QuickBooks Online WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsguide

Oliver POS har ikke et partnerskab med QuickBooks. Det understøtter QuickBooks på samme måde som enhver WooCommerce-butik gør – gennem MyWorks Sync for QuickBooks Online, som allerede synkroniserer WooCommerce-ordrer, kunder og refusioner til QuickBooks Online i realtid (eller efter den tidsplan, du har konfigureret). Når du forstår det, er resten af denne guide mekanisk: hvert salg, som Oliver registrerer ved kassen, skriver en normal WooCommerce-ordre, QuickBooks-connectoren poster den, og din omsætning i butikken lander i samme QuickBooks Online-regnskab som din online-omsætning. QuickBooks Online klarer regnskabet. WooCommerce er systemet, der registrerer. Oliver er kasseapparatet ovenpå.

Hvad QuickBooks Online er, helt præcist

QuickBooks Online er Intuits cloud-regnskabsplatform – det mest anvendte regnskabssystem for små og mellemstore virksomheder i Nordamerika og et af de mest anvendte i verden. For WooCommerce-butikker er det etablerede connector-mønster fakturaer pr. ordre eller salgskvitteringer i realtid, eller dagsafslutnings-journalposter med opdelinger pr. skattekode, pr. betalingsmetode og pr. forretning.

For vores formål er det vigtigste ved QuickBooks ikke en specifik funktion – det er, at WooCommerce-connectoren er moden, velunderstøttet og behandler enhver WooCommerce-ordre som en førsteklasses transaktion i QuickBooks. Oliver POS tilføjer ikke en anden QuickBooks-connector eller ændrer datastien. Den skriver salg fra kasseapparatet ind i WooCommerce, og den eksisterende QuickBooks-connector opfanger dem.

Sådan fører Oliver POS salg i butikken ind i QuickBooks Online

QuickBooks WooCommerce POS-flowet i Oliver er kort og forudsigeligt:

1. Ekspedienten registrerer salget på Oliver-kasseapparatet, scanner eller vælger varer og trykker på Betal.
2. Oliver beder om at tilknytte en kunde – via e-mail-opslag, telefonnummeropslag eller et nyt kundekort.
3. Ekspedienten modtager betaling via den betalingsgateway fra WooCommerce, som butikken bruger.
4. Oliver skriver en standard WooCommerce-ordre med kunde-ID, varelinjer, totaler, salgsafgiftsopdelinger og betalingsmetode.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online ser den nye ordre via WooCommerce-hooks inden for få sekunder.
6. Connectoren poster en faktura eller salgskvittering til QuickBooks Online med de korrekte salgsafgiftskoder, kunde og omsætnings-/betalingskontotilknytninger.
7. QuickBooks Onlines standardbehandling kører på det nye dokument – journalposter, betalingsmatchning, salgsafgiftsperiodiseringer og enhver efterfølgende automatisering, du har oprettet.

Fra start til slut ankommer salget i butikken til QuickBooks Online, før kunden har forladt butikken (i tilstanden pr. ordre) eller som en del af den næste dagsafslutning (i tilstanden daglig opsummering). Uanset hvad kræves der ingen manuel indtastning.

QuickBooks Online WooCommerce-connectoren – det, Oliver bygger på

Oliver tilføjer ikke en anden QuickBooks-connector eller duplikerer synkroniseringen. Det plugin, Oliver bygger på, er standard MyWorks Sync for QuickBooks Online, som er tilgængelig på wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Det er bygget specifikt til at håndtere WooCommerce → QuickBooks Online-datastien, herunder salgsafgiftskortlægning, kundematchning, refusionshåndtering og standardrapporteringsflowet.

Opsætningen er identisk med opsætningen for enhver WooCommerce-butik: installer connectoren, opret forbindelse til din QuickBooks Online-konto, kortlæg kontoplanen og salgsafgiftskoderne, og lad den indledende synkronisering køre. Når det er gjort, flyder enhver WooCommerce-ordre – inklusive hvert salg fra Oliver POS-kasseapparatet – ind i QuickBooks Online via den samme sti.

Hvorfor det er vigtigt at skubbe salg i butikken ind i QuickBooks Online

De fleste detailhandlere, der kører QuickBooks på en WooCommerce-butik, har et regnskab, der er skævvredet mod online, fordi det er der, data historisk set er flydt automatisk. Resultatet er et QuickBooks Online-regnskab, der ved alt om onlineordrer og næsten intet om salg ved kassen. De efterfølgende konsekvenser er reelle:

• Daglig afstemning bliver unøjagtig. Et QuickBooks-regnskab, der har onlineordrer, men ikke salg i butikken, stemmer ikke overens med bankindskuddet, hvilket betyder, at bogholderens mandag morgen bliver en retsmedicinsk øvelse i stedet for en rutinemæssig afstemning.
• Salgsafgiftsforpligtelsen er forkert. QuickBooks kører rapporten om salgsafgiftsforpligtelse fra fakturaerne i regnskabet. Hvis halvdelen af omsætningen mangler, er rapporten forkert med halvdelen.
• Rapportering på kundeniveau er halvt blind. QuickBooks' kunderapporter ser kun onlineordrer. En engroskunde, der afhenter ved kassen, akkumulerer ikke omsætning på QuickBooks-kontakten.
• Årsafslutning er sværere, end den burde være. Revisoren bruger januar på at rekonstruere omsætningen i butikken fra POS-eksporter i stedet for at trække rene rapporter fra QuickBooks.

