.
Para nuestros propósitos, lo importante de QuickBooks no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en QuickBooks. Oliver POS no agrega un segundo conector de QuickBooks ni modifica la ruta de datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de QuickBooks existente las recoge.
Cómo Oliver POS envía las ventas de la tienda a QuickBooks Online
El flujo de QuickBooks POS para WooCommerce dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona los artículos y toca Cobrar.
- Oliver solicita asociar un cliente, ya sea por búsqueda de correo electrónico, búsqueda de número de teléfono o una nueva ficha de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver genera un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de impuestos sobre las ventas y el método de pago.
- MyWorks Sync para QuickBooks Online ve el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura o recibo de venta en QuickBooks Online con los códigos de impuestos sobre las ventas correctos, el cliente y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago.
- El procesamiento estándar de QuickBooks Online se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de impuestos sobre las ventas y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a QuickBooks Online antes de que el cliente se haya ido (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de QuickBooks Online para WooCommerce: en lo que se basa Oliver
Oliver no agrega un segundo conector de QuickBooks ni duplica la sincronización. El plugin en el que se basa Oliver es el estándar MyWorks Sync para QuickBooks Online, disponible en wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → QuickBooks Online, incluyendo la asignación de impuestos sobre las ventas, la correspondencia de clientes, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instalá el conector, conectate a tu cuenta de QuickBooks Online, asigná el plan de cuentas y los códigos de impuestos sobre las ventas, y dejá que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia QuickBooks Online por el mismo camino.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda a QuickBooks Online
La mayoría de los comerciantes que usan QuickBooks en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque es de ahí de donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro contable de QuickBooks Online que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:
- La conciliación diaria se desvía. Un libro contable de QuickBooks que tiene pedidos en línea pero no ventas en la tienda no se concilia con el depósito bancario, lo que significa que la mañana del lunes del contador se convierte en un ejercicio forense en lugar de una conciliación de rutina.
- La obligación del impuesto sobre las ventas es incorrecta. QuickBooks ejecuta el informe de obligación del impuesto sobre las ventas a partir de las facturas en el libro contable. Si falta la mitad de los ingresos, el informe es incorrecto en un 50 %.
- Los informes a nivel de cliente están a medias. Los informes de clientes de QuickBooks solo ven los pedidos en línea. Un cliente mayorista que recoge en el mostrador no acumula ingresos en el contacto de QuickBooks.
- El cierre de año es más difícil de lo que debería ser. El contador público pasa enero reconstruyendo los ingresos de la tienda a partir de exportaciones de POS en lugar de obtener informes limpios de QuickBooks.
Enviá las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. QuickBooks Online ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos sobre las ventas y un único libro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una única fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de QuickBooks. No hay acuerdo de comarketing, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de QuickBooks para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y QuickBooks; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un recargo, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción de QuickBooks. Tu cuenta, libro contable y contrato de QuickBooks son enteramente entre vos y QuickBooks.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; QuickBooks lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejás QuickBooks, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instalá MyWorks Sync para QuickBooks Online en tu sitio de WordPress y conectalo a tu cuenta de QuickBooks Online, asignando las cuentas de ventas, impuestos sobre las ventas y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de QuickBooks.
- Verificá que la sincronización inicial se complete y confirmá que un pedido en línea reciente aparezca como la factura o recibo de venta esperado en QuickBooks.
- Instalá Oliver POS, iniciá sesión en la caja registradora en tu tableta de mostrador y confirmá que la solicitud de captura de cliente esté habilitada en el momento del pago.
- Realizá una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, asociá un cliente y confirmá que la factura o recibo de venta aparezca en QuickBooks con los totales y desgloses de impuestos sobre las ventas correctos.
Preguntas frecuentes
Facturas por pedido o asientos de diario de fin de día: ¿qué modo debo usar?
Depende de la preferencia de tu contador y de tu volumen. Las facturas por pedido brindan los informes a nivel de cliente más limpios en QuickBooks: cada pedido de WooCommerce (en línea o en la tienda) es su propia factura. Los asientos de diario de fin de día son más fáciles para las tiendas de alto volumen: una entrada por día por sucursal, con desgloses de ingresos, impuestos y métodos de pago, publicados en las cuentas correctas. De cualquier manera, las ventas de Oliver POS siguen el modo que hayas elegido porque todas fluyen a través del mismo conector de QuickBooks.
¿El conector de QuickBooks maneja los reembolsos de Oliver POS?
Sí. Un reembolso emitido en la caja registradora de Oliver POS genera una acción de reembolso de WooCommerce, que el conector de QuickBooks publica como una nota de crédito contra la factura original (modo por pedido) o como una línea negativa en el asiento de diario diario (modo de resumen). La obligación del impuesto sobre las ventas y el libro de clientes se actualizan correctamente.
¿Oliver POS tiene una asociación con QuickBooks?
No. Oliver no se asocia con QuickBooks ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a QuickBooks porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, impuestos sobre las ventas y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro contable y tu contrato de QuickBooks quedan entre vos y QuickBooks.
¿Oliver cobra extra por usar QuickBooks?
No. Le pagás a QuickBooks directamente según los precios publicados de QuickBooks. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Mis ventas en la tienda y en línea se conciliarán con un único conjunto de libros en QuickBooks?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de QuickBooks ya son un flujo de pedidos unificado. QuickBooks ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos sobre las ventas y un único libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en la tienda.
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