Xero WooCommerce POS — Oliver POS Integrationsanleitung

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit Xero. Es unterstützt Xero auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das WooCommerce Xero by Codisto, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit Xero synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, schreibt eine normale WooCommerce-Bestellung, der Xero-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen im Geschäft landen im selben Xero-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. Xero erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das Aufzeichnungssystem. Oliver ist die Kasse obendrauf.

Was Xero genau ist

Xero ist die Cloud-native KMU-Buchhaltungsplattform, die in Grossbritannien, Australien und Neuseeland dominiert und in Nordamerika schnell wächst. Der WooCommerce Xero-Connector – ursprünglich ein Automattic-Plugin, jetzt von Codisto gepflegt, mit MyWorks als führender kommerzieller Alternative – bucht WooCommerce-Bestellungen in Xero als Rechnungen, Verkaufsbelege oder tägliche zusammenfassende Journaleinträge.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an Xero nicht irgendein spezifisches Merkmal – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in Xero behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten Xero-Connector hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der bestehende Xero-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe aus dem Ladengeschäft in Xero einspeist

Der Xero WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf «Bezahlen».
2. Oliver fordert auf, einen Kontakt zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder einer neuen Kontaktkarte.
3. Das Kassenpersonal nimmt die Zahlung über das vom Geschäft verwendete WooCommerce Zahlungs-Gateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kontakt-ID, den Positionen, den Gesamtsummen, den GST/VAT-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. Das WooCommerce Xero by Codisto sieht die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung oder einen Verkaufsbeleg an Xero mit den richtigen GST/VAT-Codes, dem Kontakt und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von Xero läuft auf dem neuen Dokument – Journaleinträge, Zahlungsabgleich, GST/VAT-Abgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Ende-zu-Ende kommt der Verkauf im Geschäft in Xero an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Pro-Bestellung-Modus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungs-Modus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der Xero WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten Xero-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-WooCommerce Xero by Codisto, verfügbar unter wordpress.org/plugins/woocommerce-xero/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → Xero zu handhaben, einschliesslich der Zuordnung von GST/VAT, dem Abgleich von Kontakten, der Handhabung von Rückerstattungen und dem Standard-Berichtsfluss.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem Xero-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die GST/VAT-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fliesst jede WooCommerce-Bestellung – einschliesslich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – auf demselben Weg in Xero.

Warum das Übertragen von Verkäufen aus dem Ladengeschäft in Xero wichtig ist

Die meisten Einzelhändler, die Xero auf einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein Xero-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen und fast nichts über Verkäufe an der Kasse weiss. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Die Abstimmung des Bank-Feeds bricht zusammen. Das Killer-Feature von Xero ist die automatische Abstimmung des Bank-Feeds – aber nur, wenn die Einzahlung im Feed eine passende Rechnung im Hauptbuch hat. Ein POS, das Xero nicht speist, zwingt den Buchhalter, jede Einzahlung manuell zuzuordnen.
• BAS-, GST- und VAT-Erklärungen sind falsch. Die Steuerberichte von Xero ziehen Daten aus den Rechnungen im Hauptbuch. Fehlende Einnahmen aus dem Ladengeschäft bedeuten, dass die BAS-, GST- oder VAT-Erklärung zu niedrig angesetzt ist – was sich normalerweise bei einer Prüfung als Problem herausstellt.
• Der Berater sieht ein unvollständiges Bild. Die meisten Xero-Kunden arbeiten mit einem externen Buchhalter oder Treuhänder über die Praxistools von Xero zusammen. Wenn die Einnahmen aus dem Ladengeschäft nicht in Xero sind, kann der Berater seine Arbeit nicht machen.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. Xero sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamtverbindlichkeit für GST/VAT und ein Kundenhauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Die Abstimmung des Buchhalters mit der Bank ist keine forensische Übung mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet von einer Quelle aus. Das Dashboard sagt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein Xero-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen Xero-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und Xero; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am Xero-Abonnement. Ihr Xero-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschliesslich zwischen Ihnen und Xero.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS die Geschichte der Dateneigentümerschaft nicht ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; Xero liest daraus über den Connector. Wenn Sie Xero jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie das WooCommerce Xero by Codisto auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem Xero-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, GST/VAT- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem Xero-Kontenplan zuordnen.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich erfolgte Online-Bestellung als erwartete Rechnung oder Verkaufsbeleg in Xero erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kontakterfassung beim Checkout aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, fügen Sie einen Kontakt hinzu und bestätigen Sie, dass die Rechnung oder der Verkaufsbeleg in Xero mit den richtigen Gesamtsummen und GST/VAT-Aufteilungen erscheint.

FAQ

Werden Oliver POS-Verkäufe korrekt in meiner BAS- oder GST-Erklärung in Xero angezeigt?

Ja. Der Xero-Connector ordnet WooCommerce-Steuercodes den Xero-Steuersätzen zu. Ein im Geschäft getätigter Verkauf, der auf Oliver POS mit in WooCommerce angewendeter GST erfasst wird, kommt in Xero mit demselben Steuersatz an. Die BAS-, GST- oder VAT-Erklärung zieht Daten aus den Steuerdaten von Xero und schliesst die Einnahmen aus dem Ladengeschäft automatisch ein.

Handhabt Xero Mehrwährungs-Oliver-POS-Implementierungen?

Wenn Ihr WooCommerce-Shop für die Währungen konfiguriert ist, die Ihr Xero-Hauptbuch unterstützt, und Xero die Mehrwährungsfunktion aktiviert hat, bucht der Connector jede WooCommerce-Bestellung in der richtigen Währung und Xero kümmert sich um den Devisenwechsel. Oliver POS erfasst den Verkauf in der Währung des WooCommerce-Shops; die Mehrwährungshandhabung liegt bei Xero und dem Connector.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit Xero?

Nein. Oliver hat keine Partnerschaft mit Xero oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen Xero, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, GST/VAT und Kontakte aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Geschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufnimmt. Ihr Xero-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und Xero.

Berechnet Oliver zusätzliche Kosten für die Nutzung von Xero?

Nein. Sie bezahlen Xero direkt zu den von Xero veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche POS-Softwaregebühr, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Geschäft und online mit einem einzigen Buchhaltungssatz in Xero abgestimmt?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den Xero-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. Xero sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamtverbindlichkeit für GST/VAT und ein Kontakt-Hauptbuch – keine manuelle Abstimmung zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchhaltungssatz.

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