FreeAgent WooCommerce POS — Oliver POS integrasjonsguide

Oliver POS har ikke et partnerskap med FreeAgent. Det støtter FreeAgent på samme måte som enhver WooCommerce-butikk gjør – gjennom Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, som allerede synkroniserer WooCommerce-ordrer, kunder og refusjoner til FreeAgent i sanntid (eller i henhold til tidsplanen du har konfigurert). Når du forstår det, er resten av denne guiden mekanisk: hvert salg Oliver registrerer i kassen, skriver en vanlig WooCommerce-ordre, FreeAgent-koblingen posterer den, og inntektene fra butikken din havner i samme FreeAgent-hovedbok som inntektene fra nettsalget. FreeAgent tar seg av regnskapet. WooCommerce er systemet som holder oversikten. Oliver er kasseapparatet på toppen.

Hva FreeAgent er, nøyaktig

FreeAgent er den britiske regnskapsplattformen for småbedrifter eid av NatWest, populær blant enkeltpersonforetak, frilansere og små aksjeselskaper. Innehavere av forretningskontoer hos NatWest, Royal Bank of Scotland og Ulster Bank får FreeAgent gratis – noe som gjør den allestedsnærværende blant britiske mikrobedrifter. FreeAgent WooCommerce-koblingen posterer ordrer som fakturaer og kunder som FreeAgent-kontakter.

For våre formål er det viktigste med FreeAgent ikke en spesifikk funksjon – det er at WooCommerce-koblingen er moden, godt støttet og behandler hver WooCommerce-ordre som en førsteklasses transaksjon i FreeAgent. Oliver POS legger ikke til en ny FreeAgent-kobling eller endrer databanen. Den skriver salg fra kasseapparatet inn i WooCommerce, og den eksisterende FreeAgent-koblingen henter dem opp.

Hvordan Oliver POS mater salg fra butikk inn i FreeAgent

FreeAgent WooCommerce POS-flyten i Oliver er kort og forutsigbar:

1. Kassereren registrerer salget i Oliver-kassen, skanner eller velger varer, og trykker på Betal.
2. Oliver ber om å knytte til en kontakt – via e-postsøk, telefonnummersøk eller et nytt kontaktkort.
3. Kassereren tar imot betaling gjennom hvilken som helst WooCommerce betalingsgateway butikken bruker.
4. Oliver skriver en standard WooCommerce-ordre med kontakt-ID, varelinjer, totaler, MVA-oppdelinger og betalingsmetode.
5. Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce ser den nye ordren gjennom WooCommerce-hooks i løpet av sekunder.
6. Koblingen posterer en faktura til FreeAgent med de riktige MVA-kodene, kontakten og inntekts-/betalingskontotilknytninger.
7. FreeAgents standardbehandling kjører på det nye dokumentet – journalføringer, betalingsavstemming, MVA-avsetninger og eventuell nedstrøms automatisering du har satt opp.

Fra start til slutt ankommer salget fra butikken i FreeAgent før kunden har forlatt butikken (i per-ordre-modus) eller som en del av neste dagsoppsummering (i daglig-oppsummeringsmodus). Uansett kreves ingen manuell inntasting.

FreeAgent WooCommerce-koblingen – det Oliver bygger på

Oliver legger ikke til en ny FreeAgent-kobling eller dupliserer synkroniseringen. Utvidelsen Oliver bygger på er standard Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, tilgjengelig på wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Den er bygget spesifikt for å håndtere databanen fra WooCommerce til FreeAgent, inkludert MVA-tilknytning, kontaktmatching, refusjonshåndtering og standard rapporteringsflyt.

Oppsettet er identisk med oppsettet for enhver WooCommerce-butikk: installer koblingen, koble til din FreeAgent-konto, tilknytt kontoplanen og MVA-kodene, og la den første synkroniseringen kjøre. Når det er gjort, flyter hver WooCommerce-ordre – inkludert hvert Oliver POS-kassesalg – inn i FreeAgent på samme bane.

Hvorfor det er viktig å sende salg fra butikk inn i FreeAgent

De fleste forhandlere som kjører FreeAgent på en WooCommerce-butikk har en hovedbok som er skjev mot nettsalg, fordi det er der data historisk sett har flytt automatisk. Resultatet er en FreeAgent-hovedbok som vet alt om nettordrer og nesten ingenting om salg over disk. Konsekvensene nedstrøms er reelle:

• Automatisk Self Assessment (selvangivelse) er feil. FreeAgent estimerer Self Assessment-forpliktelsen fra hovedboken. Et POS som ikke mater FreeAgent, betyr at estimatet er underrapportert og grunnleggeren får en overraskelse ved innlevering.
• Automatiske utkast til mva-oppgaver er feil. FreeAgent lager utkast til MVA-oppgaven ved starten av neste kvartal. Uten salg fra butikk er utkastet feil fra dag én.
• Kontantstrømprognoser blir unøyaktige. FreeAgents kontantstrømverktøy avhenger av at hovedboken er komplett.

