FreshBooks en Oliver POS
Las facturas y los clientes de FreshBooks se actualizan con las ventas de la caja registradora de Oliver POS a través del conector WooCommerce + FreshBooks.
Cómo funciona FreshBooks con Oliver POS para WooCommerce
FreshBooks es la plataforma de contabilidad para pequeñas empresas creada para negocios de servicios y minoristas de productos que odian las hojas de cálculo. El conector de FreshBooks para WooCommerce envía los pedidos como facturas y los clientes como clientes a FreshBooks. Oliver POS registra las ventas de mostrador en WooCommerce como pedidos estándar, y el conector de FreshBooks los publica como facturas de FreshBooks: mismo cliente, misma cuenta de ingresos, mismos códigos de impuestos que la tienda en línea.
Qué extrae FreshBooks de WooCommerce
El conector FreshBooks for WooCommerce sincroniza los pedidos de WooCommerce en FreshBooks como facturas, los clientes como clientes y los reembolsos como notas de crédito. El manejo de impuestos sigue la biblioteca de tasas de impuestos de FreshBooks, mapeada a las clases de impuestos de WooCommerce. FreshBooks luego se encarga de la numeración de facturas, la conciliación de pagos y los flujos de trabajo habituales de las pymes (seguimiento de pagos atrasados, aplicación de créditos, envío de extractos).
Oliver POS no se comunica directamente con FreshBooks. Las ventas de la caja registradora se escriben en WooCommerce, el conector de FreshBooks las recoge y la factura de la tienda física llega a FreshBooks de la misma manera que lo haría un pedido en línea.
Por qué las ventas en tienda son importantes en el libro contable de FreshBooks
FreshBooks suele ser la plataforma de contabilidad para pequeños comerciantes y negocios híbridos de servicios y productos: un estudio de yoga con venta al por menor, un salón de belleza con venta de productos, un tostador de café con suscripciones. Estos negocios tienden a tener configuraciones contables austeras donde el fundador o un contador a tiempo parcial se encarga de los libros. El registro manual al final del día es exactamente el tipo de trabajo tedioso que se omite, se hace mal o se hace con una semana de retraso.
Con Oliver POS alimentando a WooCommerce y WooCommerce alimentando a FreshBooks, el paso manual desaparece. Las ventas de mostrador aparecen como facturas de FreshBooks de la misma manera que las ventas en línea, la lista de clientes de FreshBooks crece con los clientes de paso, y el cierre de año es una exportación limpia en lugar de una reconstrucción forense.
Cómo funciona la sincronización de WooCommerce + Oliver + FreshBooks
El cajero registra la venta en Oliver POS, asocia al cliente y cobra. Oliver crea un pedido de WooCommerce. El conector de FreshBooks dispara su webhook, crea o actualiza el cliente de FreshBooks, publica una factura con los artículos e impuestos de WooCommerce, y registra el pago en la cuenta de ingresos de FreshBooks configurada. Los reembolsos desde la caja registradora fluyen a través de WooCommerce y publican notas de crédito contra la factura original de FreshBooks.
Ideal para comerciantes que…
FreshBooks en Oliver POS es ideal para pequeños comerciantes de WooCommerce: una o dos ubicaciones, un equipo liderado por el fundador, una preferencia por el flujo de trabajo contable más simple posible. Es especialmente común para marcas de boutique, alimentos especializados y negocios híbridos de servicios y productos donde FreshBooks ya está en uso.
Qué obtienes y cómo configurarlo
Funcionalidades que Oliver presenta del plugin FreshBooks, además de la instalación en 4 pasos que la mayoría de los comerciantes realizan.
