Oliver POS hat keine Partnerschaft mit FreeAgent. Es unterstützt FreeAgent auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über die Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, die bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit FreeAgent synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der FreeAgent-Connector bucht sie, und Ihr Umsatz im Geschäft landet im selben FreeAgent-Hauptbuch wie Ihr Online-Umsatz. FreeAgent erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse, die darauf aufsetzt.
Was genau ist FreeAgent?
FreeAgent ist die britische Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen, die NatWest gehört und bei Einzelunternehmern, Freiberuflern und kleinen Kapitalgesellschaften beliebt ist. Inhaber von Geschäftskonten bei NatWest, Royal Bank of Scotland und Ulster Bank erhalten FreeAgent kostenlos – was es bei britischen Kleinstunternehmen allgegenwärtig macht. Der FreeAgent WooCommerce-Connector bucht Bestellungen als Rechnungen und Kunden als FreeAgent-Kontakte.
Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an FreeAgent nicht eine bestimmte Funktion – es ist die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in FreeAgent behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten FreeAgent-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende FreeAgent-Connector greift sie auf.
Wie Oliver POS Verkäufe im Geschäft in FreeAgent einspeist
Der FreeAgent WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf «Bezahlen».
- Oliver fordert auf, einen Kontakt zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder einer neuen Kontaktkarte.
- Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kontakt-ID, den Einzelposten, den Gesamtsummen, den MwSt.-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
- Die Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Connector bucht eine Rechnung in FreeAgent mit den richtigen MwSt.-Codes, dem Kontakt und den Zuordnungen von Einnahmen- und Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von FreeAgent läuft auf dem neuen Dokument – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, MwSt.-Rückstellungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.
Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Geschäft in FreeAgent an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Pro-Bestellung-Modus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungs-Modus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der FreeAgent WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten FreeAgent-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist die Standard-Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce zu FreeAgent zu handhaben, einschliesslich MwSt.-Mapping, Kontaktabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsfluss.
Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem FreeAgent-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fliesst jede WooCommerce-Bestellung – einschliesslich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in FreeAgent.
Warum es wichtig ist, Verkäufe im Geschäft in FreeAgent zu übertragen
Die meisten Einzelhändler, die FreeAgent mit einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein FreeAgent-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiss und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- Die automatische Self Assessment ist falsch. FreeAgent schätzt die Self Assessment-Haftung aus dem Hauptbuch. Ein Kassensystem, das FreeAgent nicht speist, bedeutet, dass die Schätzung zu niedrig ist und der Gründer bei der Einreichung eine Überraschung erlebt.
- Automatische MwSt.-Erklärungsentwürfe sind falsch. FreeAgent entwirft die MwSt.-Erklärung zu Beginn des nächsten Quartals. Ohne Verkäufe im Geschäft ist der Entwurf vom ersten Tag an falsch.
- Die Cashflow-Prognose driftet ab. Die Cashflow-Tools von FreeAgent hängen von der Vollständigkeit des Hauptbuchs ab.
Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. FreeAgent sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-MwSt.-Verbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank ist keine forensische Übung mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein FreeAgent-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen FreeAgent-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und FreeAgent; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am FreeAgent-Abonnement. Ihr FreeAgent-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschliesslich zwischen Ihnen und FreeAgent.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Datenhoheit nicht verändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; FreeAgent liest daraus über den Connector. Wenn Sie FreeAgent jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie die Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie sie mit Ihrem FreeAgent-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem FreeAgent-Kontenplan zuordnen.
- Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung in FreeAgent erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Theken-Tablet an und bestätigen Sie, dass die Kontakterfassungsaufforderung beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kontakt zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in FreeAgent mit den richtigen Gesamtsummen und MwSt.-Aufteilungen erscheint.
FAQ
Wird die automatische Self Assessment-Schätzung von FreeAgent auch Oliver POS-Verkäufe beinhalten?
Ja. Die Self Assessment-Schätzung basiert auf dem Hauptbuch von FreeAgent. Sobald Kassenverkäufe über den WooCommerce-Connector FreeAgent erreichen, spiegelt die Schätzung das gesamte Umsatzbild wider.
Unterstützt FreeAgent Einzelhändler mit mehreren Filialen, die Oliver POS betreiben?
FreeAgent gruppiert den Umsatz nicht nativ nach Filiale, aber der WooCommerce-Connector kann Bestellungen über benutzerdefinierte Felder nach Geschäft oder Standort kennzeichnen, die FreeAgent auf der Rechnung anzeigt. Die meisten Einzelhändler mit mehreren Filialen, die FreeAgent verwenden, verlassen sich für Details pro Filiale auf die eigene Filialberichterstattung von Oliver.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit FreeAgent?
Nein. Oliver ist kein Partner von FreeAgent oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen FreeAgent, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, MwSt. und Kontakte aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufnimmt. Ihr FreeAgent-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und FreeAgent.
Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von FreeAgent?
Nein. Sie bezahlen FreeAgent direkt zu den von FreeAgent veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in FreeAgent abgeglichen?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Bis die Bestellungen den FreeAgent-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. FreeAgent sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-MwSt.-Verbindlichkeit und ein Kontakt-Hauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.
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