Oliver POS hat keine Partnerschaft mit FreshBooks. Es unterstützt FreshBooks auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das Plugin FreshBooks for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit FreshBooks synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieses Leitfadens rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der FreshBooks-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben FreshBooks-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. FreshBooks erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das maßgebliche System. Oliver ist die Kasse obendrauf.
Was genau ist FreshBooks
FreshBooks ist die Buchhaltungsplattform für Kleinunternehmen, die für Dienstleistungsunternehmen und Produkthändler entwickelt wurde, die Tabellenkalkulationen hassen. Es begann als Rechnungstool und entwickelte sich zu einem vollständigen Hauptbuch für KMU. Der FreshBooks WooCommerce-Connector bucht WooCommerce-Bestellungen als FreshBooks-Rechnungen, WooCommerce-Kunden als FreshBooks-Kunden und WooCommerce-Rückerstattungen als Gutschriften.
Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an FreshBooks nicht irgendein spezielles Merkmal – es ist, dass der WooCommerce-Connector ausgereift, gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in FreshBooks behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten FreshBooks-Connector hinzu oder ändert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene FreshBooks-Connector greift sie auf.
Wie Oliver POS Verkäufe im Ladengeschäft an FreshBooks übermittelt
Der FreshBooks WooCommerce POS-Ablauf innerhalb von Oliver ist kurz und vorhersehbar:
- Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Bezahlen“.
- Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummern-Suche oder über eine neue Kundenkarte.
- Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
- Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit der Kunden-ID, den Einzelposten, den Summen, den Umsatzsteuer-/MwSt.-Aufteilungen und der Zahlungsmethode.
- Das Plugin FreshBooks for WooCommerce erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
- Der Connector bucht eine Rechnung an FreshBooks mit den richtigen Umsatzsteuer-/MwSt.-Codes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen-/Zahlungskonten.
- Die Standardverarbeitung von FreshBooks läuft auf dem neuen Dokument – Journalbuchungen, Zahlungsabgleich, Umsatzsteuer-/MwSt.-Abgrenzungen und jede nachgelagerte Automatisierung, die Sie eingerichtet haben.
Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf aus dem Ladengeschäft in FreshBooks an, bevor der Kunde das Geschäft verlassen hat (im Einzelbuchungsmodus) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Tageszusammenfassungsmodus). In jedem Fall ist keine manuelle Eingabe erforderlich.
Der FreshBooks WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut
Oliver fügt keinen zweiten FreshBooks-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin FreshBooks for WooCommerce, verfügbar unter wordpress.org/plugins/wp-freshbooks/. Es wurde speziell entwickelt, um den Datenpfad von WooCommerce → FreshBooks zu handhaben, einschließlich Umsatzsteuer-/MwSt.-Mapping, Kunden-Abgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsablauf.
Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem FreshBooks-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die Umsatzsteuer-/MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – über denselben Pfad in FreshBooks.
Warum die Übermittlung von Verkäufen im Ladengeschäft an FreshBooks wichtig ist
Die meisten Einzelhändler, die FreshBooks mit einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen dort automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein FreshBooks-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß und fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:
- Die Rechnungsnummerierung gerät durcheinander. FreshBooks vergibt Rechnungsnummern fortlaufend. Ein Kassensystem, das Tagesabschluss-Journalbuchungen an anderer Stelle bucht, erzeugt eine Lücke in der FreshBooks-Nummerierung, was Prüfungen erschwert.
- Der Customer Lifetime Value ist falsch. FreshBooks zeigt den Umsatz pro Kunde über die gesamte Lebensdauer. Ohne Verkäufe im Geschäft sehen Stammkunden wie einmalige Online-Käufer aus.
- Berichte zum Zahlungseingang sind irreführend. FreshBooks berichtet über den Zeitpunkt der Zahlung. Ein Kassensystem, das Barverkäufe separat erfasst, lässt den Bericht so aussehen, als gäbe es überhaupt keine Bareinnahmen.
Übermitteln Sie Oliver POS-Verkäufe durch die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. FreshBooks sieht einen einzigen Einnahmenstrom, eine einzige Umsatzsteuer-/MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein einziges Kundenbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank wird nicht mehr zu einer forensischen Übung. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Geschäft kombiniert.
Was dies NICHT ist
Oliver POS ist kein FreshBooks-Partner. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen FreshBooks-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und FreshBooks; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Gebühr pro Transaktion hinzu und erhält keinen Anteil am FreshBooks-Abonnement. Ihr FreshBooks-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und FreshBooks.
Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; FreshBooks liest daraus über den Connector. Wenn Sie FreshBooks jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.
Einrichtung in 4 Schritten
- Installieren Sie FreshBooks for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Seite und verbinden Sie es mit Ihrem FreshBooks-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, Umsatzsteuer-/MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem FreshBooks-Kontenplan zuordnen.
- Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzliche Online-Bestellung als erwartete Rechnung in FreshBooks erscheint.
- Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Aufforderung zur Kundenerfassung beim Checkout aktiviert ist.
- Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in FreshBooks mit den richtigen Summen und Umsatzsteuer-/MwSt.-Aufteilungen erscheint.
FAQ
Muss ich für jeden Laufkunden einen FreshBooks-Kunden anlegen?
Nein. Anonyme Kassenverkäufe werden zu FreshBooks-Rechnungen gegen einen konfigurierbaren „Laufkunden“- oder „Einzelhandels“-Kunden. Benannte Kunden – an der Kasse per E-Mail oder Telefon erfasst – erstellen oder gleichen automatisch einen bestehenden FreshBooks-Kunden ab.
Kann FreshBooks Oliver POS-Zahlungen mit Bankeinzahlungen abgleichen?
Ja. FreshBooks verfolgt Rechnungszahlungen nach dem Einnahmenkonto, auf das der Connector bucht. Ordnen Sie die richtige WooCommerce-Zahlungsmethode dem richtigen FreshBooks-Konto zu, und das Bankabgleichstool von FreshBooks gleicht Einzahlungen genauso ab wie bei Online-Bestellungen.
Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit FreshBooks?
Nein. Oliver ist kein Partner von FreshBooks oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen FreshBooks, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, Umsatzsteuer/MwSt. und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Ladengeschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr FreshBooks-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und FreshBooks.
Berechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von FreshBooks?
Nein. Sie bezahlen FreshBooks direkt zu den von FreshBooks veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.
Werden meine Verkäufe im Ladengeschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in FreshBooks abgeglichen?
Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also den FreshBooks-Connector erreichen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. FreshBooks sieht einen Einnahmenstrom, eine Umsatzsteuer-/MwSt.-Verbindlichkeitssumme und ein Kunden-Hauptbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.
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