Oliver POS hat keine Partnerschaft mit FreeAgent. Es unterstützt FreeAgent auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über die Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, die bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit FreeAgent synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der FreeAgent-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben FreeAgent-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. FreeAgent erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das maßgebliche System. Oliver ist die Kasse obendrauf.
Was genau ist FreeAgent
FreeAgent ist die britische Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen, die NatWest gehört und bei Einzelunternehmern, Freiberuflern und kleinen Kapitalgesellschaften (Limited Companies) beliebt ist. Inhaber von Geschäftskonten bei NatWest, Royal Bank of Scotland und Ulster Bank erhalten FreeAgent kostenlos – was es bei britischen Kleinstunternehmen allgegenwärtig macht. Der FreeAgent WooCommerce-Connector bucht Bestellungen als Rechnungen und Kunden als FreeAgent-Kontakte.
Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an FreeAgent nicht irgendein spezielles Merkmal – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in FreeAgent behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten FreeAgent-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene FreeAgent-Connector greift sie auf.
Wie Oliver POS Verkäufe im Ladengeschäft an FreeAgent übermittelt
Der FreeAgent WooCommerce POS-Ablauf innerhalb von Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Bezahlen“.
- Oliver fordert auf, einen Kontakt zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder über eine neue Kontaktkarte.
- Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kontakt-ID, den Einzelposten, den Summen, den MwSt.-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
- Die Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Connector bucht eine Rechnung an FreeAgent mit den richtigen MwSt.-Codes, dem Kontakt und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von FreeAgent läuft auf dem neuen Dokument – Journalbuchungen, Zahlungsabgleich, MwSt.-Abgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.
Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf aus dem Ladengeschäft in FreeAgent an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Einzelbuchungsmodus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungsmodus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der FreeAgent WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten FreeAgent-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist die Standard-Integration Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/synergy-freeagent-integration/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → FreeAgent zu handhaben, einschließlich MwSt.-Mapping, Kontakt-Abgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsablauf.
Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem FreeAgent-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in FreeAgent.
Warum die Übermittlung von Verkäufen im Ladengeschäft an FreeAgent wichtig ist
Die meisten Einzelhändler, die FreeAgent mit einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein FreeAgent-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- Die automatische Steuererklärung (Self Assessment) ist falsch. FreeAgent schätzt die Steuerschuld aus dem Hauptbuch. Ein Kassensystem, das nicht an FreeAgent angebunden ist, bedeutet, dass die Schätzung zu niedrig ist und der Gründer bei der Abgabe eine Überraschung erlebt.
- Automatische Entwürfe für die Umsatzsteuererklärung sind falsch. FreeAgent entwirft die Umsatzsteuererklärung zu Beginn des nächsten Quartals. Ohne Verkäufe im Geschäft ist der Entwurf vom ersten Tag an falsch.
- Die Cashflow-Prognose weicht ab. Die Cashflow-Tools von FreeAgent hängen von einem vollständigen Hauptbuch ab.
Übermitteln Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. FreeAgent sieht einen einzigen Einnahmenstrom, eine einzige MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein einziges Kundenbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank wird nicht mehr zu einer forensischen Übung. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein FreeAgent-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen FreeAgent-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und FreeAgent; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Gebühr pro Transaktion hinzu und erhält keinen Anteil am FreeAgent-Abonnement. Ihr FreeAgent-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und FreeAgent.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; FreeAgent liest daraus über den Connector. Wenn Sie FreeAgent jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie die Synergy 8 FreeAgent Integration for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie sie mit Ihrem FreeAgent-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem FreeAgent-Kontenplan zuordnen.
- Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung in FreeAgent erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kontakterfassung beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kontakt zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in FreeAgent mit den richtigen Summen und MwSt.-Aufteilungen erscheint.
FAQ
Wird die automatische Schätzung der Steuererklärung (Self Assessment) von FreeAgent auch Oliver POS-Verkäufe beinhalten?
Ja. Die Schätzung für die Steuererklärung basiert auf dem Hauptbuch von FreeAgent. Sobald Kassenverkäufe über den WooCommerce-Connector FreeAgent erreichen, spiegelt die Schätzung das vollständige Umsatzbild wider.
Unterstützt FreeAgent Einzelhändler mit mehreren Filialen, die Oliver POS betreiben?
FreeAgent gruppiert Einnahmen nicht nativ nach Filiale, aber der WooCommerce-Connector kann Bestellungen über benutzerdefinierte Felder nach Geschäft oder Standort kennzeichnen, die FreeAgent auf der Rechnung anzeigt. Die meisten Einzelhändler mit mehreren Filialen, die FreeAgent verwenden, verlassen sich für Details pro Filiale auf die eigene Filialberichterstattung von Oliver.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit FreeAgent?
Nein. Oliver ist kein Partner von FreeAgent oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen FreeAgent, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, MwSt. und Kontakte aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Ladengeschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr FreeAgent-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und FreeAgent.
Berechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von FreeAgent?
Nein. Sie bezahlen FreeAgent direkt zu den von FreeAgent veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe im Ladengeschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in FreeAgent abgeglichen?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den FreeAgent-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. FreeAgent sieht einen Einnahmenstrom, eine MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein Kontakt-Hauptbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.
Testen Sie Oliver POS 30 Tage lang kostenlos unter /demo/ – bringen Sie Ihren bestehenden WooCommerce-Shop und Ihr bestehendes FreeAgent-Abonnement mit und lassen Sie Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft innerhalb einer Stunde im selben FreeAgent-Hauptbuch wie Ihre Online-Bestellungen verbuchen. Entwickelt für britische Kleinstunternehmen, aber überall verfügbar, wo WooCommerce läuft.