KashFlow WooCommerce POS – Integrationsanleitung für Oliver POS

Oliver POS hat keine Partnerschaft mit KashFlow. Es unterstützt KashFlow auf die gleiche Weise wie jeder WooCommerce-Shop – über das Plugin KashFlow for WooCommerce, das bereits WooCommerce-Bestellungen, Kunden und Rückerstattungen in Echtzeit (oder nach dem von Ihnen konfigurierten Zeitplan) mit KashFlow synchronisiert. Sobald Sie das verstanden haben, ist der Rest dieser Anleitung rein mechanisch: Jeder Verkauf, den Oliver an der Kasse tätigt, erzeugt eine normale WooCommerce-Bestellung, der KashFlow-Connector bucht sie, und Ihre Einnahmen aus dem Ladengeschäft landen im selben KashFlow-Hauptbuch wie Ihre Online-Einnahmen. KashFlow erledigt die Buchhaltung. WooCommerce ist das führende System. Oliver ist die Kasse obendrauf.

Was KashFlow genau ist

KashFlow (Teil von IRIS Software) ist eine Cloud-Buchhaltungsplattform für kleine Unternehmen in Großbritannien, die bei Einzelunternehmern und kleinen Kapitalgesellschaften (Limited Companies) beliebt ist. Sie ist von der HMRC für Making Tax Digital (MTD) zugelassen und für viele britische Buchhalter, die die IRIS-Suite nutzen, das bevorzugte Buchhaltungs-Frontend. Der KashFlow WooCommerce-Connector bucht Bestellungen als Rechnungen und Kunden als KashFlow-Kunden.

Für unsere Zwecke ist das Wichtigste an KashFlow nicht eine bestimmte Funktion – es ist die Tatsache, dass der WooCommerce-Connector ausgereift und gut unterstützt ist und jede WooCommerce-Bestellung als erstklassige Transaktion in KashFlow behandelt. Oliver POS fügt keinen zweiten KashFlow-Connector hinzu oder modifiziert den Datenpfad. Es schreibt Kassenverkäufe in WooCommerce, und der vorhandene KashFlow-Connector greift sie auf.

Wie Oliver POS Verkäufe im Ladengeschäft in KashFlow einspeist

Der KashFlow WooCommerce POS-Ablauf in Oliver ist kurz und vorhersehbar:

1. Der Kassierer erfasst den Verkauf an der Oliver-Kasse, scannt oder wählt Artikel aus und tippt auf „Bezahlen“.
2. Oliver fordert auf, einen Kunden zuzuordnen – per E-Mail-Suche, Telefonnummernsuche oder über eine neue Kundenkartei.
3. Der Kassierer nimmt die Zahlung über das vom Shop genutzte WooCommerce-Zahlungsgateway entgegen.
4. Oliver schreibt eine Standard-WooCommerce-Bestellung mit Kunden-ID, Einzelposten, Summen, MwSt.-Aufschlüsselung und Zahlungsmethode.
5. Das Plugin „KashFlow for WooCommerce“ erkennt die neue Bestellung innerhalb von Sekunden über WooCommerce-Hooks.
6. Der Connector bucht eine Rechnung in KashFlow mit den korrekten MwSt.-Codes, dem Kunden und den Zuordnungen von Einnahmen- und Zahlungskonten.
7. Die Standardverarbeitung von KashFlow läuft auf dem neuen Dokument – Buchungssätze, Zahlungsabgleich, MwSt.-Abgrenzungen und alle nachgelagerten Automatisierungen, die Sie eingerichtet haben.

Von Anfang bis Ende kommt der Verkauf im Ladengeschäft in KashFlow an, bevor der Kunde den Laden verlassen hat (im Modus pro Bestellung) oder als Teil der nächsten Tageszusammenfassung (im Modus der täglichen Zusammenfassung). In beiden Fällen ist keine manuelle Eingabe erforderlich.

