Oliver POS no tiene una asociación con QuickBooks. Es compatible con QuickBooks de la misma manera que cualquier tienda WooCommerce, a través de MyWorks Sync for QuickBooks Online, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en QuickBooks Online en tiempo real (o según el horario que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mesón crea un pedido normal de WooCommerce, el conector de QuickBooks lo publica y tus ingresos en la tienda física terminan en el mismo libro contable de QuickBooks Online que tus ingresos en línea. QuickBooks Online se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que está encima.
Qué es QuickBooks Online, exactamente
QuickBooks Online es la plataforma de contabilidad en la nube de Intuit, el libro contable más utilizado por las pequeñas y medianas empresas en América del Norte y uno de los más utilizados en el mundo. Para las tiendas WooCommerce, el patrón de conector establecido es de facturas o recibos de venta por pedido en tiempo real, o asientos de diario de resumen de fin de día con desgloses por código de impuesto, por método de pago y por punto de venta.
Para nuestros propósitos, lo importante de QuickBooks no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en QuickBooks. Oliver POS no añade un segundo conector de QuickBooks ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de QuickBooks existente las recoge.
Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda en QuickBooks Online
El flujo de QuickBooks WooCommerce POS dentro de Oliver es corto y predecible:
- El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona artículos y pulsa Cobrar.
- Oliver solicita adjuntar un cliente, ya sea por búsqueda de correo electrónico, búsqueda de número de teléfono o una nueva ficha de cliente.
- El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
- Oliver crea un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de impuestos a las ventas y el método de pago.
- MyWorks Sync for QuickBooks Online detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
- El conector publica una factura o recibo de venta en QuickBooks Online con los códigos de impuestos a las ventas correctos, el cliente y las asignaciones de ingresos/cuentas de pago.
- El procesamiento estándar de QuickBooks Online se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de impuestos a las ventas y cualquier automatización posterior que hayas configurado.
De principio a fin, la venta en la tienda llega a QuickBooks Online antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
El conector de QuickBooks Online para WooCommerce: sobre lo que se monta Oliver
Oliver no añade un segundo conector de QuickBooks ni duplica la sincronización. El plugin sobre el que se monta Oliver es el estándar MyWorks Sync for QuickBooks Online, disponible en wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → QuickBooks Online, incluyendo el mapeo de impuestos a las ventas, la coincidencia de clientes, la gestión de reembolsos y el flujo de informes estándar.
La configuración es idéntica a la de cualquier tienda WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de QuickBooks Online, mapea el plan de cuentas y los códigos de impuestos a las ventas, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia QuickBooks Online por la misma ruta.
Por qué es importante enviar las ventas de la tienda a QuickBooks Online
La mayoría de los minoristas que usan QuickBooks en una tienda WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque es ahí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro contable de QuickBooks Online que lo sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mesón. Las consecuencias posteriores son reales:
- La conciliación diaria se desajusta. Un libro contable de QuickBooks que tiene pedidos en línea pero no ventas en la tienda no se concilia con el depósito bancario, lo que significa que la mañana del lunes del contable se convierte en un ejercicio forense en lugar de una conciliación de rutina.
- La obligación de impuestos a las ventas es incorrecta. QuickBooks ejecuta el informe de obligación de impuestos a las ventas a partir de las facturas en el libro contable. Si falta la mitad de los ingresos, el informe es incorrecto en un 50 %.
- Los informes a nivel de cliente están a medias. Los informes de clientes de QuickBooks solo ven los pedidos en línea. Un cliente mayorista que recoge en el mesón no acumula ingresos en el contacto de QuickBooks.
- El cierre de año es más difícil de lo que debería ser. El contador público certificado pasa enero reconstruyendo los ingresos de la tienda a partir de exportaciones del POS en lugar de extraer informes limpios de QuickBooks.
Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. QuickBooks Online ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos a las ventas y un único registro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contable trabaja desde una única fuente. El panel finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.
Lo que esto NO es
Oliver POS no es un socio de QuickBooks. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de QuickBooks para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y QuickBooks; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda WooCommerce. Oliver no cobra un sobreprecio, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción de QuickBooks. Tu cuenta, libro contable y contrato de QuickBooks son enteramente entre tú y QuickBooks.
También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; QuickBooks lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas QuickBooks, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.
Configuración en 4 pasos
- Instala MyWorks Sync for QuickBooks Online en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de QuickBooks Online, mapeando las cuentas de ventas, impuestos a las ventas y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de QuickBooks.
- Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido en línea reciente aparezca como la factura o recibo de venta esperado en QuickBooks.
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja registradora en tu tableta de mesón y confirma que la opción de captura de clientes esté habilitada en el momento del pago.
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mesón, adjunta un cliente y confirma que la factura o recibo de venta aparezca en QuickBooks con los totales y desgloses de impuestos a las ventas correctos.
Preguntas frecuentes
Facturas por pedido o asientos de diario de fin de día: ¿qué modo debo usar?
Depende de la preferencia de tu contable y de tu volumen. Las facturas por pedido ofrecen los informes a nivel de cliente más limpios en QuickBooks: cada pedido de WooCommerce (en línea o en la tienda) es su propia factura. Los asientos de diario de fin de día son más fáciles para las tiendas de alto volumen: una entrada por día por punto de venta, con desgloses de ingresos, impuestos y métodos de pago, publicados en las cuentas correctas. De cualquier manera, las ventas de Oliver POS siguen el modo que hayas elegido porque todas fluyen a través del mismo conector de QuickBooks.
¿El conector de QuickBooks gestiona los reembolsos de Oliver POS?
Sí. Un reembolso emitido en la caja registradora de Oliver POS crea una acción de reembolso en WooCommerce, que el conector de QuickBooks publica como una nota de crédito contra la factura original (modo por pedido) o como una línea negativa en el asiento de diario diario (modo de resumen). La obligación de impuestos a las ventas y el registro del cliente se actualizan correctamente.
¿Oliver POS tiene una asociación con QuickBooks?
No. Oliver no se asocia con QuickBooks ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a QuickBooks porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, impuestos a las ventas y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a QuickBooks, tu libro contable y tu contrato permanecen entre tú y QuickBooks.
¿Oliver cobra extra por usar QuickBooks?
No. Pagas a QuickBooks directamente según los precios publicados por QuickBooks. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.
¿Se conciliarán mis ventas en tienda y en línea con un único conjunto de libros en QuickBooks?
Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda WooCommerce que impulsa tu proceso de pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de QuickBooks, ya son un flujo de pedidos unificado. QuickBooks ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de impuestos a las ventas y un único registro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en la tienda.
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