Xero WooCommerce POS — Guía de integración de Oliver POS

Oliver POS no tiene una asociación con Xero. Es compatible con Xero de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de WooCommerce Xero by Codisto, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce con Xero en tiempo real (o en el cronograma que hayas configurado). Una vez que entendés eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mostrador escribe un pedido normal de WooCommerce, el conector de Xero lo publica y tus ingresos en la tienda física se registran en el mismo libro mayor de Xero que tus ingresos en línea. Xero se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que lo complementa.

Qué es Xero, exactamente

Xero es la plataforma de contabilidad para pymes nativa de la nube que domina en el Reino Unido, Australia y Nueva Zelanda, y está creciendo rápidamente en América del Norte. El conector de WooCommerce Xero, originalmente un plugin de Automattic, ahora mantenido por Codisto, con MyWorks como la principal alternativa comercial, publica los pedidos de WooCommerce en Xero como facturas, recibos de venta o asientos de diario de resumen diario.

Para nuestros propósitos, lo importante de Xero no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Xero. Oliver POS no agrega un segundo conector de Xero ni modifica la ruta de datos. Escribe las ventas de la caja registradora en WooCommerce, y el conector de Xero existente las recoge.

Cómo Oliver POS introduce las ventas en tienda en Xero

El flujo del POS de Xero para WooCommerce dentro de Oliver es corto y predecible:

1. El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona artículos y toca Cobrar.
2. Oliver solicita asociar un contacto, ya sea por búsqueda de correo electrónico, número de teléfono o una nueva ficha de contacto.
3. El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
4. Oliver escribe un pedido estándar de WooCommerce con el ID del contacto, los artículos de línea, los totales, los desgloses de GST/IVA y el método de pago.
5. WooCommerce Xero by Codisto ve el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
6. El conector publica una factura o recibo de venta en Xero con los códigos correctos de GST/IVA, el contacto y las asignaciones de cuentas de ingresos/pago.
7. El procesamiento estándar de Xero se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, acumulaciones de GST/IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.

De principio a fin, la venta en la tienda física llega a Xero antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del próximo resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.

El conector de Xero para WooCommerce: en lo que se basa Oliver

Oliver no agrega un segundo conector de Xero ni duplica la sincronización. El plugin en el que se basa Oliver es el estándar WooCommerce Xero by Codisto, disponible en wordpress.org/plugins/woocommerce-xero/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → Xero, incluida la asignación de GST/IVA, la coincidencia de contactos, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.

La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instalá el conector, conectalo a tu cuenta de Xero, asigná el plan de cuentas y los códigos de GST/IVA, y dejá que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluida cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia Xero por la misma ruta.

Por qué es importante introducir las ventas en tienda en Xero

La mayoría de los comerciantes que usan Xero en una tienda de WooCommerce tienen un libro mayor sesgado hacia las ventas en línea, porque es ahí donde los datos históricamente han fluido automáticamente. El resultado es un libro mayor de Xero que sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mostrador. Las consecuencias posteriores son reales:

• La conciliación de las transacciones bancarias se interrumpe. La característica estrella de Xero es su conciliación automática de transacciones bancarias, pero solo cuando el depósito en la transacción tiene una factura correspondiente en el libro mayor. Un POS que no se alimenta de Xero obliga al contador a asignar manualmente cada depósito.
• Las declaraciones de BAS, GST e IVA son incorrectas. Los informes fiscales de Xero extraen datos de las facturas en el libro mayor. La falta de ingresos en la tienda física significa que la declaración de BAS, GST o IVA está subestimada, lo que generalmente surge como un problema durante una auditoría.
• El asesor ve una imagen incompleta. La mayoría de los clientes de Xero trabajan con un contador o tenedor de libros externo a través de las herramientas de práctica de Xero. Si los ingresos en la tienda física no están en Xero, el asesor no puede hacer su trabajo.

Introducí las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. Xero ve un solo flujo de ingresos, un total de responsabilidad de GST/IVA y un libro mayor de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contador con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una sola fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinado en línea y en la tienda.

Lo que esto NO es

Oliver POS no es un socio de Xero. No hay un acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Xero para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Xero; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un recargo, no agrega una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción de Xero. Tu cuenta, libro mayor y contrato de Xero son enteramente entre vos y Xero.

También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de verdad. Oliver escribe en ella; Xero lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejás Xero, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.

Configuración en 4 pasos

1. Instalá WooCommerce Xero by Codisto en tu sitio de WordPress y conectalo a tu cuenta de Xero, asignando las cuentas de ventas, GST/IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Xero.
2. Verificá que la sincronización inicial se complete y confirmá que un pedido en línea reciente aparezca como la factura o recibo de venta esperado en Xero.
3. Instalá Oliver POS, iniciá sesión en la caja registradora en tu tableta de mostrador y confirmá que la solicitud de captura de contacto esté habilitada en el momento del pago.
4. Realizá una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador, asociá un contacto y confirmá que la factura o recibo de venta aparezca en Xero con los totales y desgloses de GST/IVA correctos.

Preguntas frecuentes

¿Las ventas de Oliver POS aparecerán correctamente en mi declaración de BAS o GST en Xero?

Sí. El conector de Xero asigna los códigos de impuestos de WooCommerce a las tasas de impuestos de Xero. Una venta en tienda registrada en Oliver POS con GST aplicado en WooCommerce llega a Xero con la misma tasa de impuestos. La declaración de BAS, GST o IVA extrae datos de los datos fiscales de Xero e incluye los ingresos en la tienda física automáticamente.

¿Xero maneja implementaciones de Oliver POS multidivisa?

Si tu tienda de WooCommerce está configurada para las monedas que admite tu libro mayor de Xero y Xero tiene habilitada la multidivisa, el conector publica cada pedido de WooCommerce en la moneda correcta y Xero se encarga del cambio de divisas. Oliver POS registra la venta en la moneda de la tienda de WooCommerce; el manejo de multidivisa es propiedad de Xero y del conector.

¿Oliver POS tiene una asociación con Xero?

No. Oliver no se asocia con Xero ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Apoyamos a Xero porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, GST/IVA y contactos de tu tienda, y Oliver escribe cada venta en tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción, tu libro mayor y tu contrato con Xero permanecen entre vos y Xero.

¿Oliver cobra extra por usar Xero?

No. Pagás a Xero directamente según los precios publicados de Xero. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.

¿Mis ventas en tienda y en línea se conciliarán con un solo juego de libros en Xero?

Sí. Oliver POS escribe las ventas de la caja registradora en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Xero, ya son un flujo de pedidos unificado. Xero ve un solo flujo de ingresos, un total de responsabilidad de GST/IVA y un libro mayor de contactos, sin conciliación manual entre un juego de libros en línea y uno en tienda.

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