POS para Reckon Accounts y WooCommerce — Guía de integración de Oliver POS

Oliver POS no tiene una asociación con Reckon. Es compatible con Reckon de la misma manera que cualquier tienda WooCommerce, a través de Reckon Accounts for WooCommerce, que ya sincroniza los pedidos, clientes y reembolsos de WooCommerce en Reckon Accounts en tiempo real (o según el horario que hayas configurado). Una vez que entiendas eso, el resto de esta guía es mecánico: cada venta que Oliver registra en el mesón crea un pedido normal de WooCommerce, el conector de Reckon lo publica y tus ingresos en la tienda física terminan en el mismo libro contable de Reckon Accounts que tus ingresos en línea. Reckon Accounts se encarga de la contabilidad. WooCommerce es el sistema de registro. Oliver es la caja registradora que está encima.

Qué es Reckon Accounts, exactamente

Reckon Accounts (y el nativo de la nube Reckon One) es la plataforma de contabilidad para PYMES australiana de larga data con profundas relaciones en el canal de contadores. Reckon es utilizado con mayor frecuencia por pequeñas empresas australianas con un contador de confianza que usa Reckon: el contador eligió el libro contable, por lo que la empresa lo usa. El conector WooCommerce + Reckon publica los pedidos como facturas de Reckon.

Para nuestros propósitos, lo importante de Reckon no es ninguna característica específica, sino que el conector de WooCommerce es maduro, tiene buen soporte y trata cada pedido de WooCommerce como una transacción de primera clase en Reckon. Oliver POS no añade un segundo conector de Reckon ni modifica la ruta de los datos. Registra las ventas de la caja en WooCommerce y el conector de Reckon existente las recoge.

Cómo Oliver POS introduce las ventas de la tienda en Reckon Accounts

El flujo de Reckon Accounts WooCommerce POS dentro de Oliver es corto y predecible:

1. El cajero registra la venta en la caja de Oliver, escanea o selecciona artículos y pulsa Cobrar.
2. Oliver solicita adjuntar un cliente, ya sea por búsqueda de correo electrónico, búsqueda de número de teléfono o una nueva ficha de cliente.
3. El cajero cobra el pago a través de cualquier pasarela de pago de WooCommerce que utilice la tienda.
4. Oliver crea un pedido estándar de WooCommerce con el ID del cliente, los artículos, los totales, los desgloses de GST y el método de pago.
5. Reckon Accounts for WooCommerce detecta el nuevo pedido a través de los hooks de WooCommerce en cuestión de segundos.
6. El conector publica una factura de impuestos en Reckon Accounts con los códigos de GST correctos, el cliente y las asignaciones de ingresos/cuentas de pago.
7. El procesamiento estándar de Reckon Accounts se ejecuta en el nuevo documento: asientos de diario, conciliación de pagos, devengos de GST y cualquier automatización posterior que hayas configurado.

De principio a fin, la venta en la tienda llega a Reckon Accounts antes de que el cliente haya salido de la tienda (en modo por pedido) o como parte del siguiente resumen de fin de día (en modo de resumen diario). De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.

El conector de Reckon Accounts para WooCommerce: sobre lo que se monta Oliver

Oliver no añade un segundo conector de Reckon ni duplica la sincronización. El plugin sobre el que se monta Oliver es el estándar Reckon Accounts for WooCommerce, disponible en www.reckon.com/au/integrations/woocommerce/. Está diseñado específicamente para gestionar la ruta de datos de WooCommerce → Reckon Accounts, incluyendo el mapeo de GST, la coincidencia de clientes, la gestión de reembolsos y el flujo de informes estándar.

La configuración es idéntica a la de cualquier tienda WooCommerce: instala el conector, conéctalo a tu cuenta de Reckon Accounts, mapea el plan de cuentas y los códigos de GST, y deja que se ejecute la sincronización inicial. Una vez hecho esto, cada pedido de WooCommerce, incluyendo cada venta de la caja registradora de Oliver POS, fluye hacia Reckon Accounts por la misma ruta.

