FreshBooks WooCommerce POS – Integrationsguide för Oliver POS

Oliver POS har inget partnerskap med FreshBooks. Stödet för FreshBooks fungerar på samma sätt som för alla WooCommerce-butiker – via FreshBooks for WooCommerce, som redan synkroniserar WooCommerce-ordrar, kunder och återbetalningar till FreshBooks i realtid (eller enligt det schema du har konfigurerat). När du väl förstår det är resten av den här guiden rent mekanisk: varje försäljning som Oliver POS registrerar i kassan skapar en vanlig WooCommerce-order, FreshBooks-kopplingen bokför den och dina butiksintäkter hamnar i samma FreshBooks-reskontra som dina onlineintäkter. FreshBooks sköter bokföringen. WooCommerce är huvudsystemet. Oliver POS är kassan ovanpå.

Vad FreshBooks är, egentligen

FreshBooks är bokföringsplattformen för småföretag som är byggd för tjänsteföretag och produktåterförsäljare som hatar kalkylblad. Det började som ett faktureringsverktyg och expanderade till en komplett reskontra för små och medelstora företag. FreshBooks WooCommerce-kopplingen bokför WooCommerce-order som FreshBooks-fakturor, WooCommerce-kunder som FreshBooks-klienter och WooCommerce-återbetalningar som kreditnotor.

För våra ändamål är det viktiga med FreshBooks inte någon specifik funktion – det är att WooCommerce-kopplingen är mogen, har bra support och behandlar varje WooCommerce-order som en förstklassig transaktion i FreshBooks. Oliver POS lägger inte till en andra FreshBooks-koppling eller ändrar datavägen. Det skriver kassaförsäljning till WooCommerce, och den befintliga FreshBooks-kopplingen hämtar upp dem.

Hur Oliver POS matar in butiksförsäljning i FreshBooks

FreshBooks WooCommerce POS-flödet i Oliver POS är kort och förutsägbart:

1. Kassapersonalen registrerar försäljningen i Oliver-kassan, skannar eller väljer varor och trycker på Betala.
2. Oliver POS uppmanar till att koppla en klient – via sökning på e-post, telefonnummer eller ett nytt klientkort.
3. Kassapersonalen tar betalt via den betalningsgateway för WooCommerce som butiken använder.
4. Oliver POS skapar en standard WooCommerce-order med klient-ID, artikelrader, totalsummor, uppdelningar av försäljningsskatt/moms och betalningsmetod.
5. FreshBooks for WooCommerce ser den nya ordern via WooCommerce-hooks inom några sekunder.
6. Kopplingen bokför en faktura i FreshBooks med rätt koder för försäljningsskatt/moms, klient och mappningar för intäkts-/betalningskonton.
7. FreshBooks standardbearbetning körs på det nya dokumentet – journalposter, betalningsmatchning, periodiseringar av försäljningsskatt/moms och all annan nedströmsautomation du har konfigurerat.

Från början till slut anländer butiksförsäljningen till FreshBooks innan kunden har lämnat butiken (i order-för-order-läge) eller som en del av nästa dagsavslutssammanfattning (i daglig sammanfattningsläge). Oavsett vilket krävs ingen manuell inmatning.

FreshBooks WooCommerce-kopplingen – det Oliver POS bygger på

Oliver POS lägger inte till en andra FreshBooks-koppling eller duplicerar synkroniseringen. Tillägget som Oliver POS bygger på är standardtillägget FreshBooks for WooCommerce, tillgängligt på wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Det är byggt specifikt för att hantera datavägen från WooCommerce till FreshBooks, inklusive mappning av försäljningsskatt/moms, klientmatchning, återbetalningshantering och standardrapporteringsflödet.

Installationen är identisk med installationen för vilken WooCommerce-butik som helst: installera kopplingen, anslut till ditt FreshBooks-konto, mappa kontoplanen och koderna för försäljningsskatt/moms, och låt den initiala synkroniseringen köras. När det är klart flödar varje WooCommerce-order – inklusive varje kassaförsäljning från Oliver POS – in i FreshBooks på samma väg.

Varför det är viktigt att överföra butiksförsäljning till FreshBooks

De flesta återförsäljare som kör FreshBooks på en WooCommerce-butik har en reskontra som är snedvriden mot online, eftersom det är där data historiskt sett har flödat automatiskt. Resultatet är en FreshBooks-reskontra som vet allt om onlineordrar och nästan ingenting om försäljning över disk. Konsekvenserna nedströms är verkliga:

• Fakturanumreringen blir fel. FreshBooks utfärdar fakturanummer i sekvens. Ett kassasystem som bokför journalposter för dagsavslut någon annanstans skapar ett glapp i FreshBooks-numreringen, vilket komplicerar revisioner.
• Klientens livstidsvärde är felaktigt. FreshBooks visar livstidsintäkter per klient. Utan butiksförsäljning ser stamkunder ut som engångsköpare online.
• Rapporter om betalningsinsamling är vilseledande. FreshBooks rapporterar om betalningstidpunkt. Ett kassasystem som registrerar kontantförsäljning separat får rapporten att se ut som om det inte finns några kontantinsamlingar alls.

