QuickBooks Online WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsanleitung

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit QuickBooks. Es unterstützt QuickBooks auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über MyWorks Sync for QuickBooks Online, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit QuickBooks Online synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, schreibt eine normale WooCommerce-Bestellung, der QuickBooks-Connector bucht sie, und Ihr Umsatz im Geschäft landet im selben QuickBooks Online-Hauptbuch wie Ihr Online-Umsatz. QuickBooks Online erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse obendrauf.

Was QuickBooks Online genau ist

QuickBooks Online ist die Cloud-Buchhaltungsplattform von Intuit – die meistgenutzte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen in Nordamerika und eine der meistgenutzten weltweit. Für WooCommerce-Shops ist das etablierte Connector-Muster Rechnungen oder Verkaufsbelege pro Bestellung in Echtzeit oder Tagesabschluss-Sammelbuchungen mit Aufteilungen pro Steuercode, pro Zahlungsmethode und pro Filiale.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an QuickBooks kein bestimmtes Merkmal – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in QuickBooks behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten QuickBooks-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene QuickBooks-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Geschäft in QuickBooks Online einspeist

Der QuickBooks WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf Bezahlen.
2. Oliver fordert auf, einen Kunden anzuhängen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder einer neuen Kundenkarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Geschäft verwendete WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kunden-ID, den Positionen, den Gesamtsummen, den Umsatzsteueraufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. MyWorks Sync for QuickBooks Online erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung oder einen Verkaufsbeleg in QuickBooks Online mit den richtigen Umsatzsteuercodes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von QuickBooks Online läuft auf dem neuen Dokument – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuerrückstellungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Geschäft in QuickBooks Online an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Modus für die tägliche Zusammenfassung). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der QuickBooks Online WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten QuickBooks-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-MyWorks Sync for QuickBooks Online, erhältlich unter wordpress.org/plugins/myworks-woo-sync-for-quickbooks-online/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → QuickBooks Online zu handhaben, einschliesslich Umsatzsteuer-Mapping, Kundenabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsfluss.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem QuickBooks Online-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuercodes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fliesst jede WooCommerce-Bestellung – einschliesslich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – auf demselben Weg in QuickBooks Online.

Warum es wichtig ist, Verkäufe im Geschäft in QuickBooks Online zu übertragen

Die meisten Einzelhändler, die QuickBooks in einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein QuickBooks Online-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen und fast nichts über Verkäufe an der Kasse weiss. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Die tägliche Abstimmung weicht ab. Ein QuickBooks-Hauptbuch, das Online-Bestellungen, aber keine Verkäufe im Geschäft enthält, stimmt nicht mit der Bankeinzahlung überein, was bedeutet, dass der Montagmorgen des Buchhalters zu einer forensischen Übung anstelle einer routinemässigen Abstimmung wird.
• Die Umsatzsteuerhaftung ist falsch. QuickBooks führt den Umsatzsteuerhaftungsbericht aus den Rechnungen im Hauptbuch aus. Wenn die Hälfte des Umsatzes fehlt, ist der Bericht um die Hälfte falsch.
• Die Berichterstattung auf Kundenebene ist halbblind. Die Kundenberichte von QuickBooks sehen nur Online-Bestellungen. Ein Grosshandelskunde, der an der Kasse abholt, generiert keinen Umsatz auf dem QuickBooks-Kontakt.
• Der Jahresabschluss ist schwieriger als er sein sollte. Der Wirtschaftsprüfer verbringt den Januar damit, den Umsatz im Geschäft aus POS-Exporten zu rekonstruieren, anstatt saubere Berichte aus QuickBooks zu ziehen.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. QuickBooks Online sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuerhaftung und ein Kundenbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank wird nicht mehr zu einer forensischen Übung. Der Berater oder Buchhalter arbeitet von einer Quelle aus. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein QuickBooks-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen QuickBooks-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und QuickBooks; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am QuickBooks-Abonnement. Ihr QuickBooks-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschliesslich zwischen Ihnen und QuickBooks.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Geschichte des Datenbesitzes nicht ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; QuickBooks liest daraus über den Connector. Wenn Sie QuickBooks jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie MyWorks Sync for QuickBooks Online auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem QuickBooks Online-Konto. Ordnen Sie die WooCommerce-Verkaufs-, Umsatzsteuer- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem QuickBooks-Kontenplan zu.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich erfolgte Online-Bestellung als erwartete Rechnung oder Verkaufsbeleg in QuickBooks erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Kundenerfassungsaufforderung an der Kasse aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, hängen Sie einen Kunden an und bestätigen Sie, dass die Rechnung oder der Verkaufsbeleg in QuickBooks mit den richtigen Gesamtsummen und Umsatzsteueraufteilungen erscheint.

FAQ

Rechnungen pro Bestellung oder Tagesabschluss-Sammelbuchungen – welchen Modus sollte ich verwenden?

Das hängt von der Präferenz Ihres Buchhalters und Ihrem Volumen ab. Rechnungen pro Bestellung liefern die sauberste Berichterstattung auf Kundenebene in QuickBooks – jede WooCommerce-Bestellung (online oder im Geschäft) ist eine eigene Rechnung. Tagesabschluss-Sammelbuchungen sind für umsatzstarke Geschäfte einfacher: ein Eintrag pro Tag pro Filiale, mit Umsatz-, Steuer- und Zahlungsmethodenaufteilungen, die auf die richtigen Konten gebucht werden. In jedem Fall folgen Oliver POS-Verkäufe dem von Ihnen gewählten Modus, da sie alle über denselben QuickBooks-Connector laufen.

Handhabt der QuickBooks-Connector Oliver POS-Rückerstattungen?

Ja. Eine an der Oliver POS-Kasse ausgestellte Rückerstattung schreibt eine WooCommerce-Rückerstattungsaktion, die der QuickBooks-Connector als Gutschrift gegen die ursprüngliche Rechnung (Modus pro Bestellung) oder als negative Zeile in der täglichen Sammelbuchung (Zusammenfassungsmodus) bucht. Sowohl die Umsatzsteuerhaftung als auch das Kundenbuch werden korrekt aktualisiert.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit QuickBooks?

Nein. Oliver ist kein Partner von QuickBooks oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen QuickBooks, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufnimmt. Ihr QuickBooks-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und QuickBooks.

Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von QuickBooks?

Nein. Sie bezahlen QuickBooks direkt zu den veröffentlichten Preisen von QuickBooks. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in QuickBooks abgestimmt?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also beim QuickBooks-Connector ankommen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. QuickBooks sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuerhaftung und ein Kundenbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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