FreeAgent WooCommerce POS – Integrationsguide för Oliver POS

Oliver POS har inget partnerskap med FreeAgent. Stödet för FreeAgent fungerar på samma sätt som för alla WooCommerce-butiker – via Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, som redan synkroniserar WooCommerce-ordrar, kunder och återbetalningar till FreeAgent i realtid (eller enligt det schema du har konfigurerat). När du väl förstår det är resten av den här guiden rent mekanisk: varje försäljning som Oliver POS registrerar i kassan skapar en vanlig WooCommerce-order, FreeAgent-kopplingen bokför den och dina butiksintäkter hamnar i samma FreeAgent-reskontra som dina onlineintäkter. FreeAgent sköter bokföringen. WooCommerce är huvudsystemet. Oliver POS är kassan ovanpå.

Vad FreeAgent är, egentligen

FreeAgent är den brittiska bokföringsplattformen för småföretag som ägs av NatWest, populär bland enskilda näringsidkare, frilansare och små aktiebolag. Företagskunder hos NatWest, Royal Bank of Scotland och Ulster Bank får FreeAgent gratis – vilket gör det allmänt förekommande bland brittiska mikroföretag. FreeAgent WooCommerce-kopplingen bokför order som fakturor och kunder som FreeAgent-kontakter.

För våra ändamål är det viktiga med FreeAgent inte någon specifik funktion – det är att WooCommerce-kopplingen är mogen, har bra support och behandlar varje WooCommerce-order som en förstklassig transaktion i FreeAgent. Oliver POS lägger inte till en andra FreeAgent-koppling eller ändrar datavägen. Det skriver kassaförsäljning till WooCommerce, och den befintliga FreeAgent-kopplingen hämtar upp dem.

Hur Oliver POS matar in butiksförsäljning i FreeAgent

FreeAgent WooCommerce POS-flödet i Oliver POS är kort och förutsägbart:

1. Kassapersonalen registrerar försäljningen i Oliver-kassan, skannar eller väljer varor och trycker på Betala.
2. Oliver POS uppmanar till att koppla en kontakt – via sökning på e-post, telefonnummer eller ett nytt kontaktkort.
3. Kassapersonalen tar betalt via den betalningsgateway för WooCommerce som butiken använder.
4. Oliver POS skapar en standard WooCommerce-order med kontakt-ID, artikelrader, totalsummor, momsuppdelningar och betalningsmetod.
5. Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce ser den nya ordern via WooCommerce-hooks inom några sekunder.
6. Kopplingen bokför en faktura i FreeAgent med rätt momskoder, kontakt och mappningar för intäkts-/betalningskonton.
7. FreeAgents standardbearbetning körs på det nya dokumentet – journalposter, betalningsmatchning, momsperiodiseringar och all annan nedströmsautomation du har konfigurerat.

Från början till slut anländer butiksförsäljningen till FreeAgent innan kunden har lämnat butiken (i order-för-order-läge) eller som en del av nästa dagsavslutssammanfattning (i daglig sammanfattningsläge). Oavsett vilket krävs ingen manuell inmatning.

FreeAgent WooCommerce-kopplingen – det Oliver POS bygger på

Oliver POS lägger inte till en andra FreeAgent-koppling eller duplicerar synkroniseringen. Tillägget som Oliver POS bygger på är standardtillägget Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, tillgängligt på wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Det är byggt specifikt för att hantera datavägen från WooCommerce till FreeAgent, inklusive momsmappning, kontaktmatchning, återbetalningshantering och standardrapporteringsflödet.

Installationen är identisk med installationen för vilken WooCommerce-butik som helst: installera kopplingen, anslut till ditt FreeAgent-konto, mappa kontoplanen och momskoderna, och låt den initiala synkroniseringen köras. När det är klart flödar varje WooCommerce-order – inklusive varje kassaförsäljning från Oliver POS – in i FreeAgent på samma väg.

Varför det är viktigt att överföra butiksförsäljning till FreeAgent

De flesta återförsäljare som kör FreeAgent på en WooCommerce-butik har en reskontra som är snedvriden mot online, eftersom det är där data historiskt sett har flödat automatiskt. Resultatet är en FreeAgent-reskontra som vet allt om onlineordrar och nästan ingenting om försäljning över disk. Konsekvenserna nedströms är verkliga:

• Automatisk Self Assessment är felaktig. FreeAgent uppskattar Self Assessment-skulden från reskontran. Ett kassasystem som inte matar in data i FreeAgent innebär att uppskattningen är för låg och grundaren får en överraskning vid deklarationstid.
• Automatiska utkast till momsdeklarationer är felaktiga. FreeAgent skapar ett utkast till momsdeklarationen i början av nästa kvartal. Utan butiksförsäljning är utkastet fel från dag ett.
• Kassaflödesprognoser driver isär. FreeAgents kassaflödesverktyg är beroende av att reskontran är komplett.

