Oliver POS no tiene una asociación con FreshBooks. Es compatible con FreshBooks de la misma manera que cualquier tienda de WooCommerce, a través de FreshBooks for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en FreshBooks en tiempo real (o según el horario que hayas configurado). Una vez que entiendes eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mesón se anota como un pedido normal de WooCommerce, el conector de FreshBooks la publica y tus ingresos de la tienda física terminan en el mismo libro contable de FreshBooks que tus ingresos online. FreshBooks se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja que lo complementa.
Qué es FreshBooks, exactamente
FreshBooks es la plataforma de contabilidad para pequeñas empresas creada para negocios de servicios y minoristas de productos que odian las hojas de cálculo. Comenzó como una herramienta de facturación y se expandió a un libro contable completo para pymes. El conector de FreshBooks para WooCommerce publica los pedidos de WooCommerce como facturas de FreshBooks, los clientes de WooCommerce como clientes de FreshBooks y los reembolsos de WooCommerce como notas de crédito.
Para nuestros propósitos, lo importante de FreshBooks no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en FreshBooks. Oliver POS no añade un segundo conector de FreshBooks ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de FreshBooks existente las recoge.
Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda física en FreshBooks
El flujo del POS de WooCommerce para FreshBooks dentro de Oliver es breve y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona los artículos y pulsa Cobrar.
- Oliver solicita que se asocie un cliente, ya sea mediante una búsqueda por correo electrónico, por número de teléfono o con una nueva tarjeta de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver anota un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de impuestos sobre las ventas / IVA y el método de pago.
- FreshBooks for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura en FreshBooks con los códigos de impuestos sobre las ventas / IVA correctos, el cliente y las asignaciones de cuentas de ingresos y pagos.
- El procesamiento estándar de FreshBooks se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, acumulaciones de impuestos sobre las ventas / IVA y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a FreshBooks antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ingreso manual.
El conector de WooCommerce para FreshBooks: en lo que se apoya Oliver
Oliver no añade un segundo conector de FreshBooks ni duplica la sincronización. El plugin en el que se apoya Oliver es el estándar FreshBooks for WooCommerce, disponible en wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Está diseñado específicamente para manejar la ruta de datos de WooCommerce → FreshBooks, incluyendo el mapeo de impuestos sobre las ventas / IVA, la correspondencia de clientes, el manejo de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda de WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de FreshBooks, mapea el plan de cuentas y los códigos de impuestos sobre las ventas / IVA, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja de Oliver POS, fluye hacia FreshBooks por la misma ruta.
Por qué es importante introducir las ventas de la tienda física en FreshBooks
La mayoría de los minoristas que usan FreshBooks en una tienda de WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas online, porque históricamente es ahí donde los datos han fluido automáticamente. El resultado es un libro contable de FreshBooks que sabe todo sobre los pedidos online y casi nada sobre las ventas en el mesón. Las consecuencias posteriores son reales:
- La numeración de facturas se descontrola. FreshBooks emite números de factura secuencialmente. Un POS que publica asientos de diario de fin de día en otro lugar crea una brecha en la numeración de FreshBooks, lo que complica las auditorías.
- El valor de vida del cliente es incorrecto. FreshBooks muestra los ingresos de por vida por cliente. Sin las ventas en la tienda, los clientes habituales parecen compradores online de una sola vez.
- Los informes de cobro de pagos son engañosos. FreshBooks informa sobre el tiempo de pago. Un POS que registra las ventas en efectivo por separado hace que el informe parezca que no hay cobros en efectivo en absoluto.
Al pasar las ventas de Oliver POS por la sincronización de WooCommerce, todos esos problemas se resuelven de una vez. FreshBooks ve un solo flujo de ingresos, un solo total de pasivos de impuestos sobre las ventas / IVA y un solo libro de clientes para la actividad online y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contador trabaja desde una sola fuente. El panel de control finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, tanto online como en la tienda.
Lo que NO es esto
Oliver POS no es un socio de FreshBooks. No hay acuerdo de comarketing, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de FreshBooks para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y FreshBooks; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda de WooCommerce. Oliver no cobra un sobreprecio, no añade una tarifa por transacción y no se lleva una parte de la suscripción a FreshBooks. Tu cuenta, libro contable y contrato con FreshBooks son enteramente entre tú y FreshBooks.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; FreshBooks lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas FreshBooks, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala FreshBooks for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de FreshBooks, mapeando las cuentas de ventas, impuestos sobre las ventas / IVA y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de FreshBooks.
- Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido online reciente aparece como la factura esperada en FreshBooks.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja en tu tablet de mesón y confirma que la solicitud de captura de clientes está habilitada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mesón, asocia un cliente y confirma que la factura aparece en FreshBooks con los totales y desgloses de impuestos sobre las ventas / IVA correctos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que crear un cliente de FreshBooks para cada cliente que entra a la tienda?
No. Las ventas anónimas de la caja se convierten en facturas de FreshBooks contra un cliente configurable de "Venta sin cliente" o "Retail". Los clientes con nombre, capturados en la caja por correo electrónico o teléfono, crean o se asocian a un cliente de FreshBooks existente automáticamente.
¿Puede FreshBooks conciliar los pagos de Oliver POS con los depósitos bancarios?
Sí. FreshBooks rastrea los pagos de las facturas por la cuenta de ingresos a la que el conector los publica. Mapea el método de pago de WooCommerce correcto a la cuenta de FreshBooks correcta, y la herramienta de conciliación bancaria de FreshBooks concilia los depósitos de la misma manera que lo hace para los pedidos online.
¿Tiene Oliver POS una asociación con FreshBooks?
No. Oliver no se asocia con FreshBooks ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a FreshBooks porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, impuestos sobre las ventas / IVA y clientes de tu tienda, y Oliver anota cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a FreshBooks, tu libro contable y tu contrato permanecen entre tú y FreshBooks.
¿Cobra Oliver un extra por usar FreshBooks?
No. Pagas a FreshBooks directamente según los precios publicados de FreshBooks. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Mis ventas en tienda y online se conciliarán en un solo conjunto de libros en FreshBooks?
Sí. Oliver POS anota las ventas de la caja en la misma tienda de WooCommerce que impulsa tu pago online, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de FreshBooks, ya son un flujo de pedidos unificado. FreshBooks ve un solo flujo de ingresos, un solo total de pasivos de impuestos sobre las ventas / IVA y un solo libro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros online y otro en la tienda.
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