QuickBooks Online WooCommerce POS — Oliver POS Integrasjonsguide

Oliver POS har ikke et partnerskap med QuickBooks. Den støtter QuickBooks på samme måte som enhver WooCommerce-butikk gjør – gjennom MyWorks Sync for QuickBooks Online, som allerede synkroniserer WooCommerce-bestillinger, kunder og refusjoner til QuickBooks Online i sanntid (eller i henhold til tidsplanen du har konfigurert). Når du forstår det, er resten av denne veiledningen ren mekanikk: hvert salg Oliver slår inn på kassen, skriver en normal WooCommerce-bestilling, QuickBooks-koblingen bokfører den, og inntektene fra butikken din havner i samme QuickBooks Online-hovedbok som inntektene fra nettbutikken. QuickBooks Online tar seg av regnskapet. WooCommerce er hovedsystemet. Oliver er kassen på toppen.

Hva QuickBooks Online er, egentlig

QuickBooks Online er Intuits skybaserte regnskapsplattform – den mest brukte regnskapshovedboken for små og mellomstore bedrifter i Nord-Amerika, og en av de mest brukte i verden. For WooCommerce-butikker er det etablerte koblingsmønsteret per-bestillingsfakturaer eller salgskvitteringer i sanntid, eller dagsoppsummerende journalføringer med oppdelinger per skattekode, per betalingsmetode og per utsalgssted.

For våre formål er ikke det viktigste med QuickBooks en spesifikk funksjon – det er at WooCommerce-koblingen er moden, godt støttet og behandler hver WooCommerce-bestilling som en førsteklasses transaksjon i QuickBooks. Oliver POS legger ikke til en ny QuickBooks-kobling eller endrer datastien. Den skriver kassasalg inn i WooCommerce, og den eksisterende QuickBooks-koblingen fanger dem opp.

Hvordan Oliver POS mater butikksalg inn i QuickBooks Online

QuickBooks WooCommerce POS-flyten i Oliver er kort og forutsigbar:

1. Kassereren slår inn salget på Oliver-kassen, skanner eller velger varer, og trykker på Belast.
2. Oliver ber om å koble til en kunde – via e-postsøk, telefonnummersøk eller et nytt kundekort.
3. Kassereren tar imot betaling gjennom den betalingsgatewayen for WooCommerce som butikken bruker.
4. Oliver skriver en standard WooCommerce-bestilling med kunde-ID, linjeelementer, totaler, salgsavgiftsoppdelinger og betalingsmåte.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online ser den nye bestillingen gjennom WooCommerce-hooks i løpet av sekunder.
6. Koblingen bokfører en faktura eller salgskvittering til QuickBooks Online med riktige salgsavgiftskoder, kunde og inntekts-/betalingskontotilknytninger.
7. QuickBooks Onlines standardbehandling kjører på det nye dokumentet – journalføringer, betalingsavstemming, salgsavgiftsavsetninger og eventuell nedstrømsautomatisering du har satt opp.

Fra start til slutt ankommer butikksalget i QuickBooks Online før kunden har forlatt butikken (i per-bestillingsmodus) eller som en del av neste dagsoppsummering (i daglig oppsummeringsmodus). Uansett er ingen manuell inntasting nødvendig.

QuickBooks Online WooCommerce-koblingen – det Oliver bygger på

Oliver legger ikke til en ny QuickBooks-kobling eller dupliserer synkroniseringen. Pluginen Oliver bygger på er standard MyWorks Sync for QuickBooks Online, tilgjengelig på wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Den er bygget spesifikt for å håndtere datastien fra WooCommerce til QuickBooks Online, inkludert salgsavgiftstilknytning, kundeavstemming, refusjonshåndtering og standard rapporteringsflyt.

Oppsettet er identisk med oppsettet for enhver WooCommerce-butikk: installer koblingen, koble til QuickBooks Online-kontoen din, tilknytt kontoplanen og salgsavgiftskodene, og la den første synkroniseringen kjøre. Når det er gjort, flyter hver WooCommerce-bestilling – inkludert hvert Oliver POS-kassasalg – inn i QuickBooks Online på samme måte.

Hvorfor det er viktig å sende butikksalg inn i QuickBooks Online

De fleste forhandlere som kjører QuickBooks på en WooCommerce-butikk har en hovedbok som er skjev mot nettsalg, fordi det er der data historisk sett har flytt automatisk. Resultatet er en QuickBooks Online-hovedbok som vet alt om nettbestillinger og nesten ingenting om salg over disk. Konsekvensene nedstrøms er reelle:

• Daglig avstemming driver av. En QuickBooks-hovedbok som har nettbestillinger, men ikke butikksalg, stemmer ikke overens med bankinnskuddet, noe som betyr at regnskapsførerens mandag morgen blir en rettsmedisinsk øvelse i stedet for en rutinemessig avstemming.
• Salgsavgiftsforpliktelsen er feil. QuickBooks kjører rapporten om salgsavgiftsforpliktelse fra fakturaene i hovedboken. Hvis halvparten av inntektene mangler, er rapporten feil med halvparten.
• Rapportering på kundenivå er halvblind. QuickBooks' kunderapporter ser bare nettbestillinger. En grossistkunde som henter varer i butikken, akkumulerer ikke inntekter på QuickBooks-kontakten.
• Årsoppgjøret er vanskeligere enn det burde være. CPA-en (autorisert regnskapsfører) bruker januar på å rekonstruere butikkinntektene fra POS-eksporter i stedet for å hente rene rapporter fra QuickBooks.