Skicka Oliver POS-försäljning genom WooCommerce-synkroniseringen och alla dessa problem löses på en gång. FreeAgent ser ett intäktsflöde, en total momsskuld och en kundreskontra för både online- och butiksaktivitet. Bokhållarens avstämning mot banken slutar vara en kriminalteknisk övning. Rådgivaren eller revisorn arbetar från en enda källa. Instrumentpanelen visar äntligen vad ditt företag verkligen gör – både online och i butik.

Vad detta INTE är

Oliver POS är inte en FreeAgent-partner. Det finns inget samarbetsavtal för marknadsföring, ingen intäktsdelning och ingen särskild FreeAgent-prissättning för Oliver-handlare. Oliver POS placerar sig inte mellan WooCommerce och FreeAgent; datavägen är exakt densamma som vilken WooCommerce-butik som helst använder. Oliver POS tar inte ut något påslag, lägger inte till någon avgift per transaktion och tar inte någon del av FreeAgent-prenumerationen. Ditt FreeAgent-konto, din reskontra och ditt avtal är helt mellan dig och FreeAgent.

Det är också värt att säga att Oliver POS inte ändrar på äganderätten till data. WooCommerce-ordertabellen på din egen WordPress-installation förblir källan till sanningen. Oliver POS skriver till den; FreeAgent läser från den via kopplingen. Om du någonsin lämnar FreeAgent stannar data där den alltid har varit – i WooCommerce.

Installation i 4 steg

1. Installera Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce på din WordPress-webbplats och anslut det till ditt FreeAgent-konto, och mappa WooCommerce-försäljning, moms och betalningsmetodkonton till din FreeAgent-kontoplan.
2. Verifiera att den initiala synkroniseringen slutförs och bekräfta att en nyligen gjord onlineorder visas som den förväntade fakturan i FreeAgent.
3. Installera Oliver POS, logga in i kassan på din surfplatta och bekräfta att uppmaningen att registrera kontakt är aktiverad vid utcheckning.
4. Kör en liten live-testförsäljning i kassan, koppla en kontakt och bekräfta att fakturan visas i FreeAgent med rätt totalsummor och momsuppdelningar.

Vanliga frågor

Kommer FreeAgents automatiska Self Assessment-uppskattning att inkludera Oliver POS-försäljning?

Ja. Self Assessment-uppskattningen baseras på FreeAgents reskontra. När kassaförsäljning når FreeAgent via WooCommerce-kopplingen återspeglar uppskattningen den fullständiga intäktsbilden.

Hanterar FreeAgent återförsäljare med flera butiker som kör Oliver POS?

FreeAgent delar inte upp intäkter per butik inbyggt, men WooCommerce-kopplingen kan tagga order per butik eller plats genom anpassade fält, vilket FreeAgent visar på fakturan. De flesta återförsäljare med flera butiker som kör FreeAgent förlitar sig på Oliver POS egen butiksrapportering för detaljer per butik.

Har Oliver POS ett partnerskap med FreeAgent?

Nej. Oliver POS samarbetar inte med FreeAgent eller någon annan bokföringsplattform. Vi stöder FreeAgent eftersom dess WooCommerce-koppling redan hämtar order, återbetalningar, moms och kontakter från din butik – och Oliver POS skriver varje butiksförsäljning till WooCommerce som en standardorder, så samma koppling hämtar den automatiskt. Din FreeAgent-prenumeration, din reskontra och ditt avtal förblir mellan dig och FreeAgent.

Tar Oliver POS extra betalt för att använda FreeAgent?

Nej. Du betalar FreeAgent direkt enligt FreeAgents publicerade prissättning. Oliver POS prissättning är en fast månadsavgift för kassasystemet som inte har något att göra med vilken bokföringsplattform du väljer.

Kommer min försäljning i butik och online att stämmas av mot en och samma bokföring i FreeAgent?

Ja. Oliver POS skriver kassaförsäljning till samma WooCommerce-butik som driver din onlinekassa, så när orderna når FreeAgent-kopplingen är de redan ett enhetligt orderflöde. FreeAgent ser ett intäktsflöde, en total momsskuld och en kontaktreskontra – ingen manuell avstämning mellan en online- och en butiksbokföring.

Prova Oliver POS gratis i 30 dagar på /demo/ – ta med din befintliga WooCommerce-butik och din befintliga FreeAgent-prenumeration och få dina butiksintäkter i samma FreeAgent-reskontra som dina onlineordrar inom en timme. Byggd för brittiska mikroföretag men tillgänglig överallt där WooCommerce körs.