Skub Oliver POS-salg gennem WooCommerce-synkroniseringen, og alle disse problemer løses på én gang. QuickBooks Online ser én indtægtsstrøm, én samlet salgsafgiftsforpligtelse og ét kunderegnskab på tværs af online- og butiksaktivitet. Bogholderens afstemning med banken holder op med at være en retsmedicinsk øvelse. Rådgiveren eller revisoren arbejder fra én kilde. Dashboardet fortæller dig endelig, hvad din virksomhed virkelig laver – online og i butikken kombineret.

Hvad dette IKKE er

Oliver POS er ikke en QuickBooks-partner. Der er ingen co-marketing-aftale, ingen indtægtsdeling og ingen speciel QuickBooks-prissætning for Oliver-forhandlere. Oliver indsætter sig ikke mellem WooCommerce og QuickBooks; datastien er nøjagtig den samme, som enhver WooCommerce-butik bruger. Oliver opkræver ikke et tillæg, tilføjer ikke et gebyr pr. transaktion oveni og tager ikke en del af QuickBooks-abonnementet. Din QuickBooks-konto, dit regnskab og din kontrakt er udelukkende mellem dig og QuickBooks.

Det er også værd at sige, at Oliver POS ikke ændrer historien om dataejerskab. WooCommerce-ordretabellen på din egen WordPress-installation forbliver sandhedskilden. Oliver skriver i den; QuickBooks læser fra den via connectoren. Hvis du nogensinde forlader QuickBooks, forbliver dataene, hvor de altid har været – i WooCommerce.

Opsætning i 4 trin

1. Installer MyWorks Sync for QuickBooks Online på dit WordPress-site og opret forbindelse til din QuickBooks Online-konto, hvor du kortlægger WooCommerce-salg, salgsafgift og betalingsmetodekonti til din QuickBooks-kontoplan.
2. Bekræft, at den indledende synkronisering er fuldført, og bekræft, at en nylig onlineordre vises som den forventede faktura eller salgskvittering i QuickBooks.
3. Installer Oliver POS, log ind på kasseapparatet på din tablet ved kassen, og bekræft, at prompten til kundeopsamling er aktiveret ved kassen.
4. Kør et lille live testsalg ved kassen, tilknyt en kunde, og bekræft, at fakturaen eller salgskvitteringen vises i QuickBooks med de korrekte totaler og salgsafgiftsopdelinger.

Ofte stillede spørgsmål

Fakturaer pr. ordre eller dagsafslutnings-journalposter – hvilken tilstand skal jeg bruge?

Det afhænger af din bogholders præference og din volumen. Fakturaer pr. ordre giver den reneste rapportering på kundeniveau i QuickBooks – hver WooCommerce-ordre (online eller i butikken) er sin egen faktura. Dagsafslutnings-journalposter er lettere for butikker med høj volumen: én post pr. dag pr. forretning, med opdelinger af omsætning, skat og betalingsmetode, postet til de rigtige konti. Uanset hvad følger Oliver POS-salg den tilstand, du har valgt, fordi de alle flyder gennem den samme QuickBooks-connector.

Håndterer QuickBooks-connectoren Oliver POS-refusioner?

Ja. En refusion udstedt på Oliver POS-kasseapparatet skriver en WooCommerce-refusionshandling, som QuickBooks-connectoren poster som en kreditnota mod den oprindelige faktura (tilstand pr. ordre) eller som en negativ linje i den daglige journalpost (opsummeringstilstand). Både salgsafgiftsforpligtelsen og kunderegnskabet opdateres korrekt.

Har Oliver POS et partnerskab med QuickBooks?

Nej. Oliver har ikke partnerskab med QuickBooks eller nogen anden regnskabsplatform. Vi understøtter QuickBooks, fordi dens WooCommerce-connector allerede trækker ordrer, refusioner, salgsafgift og kunder fra din butik – og Oliver skriver hvert salg i butikken ind i WooCommerce som en standardordre, så den samme connector opfanger det automatisk. Dit QuickBooks-abonnement, dit regnskab og din kontrakt forbliver mellem dig og QuickBooks.

Opkræver Oliver ekstra for at bruge QuickBooks?

Nej. Du betaler QuickBooks direkte til QuickBooks' offentliggjorte priser. Olivers prissætning er et fast månedligt gebyr for POS-software, som ikke har noget at gøre med den regnskabsplatform, du vælger.

Vil mine salg i butikken og online blive afstemt mod ét sæt regnskaber i QuickBooks?

Ja. Oliver POS skriver salg fra kasseapparatet ind i den samme WooCommerce-butik, der driver din online-checkout, så når ordrerne når QuickBooks-connectoren, er de allerede en samlet ordrestream. QuickBooks ser én indtægtsstrøm, én samlet salgsafgiftsforpligtelse og ét kunderegnskab – ingen manuel afstemning mellem et online- og et butiksregnskab.

Prøv Oliver POS gratis i 30 dage på /demo/ – medbring din eksisterende WooCommerce-butik og dit eksisterende QuickBooks Online-abonnement, og få din omsætning i butikken ind i samme QuickBooks-regnskab som dine onlineordrer inden for en time. Bygget til nordamerikanske små og mellemstore detailhandlere, men tilgængelig overalt, hvor WooCommerce kører.