Send Oliver POS-salg gjennom WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemene løses på en gang. QuickBooks Online ser én inntektsstrøm, én total salgsavgiftsforpliktelse og én kundehovedbok på tvers av nett- og butikkaktivitet. Regnskapsførerens avstemming mot banken slutter å være en rettsmedisinsk øvelse. Rådgiveren eller regnskapsføreren jobber fra én kilde. Dashbordet forteller deg endelig hva virksomheten din virkelig gjør – kombinert på nett og i butikk.

Hva dette IKKE er

Oliver POS er ikke en QuickBooks-partner. Det er ingen felles markedsføringsavtale, ingen inntektsdeling og ingen spesiell QuickBooks-prising for Oliver-forhandlere. Oliver plasserer seg ikke mellom WooCommerce og QuickBooks; datastien er nøyaktig den samme som enhver WooCommerce-butikk bruker. Oliver tar ikke et prispåslag, legger ikke til en per-transaksjonsavgift på toppen, og tar ikke en andel av QuickBooks-abonnementet. Din QuickBooks-konto, hovedbok og kontrakt er utelukkende mellom deg og QuickBooks.

Det er også verdt å si at Oliver POS ikke endrer historien om dataeierskap. WooCommerce-bestillingstabellen på din egen WordPress-installasjon forblir sannhetens kilde. Oliver skriver til den; QuickBooks leser fra den gjennom koblingen. Hvis du noen gang forlater QuickBooks, forblir dataene der de alltid har vært – i WooCommerce.

Oppsett i 4 trinn

1. Installer MyWorks Sync for QuickBooks Online på WordPress-siden din og koble den til QuickBooks Online-kontoen din, og tilknytt WooCommerce-salgs-, salgsavgifts- og betalingsmetodekontoene til din QuickBooks-kontoplan.
2. Verifiser at den første synkroniseringen fullføres og bekreft at en nylig nettbestilling vises som forventet faktura eller salgskvittering i QuickBooks.
3. Installer Oliver POS, logg inn på kassen på nettbrettet ditt, og bekreft at kundefangst-prompten er aktivert ved kassen.
4. Kjør et lite direktesalgstest i kassen, koble til en kunde, og bekreft at fakturaen eller salgskvitteringen vises i QuickBooks med riktige totaler og salgsavgiftsoppdelinger.

Ofte stilte spørsmål

Per-bestillingsfakturaer eller dagsoppsummerende journalføringer – hvilken modus bør jeg bruke?

Det avhenger av regnskapsførerens preferanse og volumet ditt. Per-bestillingsfakturaer gir den reneste rapporteringen på kundenivå i QuickBooks – hver WooCommerce-bestilling (på nett eller i butikk) er sin egen faktura. Dagsoppsummerende journalføringer er enklere for butikker med høyt volum: én føring per dag per utsalgssted, med oppdelinger for inntekt, avgift og betalingsmetode, bokført på riktige kontoer. Uansett følger Oliver POS-salg den modusen du har valgt, fordi de alle flyter gjennom samme QuickBooks-kobling.

Håndterer QuickBooks-koblingen Oliver POS-refusjoner?

Ja. En refusjon utstedt ved Oliver POS-kassen skriver en WooCommerce-refusjonshandling, som QuickBooks-koblingen bokfører som en kreditnota mot den opprinnelige fakturaen (per-bestillingsmodus) eller som en negativ linje i den daglige journalføringen (oppsummeringsmodus). Både salgsavgiftsforpliktelsen og kundehovedboken oppdateres korrekt.

Har Oliver POS et partnerskap med QuickBooks?

Nei. Oliver samarbeider ikke med QuickBooks eller noen annen regnskapsplattform. Vi støtter QuickBooks fordi WooCommerce-koblingen allerede henter bestillinger, refusjoner, salgsavgift og kunder fra butikken din – og Oliver skriver hvert butikksalg inn i WooCommerce som en standardbestilling, slik at den samme koblingen fanger den opp automatisk. Ditt QuickBooks-abonnement, din hovedbok og din kontrakt forblir mellom deg og QuickBooks.

Tar Oliver ekstra betalt for å bruke QuickBooks?

Nei. Du betaler QuickBooks direkte i henhold til QuickBooks' publiserte priser. Olivers priser er en fast månedlig avgift for POS-programvare som ikke har noe å gjøre med regnskapsplattformen du velger.

Vil mine butikk- og nettsalg avstemmes mot ett sett med bøker i QuickBooks?

Ja. Oliver POS skriver kassasalg inn i samme WooCommerce-butikk som driver nettbutikken din, så når bestillingene når QuickBooks-koblingen, er de allerede en enhetlig bestillingsstrøm. QuickBooks ser én inntektsstrøm, én total salgsavgiftsforpliktelse og én kundehovedbok – ingen manuell avstemming mellom et nett- og et butikksett med bøker.

Prøv Oliver POS gratis i 30 dager på /demo/ – ta med din eksisterende WooCommerce-butikk og ditt eksisterende QuickBooks Online-abonnement og få butikkinntektene dine på samme QuickBooks-hovedbok som nettbestillingene dine i løpet av en time. Bygget for nordamerikanske små og mellomstore forhandlere, men tilgjengelig overalt hvor WooCommerce kjører.