Der KashFlow WooCommerce-Connector – worauf Oliver aufbaut

Oliver fügt keinen zweiten KashFlow-Connector hinzu oder dupliziert die Synchronisierung. Das Plugin, auf dem Oliver aufbaut, ist das Standard-Plugin KashFlow for WooCommerce, erhältlich unter wordpress.org/plugins/kashflow-for-woocommerce/. Es wurde speziell für den Datenpfad WooCommerce → KashFlow entwickelt, einschließlich MwSt.-Mapping, Kundenabgleich, Rückerstattungsabwicklung und dem Standard-Berichtsfluss.

Die Einrichtung ist identisch mit der Einrichtung für jeden WooCommerce-Shop: Installieren Sie den Connector, verbinden Sie ihn mit Ihrem KashFlow-Konto, ordnen Sie den Kontenplan und die MwSt.-Codes zu und lassen Sie die anfängliche Synchronisierung laufen. Sobald das erledigt ist, fließt jede WooCommerce-Bestellung – einschließlich jedes Oliver POS-Kassenverkaufs – auf demselben Weg in KashFlow.

Warum die Übertragung von Verkäufen aus dem Ladengeschäft in KashFlow wichtig ist

Die meisten Einzelhändler, die KashFlow auf einem WooCommerce-Shop betreiben, haben ein online-lastiges Hauptbuch, da die Daten historisch gesehen nur online automatisch geflossen sind. Das Ergebnis ist ein KashFlow-Hauptbuch, das alles über Online-Bestellungen weiß, aber fast nichts über Verkäufe an der Kasse. Die nachgelagerten Konsequenzen sind real:

• MTD-Meldungen enthalten die falsche Zahl. KashFlow reicht MTD-Umsatzsteuererklärungen auf Basis der Rechnungen im Hauptbuch ein. Fehlende Verkäufe im Ladengeschäft bedeuten, dass der Wert in Feld 9 der Umsatzsteuererklärung zu niedrig angesetzt ist.
• Gesetzliche Jahresabschlüsse werden rekonstruiert statt abgerufen. Kleine Kapitalgesellschaften (Limited Companies) reichen jedes Jahr ihre Abschlüsse beim Companies House ein. Die Rekonstruktion der Einnahmen aus dem Ladengeschäft aus POS-Exporten ist die übliche Ursache für den Schmerz am Jahresende.
• Der Buchhalter erhält zwei Datenquellen. KashFlow wird oft gewählt, weil der Buchhalter es verwendet. Ein Kassensystem, das es nicht speist, macht diese Wahl zunichte.

Übertragen Sie Oliver POS-Verkäufe über die WooCommerce-Synchronisierung, und all diese Probleme lösen sich auf einmal. KashFlow sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuerverbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch für Online- und In-Store-Aktivitäten. Der Abgleich des Buchhalters mit der Bank wird zu keiner forensischen Übung mehr. Der Berater oder Buchhalter arbeitet mit einer einzigen Quelle. Das Dashboard zeigt Ihnen endlich, was Ihr Unternehmen wirklich tut – online und im Ladengeschäft kombiniert.

Was dies NICHT ist

Oliver POS ist kein Partner von KashFlow. Es gibt keine Co-Marketing-Vereinbarung, keine Umsatzbeteiligung und keine speziellen KashFlow-Preise für Oliver-Händler. Oliver schaltet sich nicht zwischen WooCommerce und KashFlow; der Datenpfad ist genau derselbe, den jeder WooCommerce-Shop verwendet. Oliver berechnet keinen Aufschlag, fügt keine Transaktionsgebühr hinzu und erhält keinen Anteil am KashFlow-Abonnement. Ihr KashFlow-Konto, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bestehen ausschließlich zwischen Ihnen und KashFlow.