Send Oliver POS-salg gjennom WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemene løses på en gang. FreeAgent ser én inntektsstrøm, én total for MVA-forpliktelse og én kundehovedbok på tvers av nett- og butikkaktivitet. Bokførerens avstemming mot banken slutter å være en rettsmedisinsk øvelse. Rådgiveren eller regnskapsføreren jobber fra én kilde. Dashbordet forteller deg endelig hva virksomheten din virkelig gjør – kombinert på nett og i butikk.

Hva dette IKKE er

Oliver POS er ikke en FreeAgent-partner. Det er ingen felles markedsføringsavtale, ingen inntektsdeling og ingen spesiell FreeAgent-prising for Oliver-forhandlere. Oliver plasserer seg ikke mellom WooCommerce og FreeAgent; databanen er nøyaktig den samme som enhver WooCommerce-butikk bruker. Oliver tar ikke påslag, legger ikke til en transaksjonsavgift på toppen, og tar ikke en andel av FreeAgent-abonnementet. Din FreeAgent-konto, hovedbok og kontrakt er utelukkende mellom deg og FreeAgent.

Det er også verdt å si at Oliver POS ikke endrer historien om dataeierskap. WooCommerce-ordretabellen på din egen WordPress-installasjon forblir sannhetens kilde. Oliver skriver til den; FreeAgent leser fra den gjennom koblingen. Hvis du noen gang forlater FreeAgent, forblir dataene der de alltid har vært – i WooCommerce.

Oppsett i 4 trinn

1. Installer Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce på ditt WordPress-nettsted og koble det til din FreeAgent-konto, og tilknytt WooCommerce-salgs-, MVA- og betalingsmetodekontoene til din FreeAgent-kontoplan.
2. Verifiser at den første synkroniseringen fullføres og bekreft at en nylig nettordre vises som forventet faktura i FreeAgent.
3. Installer Oliver POS, logg inn på kassen på diskenettbrettet ditt, og bekreft at kontakt-fangst-prompten er aktivert ved kassen.
4. Kjør et lite live testsalg ved disken, knytt til en kontakt, og bekreft at fakturaen vises i FreeAgent med de riktige totalene og MVA-oppdelingene.

Ofte stilte spørsmål

Vil FreeAgents automatiske estimat for Self Assessment (selvangivelse) inkludere salg fra Oliver POS?

Ja. Self Assessment-estimatet er basert på FreeAgents hovedbok. Når salg fra kasseapparatet når FreeAgent gjennom WooCommerce-koblingen, reflekterer estimatet det fulle inntektsbildet.

Håndterer FreeAgent forhandlere med flere utsalgssteder som kjører Oliver POS?

FreeAgent grupperer ikke inntekter etter utsalgssted naturlig, men WooCommerce-koblingen kan merke ordrer etter butikk eller sted gjennom egendefinerte felt, som FreeAgent viser på fakturaen. De fleste forhandlere med flere utsalgssteder som kjører FreeAgent, stoler på Olivers egen utsalgsstedsrapportering for detaljer per utsalgssted.

Har Oliver POS et partnerskap med FreeAgent?

Nei. Oliver samarbeider ikke med FreeAgent eller noen annen regnskapsplattform. Vi støtter FreeAgent fordi dens WooCommerce-kobling allerede henter ordrer, refusjoner, MVA og kontakter fra butikken din – og Oliver skriver hvert salg i butikken inn i WooCommerce som en standard ordre, slik at den samme koblingen henter den opp automatisk. Ditt FreeAgent-abonnement, din hovedbok og din kontrakt forblir mellom deg og FreeAgent.

Tar Oliver ekstra betalt for å bruke FreeAgent?

Nei. Du betaler FreeAgent direkte i henhold til FreeAgents publiserte priser. Olivers prising er en fast månedlig avgift for POS-programvare som ikke har noe å gjøre med regnskapsplattformen du velger.

Vil salgene mine fra butikk og nettbutikk bli avstemt mot ett enkelt regnskap i FreeAgent?

Ja. Oliver POS skriver salg fra kasseapparatet inn i den samme WooCommerce-butikken som driver din nettkasse, så når ordrene når FreeAgent-koblingen, er de allerede en enhetlig ordreflyt. FreeAgent ser én inntektsstrøm, én total for MVA-forpliktelse og én kontakt-hovedbok – ingen manuell avstemming mellom et nett- og et butikkregnskap.

Prøv Oliver POS gratis i 30 dager på /demo/ – ta med din eksisterende WooCommerce-butikk og ditt eksisterende FreeAgent-abonnement og få inntektene fra butikken din på samme FreeAgent-hovedbok som nettordrene dine i løpet av en time. Laget for britiske mikrobedriftsforhandlere, men tilgjengelig overalt hvor WooCommerce kjører.