Oliver POS hat keine Partnerschaft mit KashFlow. Es unterstützt KashFlow auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das KashFlow for WooCommerce-Plugin, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit KashFlow synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, wird als normale WooCommerce-Bestellung erfasst, der KashFlow-Connector verbucht sie, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben KashFlow-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. KashFlow erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das massgebende System. Oliver ist die Kasse obendrauf.
Was KashFlow genau ist
KashFlow (Teil von IRIS Software) ist eine Cloud-Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen in Grossbritannien, die bei Einzelunternehmern und kleinen GmbHs beliebt ist. Sie ist von der HMRC für Making Tax Digital (MTD) zugelassen und das bevorzugte Buchhaltungs-Frontend für viele britische Buchhalter, die die IRIS-Suite verwenden. Der KashFlow WooCommerce-Connector verbucht Bestellungen als Rechnungen und Kunden als KashFlow-Kunden.
Für unsere Zwecke ist nicht ein bestimmtes Merkmal von KashFlow wichtig, sondern die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift und gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in KashFlow behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten KashFlow-Connector hinzu oder verändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende KashFlow-Connector greift sie auf.
Wie Oliver POS Verkäufe im Ladengeschäft in KashFlow einspeist
Der KashFlow WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Die Kassenkraft erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf «Bezahlen».
- Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder über eine neue Kundenkarte.
- Die Kassenkraft nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver erstellt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit Kunden-ID, Positionen, Gesamtsummen, MwSt.-Aufschlüsselung und Zahlungsmethode.
- Das «KashFlow for WooCommerce»-Plugin erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Connector verbucht eine Rechnung in KashFlow mit den korrekten MwSt.-Codes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen- und Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von KashFlow wird auf das neue Dokument angewendet – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, MwSt.-Abgrenzungen und alle nachgelagerten Automatisierungen, die Sie eingerichtet haben.
Von Anfang bis Ende landet der Verkauf im Ladengeschäft in KashFlow, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Modus für tägliche Zusammenfassungen). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der KashFlow WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten KashFlow-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin KashFlow for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce zu KashFlow zu handhaben, einschliesslich MwSt.-Mapping, Kundenabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsablauf.
Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem KashFlow-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die MwSt.-Codes zu und lassen Sie die Erstsynchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fliesst jede WooCommerce-Bestellung – einschliesslich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in KashFlow.
Warum es wichtig ist, Verkäufe aus dem Ladengeschäft in KashFlow zu übertragen
Die meisten Einzelhändler, die KashFlow in einem WooCommerce-Shop verwenden, haben ein Hauptbuch, das stark auf Online-Verkäufe ausgerichtet ist, da die Daten historisch gesehen von dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein KashFlow-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiss und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- Die MTD-Einreichungen enthalten falsche Zahlen. KashFlow reicht MTD-Mehrwertsteuererklärungen basierend auf den Rechnungen im Hauptbuch ein. Fehlende Verkäufe im Ladengeschäft führen dazu, dass der Betrag in Feld 9 der Mehrwertsteuererklärung zu niedrig angesetzt wird.
- Die gesetzlichen Jahresabschlüsse werden rekonstruiert statt einfach abgerufen. Kleine GmbHs reichen jedes Jahr ihre Abschlüsse beim Companies House ein. Die Rekonstruktion der Einnahmen aus dem Ladengeschäft aus POS-Exporten ist die übliche Ursache für den Schmerz am Jahresende.
- Der Buchhalter erhält zwei Datenquellen. KashFlow wird oft gewählt, weil der Buchhalter es verwendet. Ein POS, das es nicht speist, macht diese Wahl zunichte.
Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. KashFlow sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Mehrwertsteuerschuld und ein Kunden-Hauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank wird zu keiner forensischen Übung mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich leistet – online und im Geschäft kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein KashFlow-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen KashFlow-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und KashFlow; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver verlangt keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am KashFlow-Abonnement. Ihr KashFlow-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschliesslich zwischen Ihnen und KashFlow.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Geschichte der Dateneigentümerschaft nicht verändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; KashFlow liest daraus über den Connector. Wenn Sie KashFlow jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie KashFlow for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem KashFlow-Konto. Ordnen Sie dabei die WooCommerce-Verkaufs-, MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem KashFlow-Kontenplan zu.
- Überprüfen Sie, ob die Erstsynchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung in KashFlow erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Kundenerfassungsaufforderung beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung mit den korrekten Gesamtsummen und MwSt.-Aufschlüsselungen in KashFlow erscheint.
FAQ
Ist KashFlow MTD-konform für Verkäufe im Ladengeschäft mit Oliver POS?
Ja. KashFlow ist von der HMRC für Making Tax Digital zugelassen. Oliver POS-Verkäufe werden zu WooCommerce-Bestellungen, der KashFlow-Connector verbucht sie als KashFlow-Rechnungen mit den korrekten MwSt.-Codes, und die MTD-Einreichung verwendet die einheitlichen KashFlow-MwSt.-Daten.
Benötigt Oliver POS etwas UK-spezifisches, um mit KashFlow zu funktionieren?
Nur einen für die britische Mehrwertsteuer konfigurierten WooCommerce-Shop (Standard, reduziert, null, befreit) und einen KashFlow-Connector, der den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen zugeordnet ist. Oliver POS erfasst den Verkauf in WooCommerce; der Connector kümmert sich um KashFlow.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit KashFlow?
Nein. Oliver ist kein Partner von KashFlow oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen KashFlow, weil dessen WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Mehrwertsteuer und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Ladengeschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufnimmt. Ihr KashFlow-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und KashFlow.
Verlangt Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von KashFlow?
Nein. Sie bezahlen KashFlow direkt zu den von KashFlow veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe im Ladengeschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in KashFlow abgeglichen?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Bis die Bestellungen den KashFlow-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. KashFlow sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Mehrwertsteuerschuld und ein Kunden-Hauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.
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