DATEV WooCommerce POS – Leitfaden zur Integration von Oliver POS

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit DATEV. Es unterstützt DATEV auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das Plugin DATEV for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit DATEV synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der DATEV-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben DATEV-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. DATEV erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das maßgebliche System. Oliver ist die Kasse obendrauf.

Was genau ist DATEV

DATEV ist die deutsche Buchhaltungsplattform, die von der überwiegenden Mehrheit der Steuerberater genutzt wird. Deutsche KMU nutzen DATEV in der Regel nicht direkt – das tut der Steuerberater, und das Unternehmen liefert Daten, die DATEV verarbeiten kann. Der WooCommerce + DATEV-Connector exportiert Bestellungen als CSV-Dateien im DATEV-Format mit SKR03/SKR04-Kontenzuordnungen und Umsatzsteuercodes.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an DATEV nicht irgendein spezielles Merkmal – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in DATEV behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten DATEV-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene DATEV-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Ladengeschäft an DATEV übermittelt

Der DATEV WooCommerce POS-Ablauf innerhalb von Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Bezahlen“.
2. Oliver fordert auf, einen Debitor zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder über eine neue Debitorenkarte.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Debitoren-ID, den Einzelposten, den Summen, den Umsatzsteueraufteilungen und der Zahlungsmethode.
5. Das Plugin DATEV for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht einen Beleg (Buchungssatz) an DATEV mit den richtigen Umsatzsteuercodes, dem Debitor und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von DATEV läuft auf dem neuen Dokument – Journalbuchungen, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuerabgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf aus dem Ladengeschäft in DATEV an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Einzelbuchungsmodus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungsmodus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der DATEV WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten DATEV-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin DATEV for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/datev-for-woocommerce/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → DATEV zu handhaben, einschließlich Umsatzsteuer-Mapping, Debitoren-Abgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsablauf.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem DATEV-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuercodes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in DATEV.

Warum die Übermittlung von Verkäufen im Ladengeschäft an DATEV wichtig ist

Die meisten Einzelhändler, die DATEV mit einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein DATEV-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• Die GoBD-Konformität wird verletzt. Eine steuerkonforme Buchführung in Deutschland erfordert eine lückenlose Datenspur. Ein Kassensystem, das eine manuelle Tagesabrechnungstabelle erstellt, die der Steuerberater neu eingibt, ist genau das, was die GoBD verhindern soll.
• Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist falsch. Monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen werden aus dem DATEV-Hauptbuch gezogen.
• Die Kassennachschau findet Lücken. Ein Kassensystem, das keine DATEV-fähige Spur erzeugt, ist genau das, wonach eine Kassennachschau sucht.

Übermitteln Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. DATEV sieht einen einzigen Einnahmenstrom, eine einzige Umsatzsteuerverbindlichkeitssumme und ein einziges Kundenbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank wird nicht mehr zu einer forensischen Übung. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein DATEV-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen DATEV-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und DATEV; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Gebühr pro Transaktion hinzu und erhält keinen Anteil am DATEV-Abonnement. Ihr DATEV-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und DATEV.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; DATEV liest daraus über den Connector. Wenn Sie DATEV jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie DATEV for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem DATEV-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, Umsatzsteuer- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem DATEV-Kontenplan zuordnen.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwarteter Beleg (Buchungssatz) in DATEV erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Erfassung des Debitors beim Checkout aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Debitor zu und bestätigen Sie, dass der Beleg (Buchungssatz) in DATEV mit den richtigen Summen und Umsatzsteueraufteilungen erscheint.

FAQ

Berücksichtigt der DATEV-Export SKR03- vs. SKR04-Kontenrahmen?

Ja. Der DATEV WooCommerce-Connector ermöglicht es Ihnen, WooCommerce-Einnahmen-, Steuer- und Zahlungskonten den SKR03- oder SKR04-Konten zuzuordnen, die Ihr Steuerberater verwendet. Oliver POS-Verkäufe folgen derselben Zuordnung.

Ist Oliver POS GoBD- und Kassennachschau-konform für den deutschen Markt?

Oliver POS selbst ist die GoBD-konforme Kasse am Point of Sale. Der DATEV-Export deckt die nachgelagerte Buchführungsspur ab. Zusammen – Oliver POS an der Kasse, WooCommerce als Bestellspeicher, DATEV als Export zum Steuerberater – ist die vollständige GoBD-Dokumentation vorhanden.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit DATEV?

Nein. Oliver ist kein Partner von DATEV oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen DATEV, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer und Debitoren aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Ladengeschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr DATEV-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und DATEV.

Berechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von DATEV?

Nein. Sie bezahlen DATEV direkt zu den von DATEV veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Ladengeschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in DATEV abgeglichen?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den DATEV-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. DATEV sieht einen Einnahmenstrom, eine Umsatzsteuerverbindlichkeitssumme und ein Debitoren-Hauptbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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