Es ist auch erwähnenswert, dass Oliver POS nichts an der Datenhoheit ändert. Die WooCommerce-Bestellungstabelle auf Ihrer eigenen WordPress-Installation bleibt die Quelle der Wahrheit. Oliver schreibt hinein; KashFlow liest daraus über den Connector. Wenn Sie KashFlow jemals verlassen, bleiben die Daten dort, wo sie immer waren – in WooCommerce.

Einrichtung in 4 Schritten

1. Installieren Sie KashFlow for WooCommerce auf Ihrer WordPress-Website und verbinden Sie es mit Ihrem KashFlow-Konto, indem Sie die WooCommerce-Verkaufs-, MwSt.- und Zahlungsmethodenkonten Ihrem KashFlow-Kontenplan zuordnen.
2. Überprüfen Sie, ob die anfängliche Synchronisierung abgeschlossen ist, und bestätigen Sie, dass eine kürzlich erfolgte Online-Bestellung als erwartete Rechnung in KashFlow erscheint.
3. Installieren Sie Oliver POS, melden Sie sich an der Kasse auf Ihrem Kassentablet an und bestätigen Sie, dass die Kundenerfassungsaufforderung an der Kasse aktiviert ist.
4. Führen Sie einen kleinen Live-Testverkauf an der Kasse durch, ordnen Sie einen Kunden zu und bestätigen Sie, dass die Rechnung in KashFlow mit den korrekten Summen und MwSt.-Aufschlüsselungen erscheint.

FAQ

Ist KashFlow MTD-konform für Verkäufe im Ladengeschäft mit Oliver POS?

Ja. KashFlow ist von der HMRC für Making Tax Digital zugelassen. Oliver POS-Verkäufe werden zu WooCommerce-Bestellungen, der KashFlow-Connector bucht sie als KashFlow-Rechnungen mit den korrekten MwSt.-Codes, und die MTD-Meldung verwendet die einheitlichen KashFlow-MwSt.-Daten.

Benötigt Oliver POS etwas UK-spezifisches, um mit KashFlow zu funktionieren?

Nur einen WooCommerce-Shop, der für die britische Mehrwertsteuer (Standard, ermäßigt, Null, befreit) konfiguriert ist, und einen KashFlow-Connector, der den entsprechenden Mehrwertsteuersätzen zugeordnet ist. Oliver POS erfasst den Verkauf in WooCommerce; der Connector kümmert sich um KashFlow.

Hat Oliver POS eine Partnerschaft mit KashFlow?

Nein. Oliver ist kein Partner von KashFlow oder einer anderen Buchhaltungsplattform. Wir unterstützen KashFlow, weil sein WooCommerce-Connector bereits Bestellungen, Rückerstattungen, MwSt. und Kunden aus Ihrem Shop abruft – und Oliver jeden Verkauf im Ladengeschäft als Standardbestellung in WooCommerce schreibt, sodass derselbe Connector ihn automatisch aufgreift. Ihr KashFlow-Abonnement, Ihr Hauptbuch und Ihr Vertrag bleiben zwischen Ihnen und KashFlow.

Berechnet Oliver zusätzliche Gebühren für die Nutzung von KashFlow?

Nein. Sie bezahlen KashFlow direkt zu den von KashFlow veröffentlichten Preisen. Die Preise von Oliver sind eine pauschale monatliche Gebühr für die POS-Software, die nichts mit der von Ihnen gewählten Buchhaltungsplattform zu tun hat.

Werden meine Verkäufe im Ladengeschäft und online mit einem einzigen Buchungssatz in KashFlow abgeglichen?

Ja. Oliver POS schreibt Kassenverkäufe in denselben WooCommerce-Shop, der auch Ihren Online-Checkout betreibt. Wenn die Bestellungen also beim KashFlow-Connector ankommen, sind sie bereits ein einheitlicher Bestellstrom. KashFlow sieht einen Einnahmenstrom, eine Gesamt-Umsatzsteuerverbindlichkeit und ein Kundenhauptbuch – kein manueller Abgleich zwischen einem Online- und einem In-Store-Buchungssatz.

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