Skicka Oliver POS-försäljning genom WooCommerce-synkroniseringen och alla dessa problem löses på en gång. FreshBooks ser ett intäktsflöde, en total skuld för försäljningsskatt/moms och en kundreskontra för både online- och butiksaktivitet. Bokhållarens avstämning mot banken slutar vara en kriminalteknisk övning. Rådgivaren eller revisorn arbetar från en enda källa. Instrumentpanelen visar äntligen vad ditt företag verkligen gör – både online och i butik.

Vad detta INTE är

Oliver POS är inte en FreshBooks-partner. Det finns inget samarbetsavtal för marknadsföring, ingen intäktsdelning och ingen särskild FreshBooks-prissättning för Oliver-handlare. Oliver POS placerar sig inte mellan WooCommerce och FreshBooks; datavägen är exakt densamma som vilken WooCommerce-butik som helst använder. Oliver POS tar inte ut något påslag, lägger inte till någon avgift per transaktion och tar inte någon del av FreshBooks-prenumerationen. Ditt FreshBooks-konto, din reskontra och ditt avtal är helt mellan dig och FreshBooks.

Det är också värt att säga att Oliver POS inte ändrar på äganderätten till data. WooCommerce-ordertabellen på din egen WordPress-installation förblir källan till sanningen. Oliver POS skriver till den; FreshBooks läser från den via kopplingen. Om du någonsin lämnar FreshBooks stannar data där den alltid har varit – i WooCommerce.

Installation i 4 steg

1. Installera FreshBooks for WooCommerce på din WordPress-webbplats och anslut det till ditt FreshBooks-konto, och mappa WooCommerce-försäljning, försäljningsskatt/moms och betalningsmetodkonton till din FreshBooks-kontoplan.
2. Verifiera att den initiala synkroniseringen slutförs och bekräfta att en nyligen gjord onlineorder visas som den förväntade fakturan i FreshBooks.
3. Installera Oliver POS, logga in i kassan på din surfplatta och bekräfta att uppmaningen att registrera klient är aktiverad vid utcheckning.
4. Kör en liten live-testförsäljning i kassan, koppla en klient och bekräfta att fakturan visas i FreshBooks med rätt totalsummor och uppdelningar av försäljningsskatt/moms.

Vanliga frågor

Måste jag skapa en FreshBooks-klient för varje drop-in-kund?

Nej. Anonyma kassaförsäljningar blir FreshBooks-fakturor mot en konfigurerbar "Drop-in"- eller "Butik"-klient. Namngivna kunder – som registreras i kassan via e-post eller telefon – skapar eller matchar en befintlig FreshBooks-klient automatiskt.

Kan FreshBooks stämma av Oliver POS-betalningar mot bankinsättningar?

Ja. FreshBooks spårar fakturabetalningar med det inkomstkonto som kopplingen bokför till. Mappa rätt WooCommerce-betalningsmetod till rätt FreshBooks-konto, och FreshBooks bankavstämningsverktyg matchar insättningar på samma sätt som det gör för onlineordrar.

Har Oliver POS ett partnerskap med FreshBooks?

Nej. Oliver POS samarbetar inte med FreshBooks eller någon annan bokföringsplattform. Vi stöder FreshBooks eftersom dess WooCommerce-koppling redan hämtar order, återbetalningar, försäljningsskatt/moms och klienter från din butik – och Oliver POS skriver varje butiksförsäljning till WooCommerce som en standardorder, så samma koppling hämtar den automatiskt. Din FreshBooks-prenumeration, din reskontra och ditt avtal förblir mellan dig och FreshBooks.

Tar Oliver POS extra betalt för att använda FreshBooks?

Nej. Du betalar FreshBooks direkt enligt FreshBooks publicerade prissättning. Oliver POS prissättning är en fast månadsavgift för kassasystemet som inte har något att göra med vilken bokföringsplattform du väljer.

Kommer min försäljning i butik och online att stämmas av mot en och samma bokföring i FreshBooks?

Ja. Oliver POS skriver kassaförsäljning till samma WooCommerce-butik som driver din onlinekassa, så när orderna når FreshBooks-kopplingen är de redan ett enhetligt orderflöde. FreshBooks ser ett intäktsflöde, en total skuld för försäljningsskatt/moms och en klientreskontra – ingen manuell avstämning mellan en online- och en butiksbokföring.

Prova Oliver POS gratis i 30 dagar på /demo/ – ta med din befintliga WooCommerce-butik och din befintliga FreshBooks-prenumeration och få dina butiksintäkter i samma FreshBooks-reskontra som dina onlineordrar inom en timme. Byggd för nordamerikanska småföretagare men tillgänglig överallt där WooCommerce körs.