QuickBooks Online auf Oliver POS

Die gängigen QuickBooks Online Connectors für WooCommerce – MyWorks Sync for QuickBooks Online ist der am häufigsten installierte – übertragen Bestellungen, Rückerstattungen, Kunden, Produkte, Steuern und Gesamtsummen der Zahlungsmethoden von WooCommerce an QuickBooks. Sie können in zwei Modi betrieben werden: pro Bestellung, wobei jede WooCommerce-Bestellung zu einer QuickBooks-Rechnung, einem Verkaufsbeleg oder einem Kostenvoranschlag wird; oder als tägliche Zusammenfassung, wobei ein Journaleintrag pro Tag die Einnahmen aufgeschlüsselt nach Steuercode, Zahlungsmethode und (optional) Verkaufsstelle erfasst.

Oliver POS benötigt keinen separaten QuickBooks-Connector. Es muss sich überhaupt nicht bei QuickBooks anmelden. Wenn ein Kassierer einen Verkauf an der Theke abschliesst, schreibt Oliver die Bestellung in WooCommerce auf den richtigen Kundendatensatz, und der QuickBooks-Connector behandelt diese Bestellung genauso wie eine Online-Bestellung. Dieselbe Rechnung, dieselbe Steueraufteilung, derselbe Kunde in QuickBooks.

Händler, die WooCommerce online und ein separates Kassensystem betreiben, haben am Ende meist zwei parallele Einnahmequellen – eine ist an den WooCommerce/QuickBooks-Connector gebunden, die andere an eine manuelle Tagesabschluss-Tabelle, die der Buchhalter am Montag von Hand eingibt. In dieser Tabelle lauern die Fehler: verpasste Rückerstattungen, falsch kodierte Steuern, falsch gezählte Geschenkkartenverkäufe. Die Bücher weichen voneinander ab, die Umsatzsteuererklärungen werden heikel und der Jahresabschluss dauert länger als er sollte.

Betreiben Sie Oliver POS auf WooCommerce, und die beiden Ströme verschmelzen zu einem. Verkäufe an der Theke landen in der gleichen Minute (oder am Ende des Tages, je nach Wahl) in QuickBooks wie Online-Verkäufe, mit der gleichen Steuer-Engine, dem gleichen Kontenplan und dem gleichen Kunden-Hauptbuch. Der Montagmorgen des Buchhalters wird zu einem Abgleich mit den Bankeinzahlungen und nicht zu einer erneuten Eingabe. Die Umsatzsteuerschuld ist eine einzige Zahl über beide Kanäle hinweg.

Der Kassierer verbucht den Verkauf auf Oliver POS, fügt einen Kunden hinzu (Suche per E-Mail oder Telefon oder eine neue Kundenkarte) und kassiert. Oliver schreibt eine WooCommerce-Bestellung mit Positionen, Steuern und der Zahlungsmethode. Der Echtzeit-Hook des QuickBooks Online Connectors wird ausgelöst, bucht eine Rechnung oder einen Verkaufsbeleg in QuickBooks, wendet die konfigurierte Steuerkontenzuordnung an und verbucht die Zahlung auf dem richtigen Bank- oder Kassenbestandskonto. Rückerstattungen von der Kasse werden als Standard-Rückerstattungsaktionen in WooCommerce zurückgeschrieben und als Gutschriften zur ursprünglichen Rechnung in QuickBooks gebucht.

Wenn Sie tägliche Journaleinträge bevorzugen – was bei Geschäften mit hohem Volumen üblich ist – fasst der Connector die WooCommerce-Bestellungen des Tages (online + im Geschäft, ohne Unterschied) zu einem einzigen Journaleintrag mit Aufschlüsselung nach Steuer, Zahlungsmethode und Verkaufsstelle zusammen.

QuickBooks Online auf Oliver POS ist die richtige Wahl für den typischen nordamerikanischen Klein- und Mittelstands-Händler: ein bis ein Dutzend Verkaufsstellen, eine funktionierende WooCommerce-Website, ein externer Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer, der bereits in QuickBooks zu Hause ist. Händler mit mehreren Verkaufsstellen erhalten Aufschlüsselungen pro Verkaufsstelle im täglichen Journaleintrag; Händler mit einem einzigen Standort erhalten einen Rechnungsfluss pro Bestellung, der dem entspricht, was der Online-Checkout bereits tut. In beiden Fällen bleiben das QuickBooks-Abonnement, der Kontenplan und der Arbeitsablauf genau dort, wo sie sind.