Por qué es importante enviar las ventas de la tienda a Reckon Accounts

La mayoría de los minoristas que usan Reckon en una tienda WooCommerce tienen un libro contable sesgado hacia las ventas en línea, porque es ahí donde los datos han fluido históricamente de forma automática. El resultado es un libro contable de Reckon Accounts que lo sabe todo sobre los pedidos en línea y casi nada sobre las ventas en el mesón. Las consecuencias posteriores son reales:

• El flujo de trabajo del contador asume que Reckon está completo. Un POS que alimenta hojas de cálculo pone al contador de nuevo en modo de conciliación.
• La preparación del BAS lleva horas extra. El flujo de trabajo del BAS de Reckon asume que el libro contable es la fuente de la verdad.
• Las cuentas estatutarias de fin de año dependen de ello. El cierre de año de una pequeña empresa depende de que el libro contable de Reckon esté completo.

Envía las ventas de Oliver POS a través de la sincronización de WooCommerce y todos esos problemas se resuelven de una vez. Reckon Accounts ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de GST y un único registro de clientes para la actividad en línea y en la tienda. La conciliación del contable con el banco deja de ser un ejercicio forense. El asesor o contable trabaja desde una única fuente. El panel finalmente te dice lo que tu negocio está haciendo realmente, combinando las ventas en línea y en la tienda.

Lo que esto NO es

Oliver POS no es un socio de Reckon. No hay ningún acuerdo de marketing conjunto, ni reparto de ingresos, ni precios especiales de Reckon para los comerciantes de Oliver. Oliver no se interpone entre WooCommerce y Reckon; la ruta de datos es exactamente la misma que utiliza cualquier tienda WooCommerce. Oliver no cobra un sobreprecio, no añade una comisión por transacción y no se lleva una parte de la suscripción de Reckon. Tu cuenta, libro contable y contrato de Reckon son enteramente entre tú y Reckon.

También vale la pena decir que Oliver POS no cambia la historia de la propiedad de los datos. La tabla de pedidos de WooCommerce en tu propia instalación de WordPress sigue siendo la fuente de la verdad. Oliver escribe en ella; Reckon lee de ella a través del conector. Si alguna vez dejas Reckon, los datos permanecen donde siempre han estado: en WooCommerce.

Configuración en 4 pasos

1. Instala Reckon Accounts for WooCommerce en tu sitio de WordPress y conéctalo a tu cuenta de Reckon Accounts, mapeando las cuentas de ventas, GST y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de Reckon.
2. Verifica que la sincronización inicial se complete y confirma que un pedido en línea reciente aparezca como la factura de impuestos esperada en Reckon.
3. Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja registradora en tu tableta de mesón y confirma que la opción de captura de clientes esté habilitada en el momento del pago.
4. Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mesón, adjunta un cliente y confirma que la factura de impuestos aparezca en Reckon con los totales y desgloses de GST correctos.

Preguntas frecuentes

¿Reckon admite la sincronización en tiempo real de las ventas de Oliver POS?

El conector de Reckon para WooCommerce generalmente se ejecuta casi en tiempo real (cada pocos minutos) o por pedido, dependiendo de la implementación. De cualquier manera, las ventas de Oliver POS llegan a Reckon de la misma manera y en el mismo horario que los pedidos en línea de WooCommerce.

¿Puede Reckon One (la versión en la nube) funcionar con Oliver POS?

Sí. La integración de Reckon One con WooCommerce sigue el mismo patrón que Reckon Accounts. Oliver POS registra la venta en WooCommerce; Reckon One la recoge a través del conector.

¿Oliver POS tiene una asociación con Reckon?

No. Oliver no se asocia con Reckon ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a Reckon porque su conector de WooCommerce ya extrae pedidos, reembolsos, GST y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción a Reckon, tu libro contable y tu contrato permanecen entre tú y Reckon.

¿Oliver cobra extra por usar Reckon?

No. Pagas a Reckon directamente según los precios publicados por Reckon. El precio de Oliver es una tarifa mensual fija por el software de POS que no tiene nada que ver con la plataforma de contabilidad que elijas.

¿Se conciliarán mis ventas en tienda y en línea con un único conjunto de libros en Reckon?

Sí. Oliver POS registra las ventas de la caja en la misma tienda WooCommerce que impulsa tu proceso de pago en línea, por lo que para cuando los pedidos llegan al conector de Reckon, ya son un flujo de pedidos unificado. Reckon ve un único flujo de ingresos, un único total de obligaciones de GST y un único registro de clientes, sin necesidad de conciliación manual entre un conjunto de libros en línea y otro en la tienda.

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