Funcionalidades en la caja registradora
- Las ventas en la tienda fluyen hacia FreshBooks en el momento en que se cierra una venta en la caja
- Los ingresos en línea y en la tienda se registran en un solo estado de pérdidas y ganancias, una sola cuenta de obligaciones fiscales y un solo juego de libros contables
- Divisiones por código de impuesto (GST/HST, IVA, impuesto sobre las ventas) gestionadas por el conector de WooCommerce de FreshBooks
- Reembolsos y anulaciones registrados en la factura o asiento de diario original
- Los totales por método de pago coinciden con los depósitos del feed bancario utilizados para la conciliación
- La misma suscripción de FreshBooks, el mismo plan de cuentas y el mismo flujo de trabajo que tu tienda en línea
Configuración en 4 pasos
- Instala el FreshBooks for WooCommerce en tu sitio de WooCommerce y conecta tu cuenta de FreshBooks
- Asigna las cuentas de ventas, impuestos, costo de los bienes vendidos (COGS) y métodos de pago de WooCommerce a tu plan de cuentas de FreshBooks
- Instala Oliver POS, inicia sesión en la caja y confirma que la solicitud de captura de clientes esté habilitada en el momento del pago
- Realiza una pequeña venta de prueba en vivo en el mostrador y confirma que la factura, el asiento de diario o el recibo de venta aparezca en FreshBooks con los totales y las divisiones de impuestos correctos
Preguntas frecuentes sobre FreshBooks en Oliver POS
¿Tengo que crear un cliente en FreshBooks por cada cliente de paso?
No. Las ventas anónimas de la caja registradora se convierten en facturas de FreshBooks a nombre de un cliente genérico como "Cliente de paso" o "Venta al por menor" (configurable en el conector). Los clientes identificados, capturados en la caja registradora por correo electrónico o teléfono, crean o coinciden automáticamente con un cliente existente de FreshBooks.
¿Puede FreshBooks conciliar los pagos de Oliver POS con los depósitos bancarios?
FreshBooks rastrea los pagos de las facturas por la cuenta de ingresos de FreshBooks en la que publica el conector. Siempre que asignes el método de pago correcto a la cuenta correcta, la herramienta de conciliación bancaria de FreshBooks hace coincidir los depósitos con los pagos agrupados de la misma manera que lo hace con los pedidos en línea.
¿Oliver POS tiene una alianza con FreshBooks?
No. Oliver no tiene una alianza con FreshBooks ni con ninguna otra plataforma de contabilidad. Damos soporte a FreshBooks porque su conector de WooCommerce ya extrae los pedidos, reembolsos, impuestos y clientes de tu tienda, y Oliver registra cada venta en la tienda en WooCommerce como un pedido estándar, por lo que el mismo conector lo recoge automáticamente. Tu suscripción de contabilidad, tu libro mayor y tu contrato permanecen entre tú y FreshBooks.
¿Oliver cobra extra por usar FreshBooks?
No. Pagas el precio estándar publicado de FreshBooks directamente a FreshBooks. Oliver no se lleva un margen de ganancia, no se interpone en el flujo de datos y no cobra una tarifa adicional por transacción o por asiento de diario.
¿Las ventas de la caja de Oliver POS llegan a FreshBooks?
Sí. Cada venta de Oliver POS se registra en WooCommerce como un pedido estándar con el cliente, los artículos, los impuestos y el método de pago adjuntos. El conector de WooCommerce de FreshBooks trata ese pedido de la misma manera que trata un pedido en línea: publica la misma factura, asiento de diario o recibo de venta, con las mismas divisiones de impuestos y el mismo registro de cliente. No hay una "sincronización de POS" separada que configurar.
¿Qué tan rápido llega una venta de la caja a FreshBooks?
Depende del modo de sincronización del conector de FreshBooks. Los conectores que envían por pedido (la mayoría de las integraciones de FreshBooks admiten esto) publican la factura o el recibo de venta en FreshBooks a los pocos segundos de que el cajero cierre la venta. Los conectores configurados para un resumen diario publican un único asiento de diario al final del día con divisiones por impuesto, por método de pago y por punto de venta. De cualquier manera, no se requiere ninguna entrada manual.
Lee nuestra guía completa de FreshBooks en Oliver POS
Un tutorial detallado sobre cómo usar FreshBooks junto con la caja registradora de Oliver POS en una tienda de WooCommerce.